humberger
cross
31. Agosto 2018 Digitalizzazione

La gestione della flotta aziendale con Excel

Scritto Da: Elide Garbani-Nerini


Nell’ambito amministrativo di un’azienda, i fogli elettronici come per esempio Excel o Google Spreadsheet sono strumenti che vengono usati quotidianamente. Essendo questi strumenti facilmente reperibili, essi vengono utilizzati anche da molte compagnie per gestire la loro flotta di veicoli aziendali. Quello che non tutti sanno, però, è che utilizzando Excel & Co. spesso si incappa in costi e rischi che si potrebbero evitare! Questi programmi sono infatti pensati per creare e gestire fogli elettronici semplici e lineari ma non per la complessa elaborazione di dati che la gestione di una flotta di veicoli comporta. Avete mai provato, per esempio, a prevedere e calcolare il rischio di sovra chilometraggio dei vostri veicoli a noleggio in Excel? Oppure a gestire gli appuntamenti relativi a 100 veicoli (come per esempio il cambio gomme)? Sì? Allora sapete che non è così semplice come può sembrare. Questo perché i fogli elettronici non sono ideali per svolgere questi compiti. Ma c’è un’alternativa ad Excel?  In questo articolo vi illustriamo in breve le limitazioni tecniche di Excel e i conseguenti problemi principali riguardanti l’amministrazione e coordinazione della flotta aziendale, presentando i vantaggi che l’uso di un software può avere. 

Limitazioni tecniche

Innanzitutto vorremmo esprimere la nostra profonda ammirazione verso coloro che hanno impostato la gestione della flotta aziendale in Excel. Negli scorsi tre anni abbiamo incontrato alcuni fleet manager che lavorano su Excel e siamo rimasti stupiti dalle loro capacità tecniche nel gestire tutti i dati relativi a una flotta di veicoli. Tuttavia, abbiamo presto realizzato la complessità delle loro soluzioni che mancavano di una visione panoramica della flotta e che ciò era dovuto alle caratteristiche tecniche di Excel e non ai suoi utilizzatori.

Il principale problema di Excel è che si tratta di un foglio elettronico e non di una banca dati. Come foglio elettronico, Excel è quindi progettato per registrare e analizzare numeri e testi sotto forma di tabelle e non è adatto alla gestione di processi complessi e dinamici in cui sono coinvolte più di due variabili, e all’automatizzazione delle operazioni.

Conseguenze nella gestione della flotta di veicoli

Ora diamo un’occhiata ai quattro problemi principali nella gestione della flotta di veicoli che sorgono come conseguenze alle limitazioni tecniche di Excel:

  • Mancanza di una panoramica dei dati
  • Potenziale di risparmio sprecato
  • Dispendio di tempo notevole
  • Rischio di errore elevato

Problema #1: Mancanza di una panoramica dei dati

Anche nel caso di piccole flotte di veicoli, il numero di dati da elaborare è elevato (contratti di noleggio, fatture del carburante, ecc.). Per gestire questi dati in maniera strutturata in Excel sono necessarie numerose tabelle. Spesso, per esempio, si crea una tabella per assegnare i conducenti ai veicoli, una tabella per controllare il chilometraggio dei veicoli, una tabella per i contratti di assicurazione, una tabella per i danni e sinistri e una tabella per coordinare gli appuntamenti, solo per nominarne alcune. Anche nel caso in cui queste tabelle siano gestite nella maniera più meticolosa possibile il lavoro di un fleet manager rimane comunque complesso, dato che su Excel non è possibile avere una panoramica completa di tutti i dati in un solo luogo. È quindi compito del fleet manager mettere in relazione le diverse tabelle per analizzare la situazione, che molto spesso risulta comunque confusa. 

Estratto da un foglio di lavoro Excel

Questo impedisce al fleet manager di trarre le giuste conclusioni sulla sua flotta e di gestirla al meglio in termini di:

  • Controllo del chilometraggio:in Excel non è possibile effettuare una previsione accurata del chilometraggio di ogni veicolo per cercare di evitare di superare la quantità di chilometri definiti nel contratto di noleggio.
  • Controllo dei costi: in Excel, per poter rappresentare le singole tipologie di costo per veicolo così come il loro andamento nel tempo, è necessario creare un foglio di lavoro per tipologia di costo con un veicolo per ogni riga. Come risultato le tabelle si moltiplicano velocemente diventando presto incomprensibili.
  • Gestione degli appuntamenti e scadenze: anche se gli appuntamenti e le scadenze relativi ai veicoli vengono inseriti con cura in Excel, il programma non li ricorda automaticamente. È quindi necessario che il fleet manager controlli giornalmente i diversi fogli di lavoro per non mancare un appuntamento o scadenza. Ogni appuntamento e/o scadenza dev’essere coordinato manualmente e comunicato al guidatore. Poi bisogna naturalmente anche indicare in Excel se la scadenza è stata rispettata. Questo implica un enorme dispendio di tempo.
  • Gestione delle attività: lo stesso principio vale anche per le attività e i compiti che il fleet manager deve svolgere. Questi devono essere inseriti manualmente in Excel e il programma non ricorda quale attività deve essere eseguita in quale giorno.

Qual’è il vantaggio di un software per la gestione della flotta aziendale? Sulla piattaforma Avrios tutti i dati sono contenuti in un’unica piattaforma. In questo modo sarà sempre possibile avere una panoramica dei vostri dati. Nella piattaforma è inoltre possibile automatizzare le analisi con pochi semplici clic.

Problema #2: Potenziale di risparmio sprecato

La stesura di un rapporto significativo e completo sui costi tramite Excel è impossibile a causa della mancanza di una panoramica dei costi sufficientemente dettagliata e l’inesatta assegnazione di ogni costo alla sua tipologia. Questo rende difficile l’individuazione di potenziali di risparmio. Ad esempio, se i costi di rifornimento di un veicolo sono particolarmente elevati è impossibile verificarne il motivo: è perché i pneumatici non sono adatti a quell’auto o è perché il conducente non ha lo stile di guida appropriato?

Estratto dati leasing.png

Estratto da un foglio di lavoro Excel

Qual’è il vantaggio di un software per la gestione della flotta aziendale? Nella piattaforma Avrios i costi vengono automaticamente registrati e assegnati ai singoli veicoli e alla rispettiva tipologia. Questa chiara ripartizione dei costi fa sì che eventuali anomalie e potenziali di risparmio vengano immediatamente visualizzati, rendendo un’azione immediata possibile.

Problema #3: Dispendio di tempo notevole

In Excel, come in Google Spreadsheet, tutti i dati devono essere inseriti manualmente in diversi fogli di lavoro. Per questa operazione i fleet manager investono una grossa parte del loro tempo.Da una parte è quindi molto difficile mantenere tutti i dati aggiornati e completi e dall’altra, altri compiti importanti (come per esempio il confronto e la scelta di contratti di noleggio) non vengono svolti per mancanza di tempo.

Qual’è il vantaggio di un software per la gestione della flotta aziendale?Nella piattaforma Avrios la raccolta dei dati è automatizzata. Ciò consente una riduzione del 40% delle spese amministrative. 

Problema #4: Rischio di errore elevato

Abbiamo già visto come la registrazione manuale dei dati in Excel renda la raccolta dei dati incompleta. Oltre a ciò, si consideri anche che inserendo i dati manualmente la possibilità di commettere errori è abbastanza elevata. Il problema è che questi dati errati e incompleti vengono usati per prendere importanti decisioni che potrebbero risultare non ottimali e quindi avere un impatto importante sui costi per l’azienda. Per poter prendere una decisione con cognizione di causa, è indispensabile disporre di una banca dati corretta, completa, e aggiornata.

Un esempio di una decisione importante che ha un impatto sui costi riguarda la stesura del rapporto di sinistro. Per poter avere un forte potere negoziale con la vostra compagnia di assicurazione riguardo all’importo del premio servono statistiche precise sui danni. Queste statistiche sono inoltre indispensabili per calcolare la franchigia più adatta a voi. Una decisione giusta presa prendendo in considerazione dati completi e attuali può avere così un impatto positivo sui costi.

Qual’è il vantaggio di un software per la gestione della flotta aziendale? La piattaforma Avrios dispone di un’interfaccia collegata con fonti di dati esterne. Grazie a queste interfacce, le fatture o offerte in entrata vengono automaticamente registrate e digitalizzate dal sistema, eliminando così l’inserzione manuale dei dati. I dati sulla piattaforma sono quindi sempre completi. Inoltre, la piattaforma offre la possibilità di eseguire e visualizzare automaticamente analisi, statistiche e calcoli con pochi clic (per esempio nel caso in cui si debba decidere la franchigia ottimale).

Prova subito Avrios

Prenota una demo
Scopri di più

Abbonati alla newsletter di Avrios

Ricevi suggerimenti settimanali per la gestione della flotta e aggiornamenti Avrios