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19. Ottobre 2018 Digitalizzazione Trends

7 vantaggi di un software gestionale per la flotta aziendale

Scritto Da: Elide Garbani-Nerini

Una piattaforma per la gestione dei veicoli aziendali offre dei vantaggi da non sottovalutare, indipendentemente dal tipo di flotta, sia essa composta da 20 o da più di 2000 veicoli a noleggio e/o di proprietà. Usare una piattaforma per la gestione del parco auto vi permette infatti di risparmiare fino al 25% di costi e al 75% di tempo, così come vi supporta nella gestione di tutti i processi in maniera professionale e conforme alle leggi. Per fare un esempio, un importante risparmio di tempo si ha nell’inserimento di fatture, che non devono più essere registrate manualmente.

È importante sapere che la gestione di una flotta senza fare uso di una piattaforma/software comporta alcuni problemi che vanno tenuti in considerazione. Come risolvere questi problemi? Ve lo illustriamo in questo articolo presentando i molteplici vantaggi che l’uso di una piattaforma per la gestione della flotta può avere.

Come risolvere i problemi nella gestione della flotta con un software?

Problema: Dati mancanti e errati a causa di schede veicoli poco strutturate e all’uso di sistemi diversi

Normalmente, le fatture e i contratti di noleggio, di acquisto e di assicurazione dei veicoli sono invece normalmente archiviati in diversi luoghi sia fisici che digitali. In caso di necessità, ritrovare questi documenti richiede molto tempo e, in alcuni casi, diventa addirittura impossibile. Inoltre, nella gestione della flotta, vengono utilizzati programmi diversi a seconda dell’attività che si deve svolgere. Gli appuntamenti vengono coordinati tramite un calendario, il chilometraggio dei veicoli viene registrato nel software del fornitore della carta carburante, mentre la panoramica dei costi viene visualizzata in Excel. Va sottolineato che la gestione in Excel comporta alcuni svantaggi e non semplifica il lavoro del fleet manager.

I dati riguardanti la flotta vengono inseriti manualmente nei diversi sistemi e può capitare che un’informazione venga dimenticata e/o sia errata e/o appaia più volte in luoghi diversi. Infatti, la gestione manuale dei dati rende difficile mantenerli sempre completi e aggiornati e il rischio di commettere un errore è alto.

Il grosso problema che ne consegue è che le decisioni importanti riguardo alla gestione della flotta vengono prese sulla base di questi dati, che sono però, come detto, errati e/o incompleti. Per ovviare a tutto ciò sarebbe necessario avere dati completi e aggiornati. Come si può negoziare i premi assicurativi, per esempio, se si dispone di dati incorretti riguardo ai danni e sinistri?

Vantaggio #1: Raccolta e panoramica completa dei dati

Una piattaforma per la gestione della flotta aziendale riunisce tutte le informazioni e i dati relativi alla flotta in un unico luogo, risolvendo i problemi menzionati sopra. Infatti, grazie ad una banca dati completa e sempre aggiornata, il fleet manager dispone in ogni momento di una panoramica dei contratti, fatture, costi, preventivi. Inoltre tutti i dati relativi ad ogni veicolo, come chilometraggio, conducente assegnato, tipo di veicolo (a noleggio/di proprietà) e storico sono disponibili in pochi click.

Su una piattaforma gestionale vengono anche mostrate le relazioni tra diverse variabili come per esempio il chilometraggio di un veicolo in relazione al limite definito nel contratto, per poter prevedere un’eventuale eccedenza chilometrica in tempo.

Tutte le informazioni sulla ogni veicolo a colpo d’occhio

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Archiviazione dati: i contratti vengono assegnati direttamente al veicolo corrispondente

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Vantaggio #2: Risparmio di tempo grazie all’acquisizione automatizzata dei dati

Una buona piattaforma di gestione della mobilità aziendale dispone di interfacce collegate a fonti di dati esterne, come i fornitori di carte carburante. Le fatture in entrata vengono automaticamente registrate sulla piattaforma: tutte le voci di costo vengono identificate dal software e assegnate alla tipologia di costo corrispondente (per es. i costi di riparazione vengono assegnati al relativo tipo di danno). L’immissione manuale dei dati non è quindi più necessaria, e questo fa sì che i dati sulla piattaforma siano sempre completi, corretti e aggiornati.

Con questo tipo di supporto automatizzato nella raccolta e nell’elaborazione dei dati il tempo impiegato dal fleet manager per la gestione amministrativa della flotta si riduce del 75%. Il tempo risparmiato può dunque essere utilizzato per altre importanti attività che possono creare valore aggiunto come ad esempio il confronto delle diverse offerte di veicoli a noleggio per poter scegliere quella più conveniente.

Tutti i sistemi sono connessi tra loro

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Inserimento automatizzato dei dati: tutte le informazioni sono aggiornate

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Vantaggio #3: Decisioni ottimali basate su dati corretti e valutazioni complete

Sulla base di dati sempre aggiornati e corretti e le analisi fornite dalla piattaforma è possibile prendere le giuste decisioni riguardo alla gestione della flotta. Inoltre, i dati possono essere combinati a seconda del bisogno, esportati e presentati in formato di rapporti/report.

Decisioni prese considerando tutti i fattori importanti (e.g. analisi danni e sinistri)

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Problema: Difficile coordinamento e controllo degli appuntamenti e delle scadenze

Il fleet manager deve coordinare diversi appuntamenti e scadenze relativi ai veicoli e i loro guidatori (per es. scadenza contratti di noleggio o leasing, bollo, revisione per i veicoli di proprietà, ecc.). Come fleet manager è difficile tenere traccia di tutte queste date e appuntamenti. È importante sottolineare che nel caso in cui una scadenza non dovesse essere rispettata l’azienda potrebbe addirittura incontrare conseguenze legali.

Vantaggio #4: Promemoria per appuntamenti e scadenze

Con una piattaforma per la gestione della flotta, i processi di comunicazione e coordinazione diventano più efficienti. Tutti gli appuntamenti vengono infatti assegnati automaticamente ai veicoli e/o conducenti corrispondenti, e la giusta programmazione delle scadenze è assicurata. Una volta inserite le informazioni sulla piattaforma, questa invia automaticamente task e promemoria al fleet manager e ai conducenti. Ciò consente un notevole risparmio di tempo.

Panoramica di tutti gli appuntamenti e le scadenze

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Vantaggio #5: Gestione efficiente dei task grazie a processi automatizzati

In una piattaforma di gestione della flotta aziendale i processi vengono automatizzati, facendo in modo che tutto avvenga nel modo più efficiente possibile e nel rispetto delle leggi in vigore. In questo modo il fleet manager deve solo seguire le indicazioni date dalla piattaforma senza rischiare di mancare una scadenza o di non eseguire un task. Infatti, la piattaforma segnala automaticamente al fleet manager quali sono le attività da eseguire ogni giorno riducendo la complessità dell’organizzazione di processi e operazioni.

Gestione dei processi e attività automatizzata

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Vantaggio #6: Riduzione di rischi legali

Dato che la piattaforma ricorda automaticamente al fleet manager e ai conducenti dei veicoli appuntamenti e scadenze, non è necessario che il fleet manager tenga manualmente conto di quali e quanti controlli sono obbligatori secondo la legge ogni anno. In questo modo il fleet manager è sicuro di rispettare le scadenze e di evitare quindi di incappare in problemi legali e di compliance. Inoltre, con una piattaforma basata su cloud, i processi automatizzati si aggiornano sempre quando il quadro normativo e giuridico cambia. Il fleet manager viene automaticamente informato di questi cambiamenti con un messaggio inviato dalla piattaforma.

Panoramica sulle scadenze e sui controlli

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Problema: Potenziale di risparmio sprecato a causa di costi non trasparenti

Come menzionato prima, una gestione non strutturata dei dati e l’uso di diversi sistemi gestionali portano a:

  • Una panoramica dei costi incompleta
  • Poca chiarezza riguardo all’origine di questi costi
  • Una mancata verifica dei costi
  • Errori nell’assegnazione delle fatture

Di conseguenza, non è possibile effettuare un’analisi significativa dei costi della flotta e identificare quindi possibili potenziali di risparmio.

Vantaggio # 7: Risparmio grazie a una gestione dei costi chiara e strutturata

Una piattaforma di gestione della flotta aziendale assegna automaticamente le voci di costo indicate sulle fatture ai singoli veicoli e alla giusta tipologia. Per questo motivo la panoramica dei costi e le singole componenti del costo totale di proprietà (TCO) sono sempre accurate e aggiornate. Il fleet manager può così individuare immediatamente i fattori di costo troppo elevati ed eventuali anomalie e adottare misure di risparmio in ogni momento. Così facendo è possibile ridurre il TCO dei veicoli in flotta fino al 25%.

Controllo sulle diverse tipologie di costi

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Confronto costi automatizzato

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Storico dei costi

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Per concludere una piattaforma su cloud è il futuro della gestione della mobilità e della flotta aziendale. Tra i vantaggi di questa soluzione possiamo menzionare la possibilità di accedere alla piattaforma da remoto, la comunicazione semplice con tutti i partner (per es. concessionari auto o fornitori di carte carburante), e la gestione di nuove offerte di mobilità come il car sharing, e-bike e veicoli elettrici.

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