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1. Febbraio 2018 Digitalizzazione

4 problemi principali nella gestione dei veicoli in pool

Scritto Da: Avrios Marketing

La gestione dei veicoli aziendali in pool non è sempre facile. I problemi più comuni riguardano l’organizzazione delle richieste di prenotazione e la disponibilità dei mezzi, il loro controllo e quello dei guidatori e il monitoraggio dei costi.

In questo articolo analizziamo in dettaglio alcuni dei problemi principali che un fleet manager incontra nella gestione dei veicoli aziendali in pool e illustriamo come Avrios può aiutarvi a risolverli.

Iniziamo prima di tutto definendo cosa si intende per veicoli in pool. Questi veicoli sono quelli che non sono assegnati a un singolo guidatore ma che possono essere quindi utilizzati da più persone all’interno dell’azienda.

Passiamo ora ad esaminare da vicino i problemi principali che la gestione dei veicoli in pool comporta.

Problema 1: prenotazione dei veicoli

Una delle attività principali relative ai veicoli in condivisione è la gestione delle richieste di prenotazione e la loro assegnazione ai diversi guidatori. Ogni volta che un dipendente inoltra una richiesta di prenotazione il fleet manager deve controllare manualmente quali mezzi siano ancora disponibili, assegnarne uno al dipendente e inserire, sempre manualmente, tutte le informazioni relative alla prenotazione (inizio, durata, fine, ecc.) nel sistema (spesso si tratta di un foglio Excel).

Nel caso in cui sia il conducente stesso a dover inserire i dati, può capitare che questo si dimentichi di farlo e che il sistema di prenotazione non venga aggiornato. Dunque, può succedere che un veicolo in condivisione venga prenotato due volte da due dipendenti diversi perché la prima prenotazione non era stata registrata correttamente. Come conseguenza, il dipendente che si ritrova senza mezzo potrebbe non poter svolgere il proprio lavoro. Il problema è che, nel caso di una gestione poco organizzata dei veicoli, il fleet manager è spesso ritenuto responsabile.

Come fare per gestire le prenotazioni dei veicoli in pool in maniera puntuale ed efficiente?

Un software per la gestione dei veicoli aziendali offre molto spesso un sistema di prenotazione professionale completamente integrato. Con Avrios, per esempio, il processo di richiesta e conferma di prenotazione di un veicolo in condivisione avviene tramite la piattaforma, che visualizza automaticamente in tempo reale quali sono i mezzi ancora disponibili e propone la migliore soluzione per ogni richiesta da parte del dipendente.

Problema 2: gestione di danni e multe

Poiché i veicoli in pool non sono assegnati in modo permanente a un unico dipendente, nessuno si sente responsabile delle condizioni del veicolo. Capita quindi che il mezzo venga restituito in cattive condizioni e che infrazioni e/o piccoli danni non vengano segnalati. Dato che il fleet manager è responsabile della condizione e della sicurezza dei veicoli è importante che sia sempre al corrente del loro stato. Non poter risalire al guidatore rende però difficile la gestione di un danno.

Nel caso di infrazioni, se non si è in grado di determinare con certezza chi era alla guida del veicolo coinvolto, tocca all’azienda stessa pagare la multa. Nel caso di infrazioni che prevedono una decurtazione dei punti della patente, la multa che l’azienda deve pagare, se il responsabile non è identificato, diventa ancora più salata, ed è compresa tra i 340 e i 1380 euro.

Come fare per gestire i danni e le multe di veicoli in pool?

Da un lato, è importante eseguire delle ispezioni regolari dei veicoli e documentarne lo stato. Dall’altro è importante che chi utilizza i mezzi in condivisione sia registrato nel sistema. Con Avrios, la registrazione del guidatore avviene per ogni prenotazione ed è quindi facile risalire alla cronologia delle prenotazioni di ogni veicolo.

Problema 3: monitoraggio costante del costo dei veicoli in pool (consumo, chilometraggio)

Per poter gestire i costi della flotta in condivisione è importante avere una visione aggiornata e completa dell’utilizzo dei singoli veicoli. Con la gestione manuale spesso si perde questa visione generale e l’ottimizzazione della flotta diventa difficile. Per poter gestire i veicoli in maniera efficiente è infatti cruciale poter determinare il numero di mezzi realmente necessari, e monitorare il loro chilometraggio per fare in modo che la soglia massima stabilita nel contratto a noleggio non sia mai superata.

Come fare per ottimizzare i costi della flotta in pool?

Utilizzando un software per la gestione come Avrios, il chilometraggio dei veicoli è sempre visibile e aggiornato. In questo modo si può pensare a un’assegnazione strategica dei mezzi così da non superare il limite di chilometraggio di un veicolo quando un altro con ancora molti chilometri è disponibile. In questo modo allo scadere del contratto di noleggio a lungo termine/leasing si è sicuri di non avere costi supplementari a causa dei chilometri in eccesso. Il software, inoltre, tiene traccia dell’uso e i costi di ogni veicolo aiutando il fleet manager a capire se i mezzi a disposizione sono troppi rispetto alle reali esigenze dei dipendenti. Infatti, anche solo un veicolo di troppo può aumentare i costi della flotta in maniera importante. 

Problema 4: reportistica dei veicoli in pool

Se le informazioni non sono aggiornate e/o sono registrate in luoghi diversi (Excel, file cartacei, ecc.) redigere dei rapporti sui costi della flotta, per esempio, diventa difficile e spesso questi rapporti non sono completi. Di conseguenza, una pianificazione strategica dei veicoli in pool diventa molto difficile, così come l’ottimizzazione dei suoi costi.

Come fare per ottenere una reportistica aggiornata e completa?

Grazie allo sviluppo di una nuova funzionalità, la piattaforma di Avrios genera automaticamente diversi tipi di report, secondo le necessità del fleet manager. I rapporti prodotti dalla piattaforma sono sempre aggiornati e completi, visto che le informazioni sono aggiornate regolarmente.

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