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Guida alla riduzione dei costi di procurement delle auto

Scritto Da: Elide Garbani-Nerini

Questo capitolo è il secondo capitolo della “Guida per l’ottimizzazione dei costi della flotta” di Avrios.  

In questo capitolo prima di tutto illustreremo le singole fasi per un approvvigionamento ottimizzato, fornendovi i modelli necessari. Infine, vi spiegheremo a cosa bisogna prestare attenzione nella scelta tra un fornitore singolo e una strategia di multi sourcing.

Riduzione dei costi tramite processi di approvvigionamenti efficienti

L’approvvigionamento di un veicolo può essere suddiviso in tre fasi:

1) Analisi del fabbisogno di nuovi veicoli. Se si vuole negoziare con i key account o con i concessionari (o eventualmente con i locatori di leasing/noleggio a lungo termine), è necessario dare loro una panoramica delle vostre esigenze in materia di veicoli. Se state negoziando con diverse case automobilistiche e/o concessionari, la richiesta va di solito suddivisa in segmenti a seconda della tipologia di veicolo. È possibile utilizzare il database della flotta per effettuare quest’analisi. Nel riquadro seguente presentiamo un approfondiamo sul tema usando Avrios come esempio.

Analisi del fabbisogno di nuovi veicoli con Avrios Si consiglia di utilizzare un software per l’analisi del fabbisogno di veicoli. In questo modo è possibile eseguire l’analisi in tempi relativamente brevi. Di seguito vi mostriamo la procedura utilizzando Avrios.Se state negoziando contratti quadro, di solito avrete bisogno di suddividere l’intera flotta in tipologie di veicoli. Per ottenere ciò con Avrios è sufficiente utilizzare i filtri corrispondenti nella panoramica dei veicoli.Sarebbe ideale stabilire il veicolo ideale per ogni segmento e comunicarlo subito. Invece di limitare la selezione in base ai prezzi di acquisto o ai tassi di leasing/noleggio, si consiglia di orientare la scelta in base al “Total-Cost-of-Ownership” (TCO); questo viene calcolato in Avrios per ciascun tipo di veicolo.Nelle rinegoziazioni annuali, è necessario conoscere le esigenze riguardo alla flotta per l’anno successivo. A tale scopo è possibile utilizzare il rapporto sulla messa fuori servizio di un veicolo. In questo modo è possibile, ad esempio, visualizzare i veicoli per i quali il contratto di leasing/noleggio è in scadenza.

Oltre alla quantità e al tipo di veicolo, il tipo di equipaggiamento e le sue caratteristiche devono essere definiti nel contratto quadro per ogni veicolo. Queste caratteristiche sono solitamente definite nella car policy. Ne consigliamo l’utilizzo a ogni azienda, dato che la car policy non solo costituisce la base per le acquisizioni di veicoli aziendali, ma ne garantisce la trasparenza, evitando in tal modo negoziazioni superflue.

Meglio una mobility policy che una car policy: se si sceglie una car policy, è consigliabile accompagnarla a una mobility policy che contenga regole per tutte le opzioni di trasporto disponibili, in aggiunta a quelle relative ai veicoli aziendali. La mobilità sta infatti cambiando e nuovi concetti di trasporto, come il car pooling o un mix di trasporto pubblico e auto a noleggio, stanno diventando sempre più frequenti.

La gran parte dei clienti di Avrios si sta muovendo in questa direzione. Il problema è che la gestione operativa della mobilità aziendale rappresenta una sfida importante per i fleet manager. Per questo motivo noi di Avrios offriamo una piattaforma online invece di un software; questo ci permette di reagire rapidamente ai cambiamenti e di offrire l’integrazione automatica in Avrios dei dati relativi a questi servizi, raggiungendo così il nostro obiettivo, quello di rendere la gestione della mobilità più semplice per le aziende.

2) Gara di fornitura e contatti con i concessionari. Le piccole flotte di solito si rivolgono direttamente ai locatori di leasing/noleggio o ai concessionari per l’approvvigionamento di veicoli. Le grandi flotte invece solitamente bandiscono gare di fornitura. Per chi non lo facesse già consigliamo di passare relativamente rapidamente alle gare di fornitura. In questa procedura, tutte le caratteristiche importanti dell’approvvigionamento di veicoli sono predefinite da contratto, come modelli o l’interno dei veicoli (ad esempio gli “optional”: cambio automatico, sistemi di navigazione, ecc.). La gara si basa sull’analisi dei fabbisogni delle aziende e sulla car policy.

3) Valutazione di singole offerte e successive negoziazioni. Spesso le offerte per nuovi veicoli sono valutate dalle aziende sulla base del canone di leasing/noleggio a lungo termine o del prezzo netto del veicolo. Come altri esperti del settore flotte, raccomandiamo invece di valutare i costi dei veicoli sulla base al “Total-Cost-of-Ownership” (TCO), o costo totale di proprietà. Infatti, oltre alle spese di approvvigionamento, il TCO comprende anche le spese di gestione. Nel caso dei veicoli, ad esempio, si tratta dei costi di manutenzione o del carburante. I clienti Avrios possono trovare queste informazioni in pochi clic nel report TCO.

Il risultato della gara di fornitura sono accordi generali con uno o più produttori e/o concessionari. Anche se si dovrebbe sempre negoziare con più fornitori, spesso si pone la questione se finalizzare l’acquisto dei veicoli presso uno o più fornitori. Occorre pertanto decidere tra una strategia di single sourcing e una di multi sourcing.

L’approvvigionamento: single vs. multi sourcing

Il nostro customer success team è in costante contatto con i clienti di Avrios per individuare migliorie nei processi di gestione della flotta. Durante questi colloqui spesso ci viene richiesto di esprimerci in merito alla scelta di una strategia di single piuttosto che di una di multi sourcing. Vorremmo pertanto illustrarvi alcuni aspetti che devono essere presi in considerazione per effettuare la giusta scelta.

Costi di approvvigionamento: non esiste una regola generale per sapere quale delle due strategie è più adatta per ridurre i costi di approvvigionamento, poiché tali costi dipendono dalle trattative con i produttori di automobili. Durante le negoziazioni lo scopo dei produttori è quello di diventare i fornitori unici di veicoli in flotta. Di conseguenza, in cambio di contratti in esclusiva, di solito concedono condizioni migliori. Non è sempre garantito però che queste condizioni favorevoli possano essere raggiunte anche senza un contratto in esclusiva tra l’azienda e il fornitore.

D’altra parte, però se ci si vincola a un produttore possono sorgere alcuni limiti. Per esempio, i processi vengono consolidati. Se da un lato questo può essere un aspetto positivo, si consideri però che più i processi sono consolidati più è difficile cambiare fornitore. E quando lo si fa, si devono considerare costi supplementari di transizione. Dal momento che un parco auto viene di solito rinnovato ogni paio d’anni, una strategia di multi sourcing sin dall’inizio faciliterebbe un cambio di produttore per le prossime trattative di approvvigionamento, e garantirebbe sconti migliori.

Inoltre, per alcuni modelli i produttori registrano occasionalmente fluttuazioni nelle vendite. Per mantenere in funzione gli impianti di produzione a piena capacità, essi offrono sconti speciali sulle scorte residue o per evitare cali di vendita a breve termine. Con una strategia di multi sourcing si possono sfruttare al meglio questi sconti speciali.

Gestione del rischio: un chiaro vantaggio della strategia di multi sourcing è la gestione del rischio. Questa strategia riduce infatti l’impatto sul parco veicoli in caso di richiami di un determinato veicolo dal mercato o di altri problemi.

Sforzo di coordinamento: il principale svantaggio della strategia di multi sourcing è il maggiore sforzo di coordinamento. Se non si acquista da un solo rivenditore indipendente che vende più marche di automobili, si avranno diverse persone di riferimento e canali logistici per la consegna, la restituzione e la revisione in officina dei veicoli. In particolare, le ordinazioni di veicoli richiedono il coordinamento con diversi partner. Senza una soluzione digitale per l’approvvigionamento dei veicoli, è difficile mantenere il controllo sulle diverse offerte ricevuto e le varie comunicazioni con le parti coinvolte.

L’approvvigionamento multi sourcing con AvriosAvrios è una piattaforma di gestione della flotta progettata per facilitare la gestione della flotta e della mobilità. Per questo motivo abbiamo sviluppato una piattaforma al posto di un software. Mentre un software consente solo l’amministrazione della flotta, una piattaforma è progettata per integrare anche altri attori di mercato nel modo più efficiente possibile. In concreto, la piattaforma Avrios mantiene connessioni con oltre 8.000 partner contrattuali al fine di integrare automaticamente i loro dati nella piattaforma. Il cliente ha il vantaggio che la maggior parte dell’approvvigionamento e dell’elaborazione dei dati relativi ai veicoli avviene in modo automatico. Ad esempio, tutte le fatture vengono digitalizzate in modo completamente automatico, indipendentemente dal formato. Ciò risolve, tra l’altro, un comune problema della gestione della flotta, ovvero la presenza di dati incompleti, che risultano in un ridotto potenziale di analisi e di ottimizzazione della flotta. Un altro grande vantaggio della piattaforma è che essa s’interfaccia direttamente con i partner esterni e quindi riduce l’onere di tempo da dedicare al coordinamento delle varie trattative. Il modulo di acquisto della piattaforma Avrios consente infatti di comunicare direttamente dalla piattaforma con i propri fornitori via e-mail. Le relative offerte vengono poi digitalizzate e registrate automaticamente. Questo si traduce in processi di comunicazione più snelli e in un migliore controllo dei propri dati. La maggior parte dei problemi di coordinamento di una strategia multi sourcing è quindi risolta in maniera digitale.

→ Prossimo capitolo :  Ridurre i costi di leasing/noleggio a lungo termine 

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