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Warum eine Fuhrparkmanagement Software sinnvoll ist

1. Ein Blick in die Praxis - Fuhrpark-Verwaltung 2016

Die Fuhrpark-Verwaltung wird je nach Größe, Art des Fuhrparks und in Abhängigkeit von den Präferenzen eines Unternehmens unterschiedlich betrieben. Die Verwaltung der Fahrzeuge kann an einen externen Service Anbieter ausgelagert oder vom Unternehmen selbst gemanaget werden.Die Frage des Outsourcings der Fuhrpark-Verwaltung ist eine strategische Entscheidung, die je nach Fuhrparkgrösse, Struktur etc. unter genauer Abwägung der Wirtschaftlichkeit getroffen werden muss. Ich möchte mit diesem Beitrag die gelebte Praxis der Fuhrpark-Verwaltung skizzieren und die Vorteile einer Fuhrparkmanagement Software bei selbst verwalteten Flotten mit oder ohne Full-Service Leasing hervorheben (s.“Matrix Fuhrpark-Verwaltung”).  

Eine Auslagerung geschieht in der Regel über eine Firma (Fuhrpark-Berater/Consulting oder externe Dienstleister), die im Auftrag des Unternehmens alle mit dem Fuhrpark verbundenen Aufgaben erledigt.  Mitarbeiter und andere Stakeholder die mit einer ausgelagerten Fuhrparkverwaltung zu tun haben, wenden sich, beispielsweise zur Fahrzeugbestellung, direkt an einen externen Dienstleister. Größere Unternehmen setzen vielfach darauf, aus gegebenen Gründen, ihre Logistik Flotten über einen externen Dienstleister “outzusourcen”.

Bei KMUs erfolgt die Verwaltung der Fahrzeuge mit oder ohne Full-Service Leasing meistens intern. Der operative Teil der Verwaltung wird bei der Selbstverwaltung von einem Fuhrpark-Management, einem Fuhrparkverwalter oder bei KMUs häufig auch von Abteilungen, wie z.B. Einkauf oder Buchhaltung, nebenbei erledigt.22_neu.png

 Quelle: Avrios International AG

Das Full-Service Leasing ist, je nach Bedarf und Leasinggeber unterschiedlich strukturiert. Der Grad der operativen Selbstverwaltung richtet sich nach dem Umfang des Full-Service Leasings. Entscheidend ist, welche Serviceleistungen vom Leasinggeber abgedeckt werden. Je umfangreicher das Full-Service Leasing, desto weniger operativer Aufwand verbleibt dem Unternehmen - so die Idealvorstellung. In Wirklichkeit ist die konsequente Umsetzung der jeweiligen Leasingpolitik jedoch nicht immer möglich, oder zweckmäßig. Etwa wenn der operativ ausgelagerte Teil der Fuhrpark-Verwaltung intern miterbracht wird und somit doppelt anfällt, oder der Leasingvertrag versteckte Kosten birgt (s. dazu unseren Blog-Beitrag: „Versteckte Kosten beim Full Service Leasing“).

Eines ist für die (interne) Verwaltung, ganz gleich welcher Art, jedoch charakteristisch: Sie ist mit viel Zeit und Mühe verbunden und dient in der Regel nicht dem Kerngeschäft des Unternehmens. Fahrzeuge für den Außendienst, oder Fahrzeuge die den Mitarbeitern als Incentive zur Verfügung gestellt werden, sind für viele Firmen sehr wichtig und nicht wegzudenken. Allerdings mag sich damit niemand gerne auseinandersetzen. Der Fuhrpark wird oft neben der eigentlichen Arbeit, als Mittel zum Zweck gemanaged. Ergo ist dazu keine Zeit und erst recht kein Budget übrig.

 

2. Chaos in der operativen Fuhrpark-Verwaltung

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Fuhrparkverwaltung ist heute sehr komplex. Quelle: Avrios International AG

Diverse Systeme

Für das Fuhrpark-Management stellt der Markt eine Vielzahl an Arbeitsprogrammen, Fuhrparkmanagement Software und sonstige Hilfsmittel zur Verfügung. Für verschiedene Aufgaben der Wertschöpfungskette, kommen unabhängig von der Art der Verwaltung unterschiedliche Programme zum Einsatz. Ein Beispiel: Das Termin- und Erinnerungs-Management wird über ein Kalenderprogramm organisiert, die Kostenübersicht des gesamten Fuhrparks über Excel und für eine Übersichtlichkeit der Laufleistung kommt eine Software eines Tankkartenanbieters zum Einsatz. Oder: Der gesamte Verwaltungsprozess läuft über ein konfiguriertes ERP System mit sämtlichen Schnittstellen, wie z.B. Buchhaltung. Vereinzelt findet die Verwaltung sogar noch traditionell ganz von Hand statt.  

Koordination und Korrespondenz

Ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Fuhrpark-Verwaltung bildet die Koordination und Korrespondenz mit Stakeholdern wie z.B. Lieferanten, Werkstätten, Versicherern, Anwälten etc., und den Fahrern. Erfolgreich ist die Kommunikation in der Praxis dann nicht, wenn Urlaubs- und Krankheitsabwesenheiten die Kommunikation hemmen und wichtige Informationen erst verspätet ihren Empfänger finden. Oft sind es aber auch fehlende Strukturen, die einem Austausch an Informationen entgegen stehen.

Die Fuhrpark-Verwalter stehen regelmäßig vor großen Herausforderungen die richtigen Entscheidungen zu treffen. Oft bleibt ihnen für ihre Aufgaben wenig Zeit. Nicht selten ist nur eine einzige Person im Unternehmen in der Lage die gesamten Zusammenhänge zu verstehen und überblicken. Weil etwa ein persönlicher Kontakt zu den Fahrern und Werkstätten besteht. So kam kürzlich eine Fuhrparkverwalterin auf mich zu, die rund 200 Fahrzeuge mit Papier und Akten verwaltete. Sie wandte sich an uns, weil ihr Fuhrpark sich vergrößert. Es ist eine großartige Leistung eine solche Datenmasse aus dem Kopf zu kennen. Aber: Ganz abgesehen von dem Druck der auf der Frau lastete, ist eine solche Situation für ein Unternehmen heutzutage alles andere als ideal.

Fazit: Die Daten, auf deren Grundlage im Fuhrpark-Management verbindliche Entscheidungen getroffen werden müssen, verlangen eine einheitliche Grundlage. Die Folgen der multiplen und oft nebeneinander eingesetzten Systeme sind hohe Kosten und vermeidbare Missstände in der operativen Fuhrparkverwaltung (z.B. verpasste TÜV Termine, hohe Rückgabekosten, oder eine fehlende Kostenkontrolle wichtiger Einzelkosten). Die große Herausforderung besteht darin den Überblick über alle Informationen zu haben, damit ein effizientes Fuhrpark-Management möglich wird. Dies ist allerdings leichter gesagt als getan! Obwohl Einsparpotentiale meistens vorhanden sind, ist nicht immer eindeutig, wie und mit welchen Mitteln diese am besten genutzt werden können.  

Fuhrparkmanagement Software-Vorteile:

  • Arbeitszeitersparnis bis zu 75%
  • Eliminierung von Doppelerfassungen und Entlastung des Personals
  • Multiple Zugriffe für jedermann von überall aus
  • Schnelle und einfache Datenübersichtlichkeit
  • Fuhrparkkosten auf einen Blick
  • Kostenausreißer gleich erkennen
  • Harmonisierung  verschiedener Systeme

 

3. Der Verwaltungsprozess birgt große Sparpotentiale

Die Intransparenz und Unübersichtlichkeit der Daten führt dazu, dass Optimierungs-Potenziale der einzelnen Prozesse und Abläufe in der gesamten Wertschöpfungskette, vom Einkauf/Leasing, über Wartung und Treibstoff-Management bis zum Verkauf/Leasingrückgabe, erst gar nicht oder nur mit einem großem Aufwand entdeckt werden können.

22_3.pngVon der Verwaltung zur Optimierung. Quelle: Avrios International AG

Der Teufel steckt wie so oft im Detail. Jeder noch so kleine Prozess der Wertschöpfungskette weist Optimierungs-Potenziale auf, die in der Summe einen entscheidenden Teil der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership oder TCO)  ausmachen. Die Kosten des Fuhrparks machen im Schnitt 5-8% der gesamten indirekten Kosten im Unternehmen aus. Da lohnt es sich etwas näher nachzusehen. Siehe dazu auch unseren Blog-Beitrag „Wie wir unsere Fuhrparkkosten um über 20% gesenkt haben“.

Fuhrparkmanagement Software-Vorteile:

  • weg von der Verwaltung, hin zur Optimierung
  • Kosteneinsparungen zwischen 10-25%
  • Zeit sparen für wichtige Dinge

 

4. Komplexes Umfeld

Die Komplexität des Fuhrpark-Managements ist letztlich das Spiegelbild, des dynamischen Umfeldes in dem es sich befindet. Dieses ist von vielen Faktoren direkt oder indirekt betroffen. Die Zunahme an rechtlichen Rahmenbedingungen und Vorgaben zur Compliance, die stetig wachsende Automobilbranche, insbesondere die Zunahme an Konfigurationsmöglichkeiten einzelner Modelle, neue Maßstäbe in der Unternehmenspolitik und aktuelle Trends wie Elektrifizierung und die Ökonomie des Teilens, nehmen einen starken Einfluss auf das alltäglich Leben im Fuhrpark-Management.

16_5.pngQuelle: Avrios International AG

Deswegen ist es so wichtig, eine intelligente Fuhrpark-Verwaltung aufzubauen, die dem Umfeld entsprechend dynamisch reagieren kann und der Komplexität die richtigen Strukturen gibt. Welche finanziellen Auswirkungen ergeben sich für meinen Fuhrpark wenn die Versicherung um x Prozent hoch geht ? Sind die Leasingkosten wieder angestiegen im Vergleich zum Vorjahr? Wie wirkt sich der Benzinpreis auf meine Kosten aus? Wie bekomme ich schnell und einfach alle relevanten Daten zur Emissionskontrolle beisammen? Kann ich sicherstellen, dass alle Richtlinien zur Compliance eingehalten sind?

Fuhrparkmanagement Software-Vorteile:

  • Reduzierung von Compliance und rechtlichen Risiken
  • Auf geänderte Marktverhältnisse sofort reagieren
  • Ein fundierter Datenstamm ermöglicht jederzeit Marktbenchmarks
  • Herstellerunabhängigkeit

 

Resumé: Warum eine Fuhrparkmanagement Software zur Fuhrpark-Verwaltung hilft

Eine Fuhrparkmanagement Software zur Fuhrpark-Verwaltung bündelt alle Informationen und Daten über den Fuhrpark in einem System. Auf der Grundlage eines digitalen Datenpools (idealerweise von Firmen- und Marktdaten), anstelle diverser Systeme, werden alle Prozesse automatisiert.

Man darf sich nicht auf eine Marke konzentrieren, sondern sollte die Angebote konkurrieren lassen“, sagt Henning Hombach, Logistics and Purchasing Manager bei CFP Brands.

Die Daten aus dem Pool können einfach analysiert, und je nach Bedarf und Zweck zu einem Reporting zusammengefasst und exportiert werden. Kosten-Benchmarks oder Konditionsabgleiche von Verträgen sind einfach aufgestellt und evaluiert. Auswertungen für die Geschäftsleitung, z.B. über die genaue Kostenstruktur und Verteilung oder Verbrauchsdaten für Zwecke einer Ökobilanz, sind ohne großen Aufwand schnell in Erfahrung gebracht. Zudem können Kostenausreißer sofort erkannt und Maßnahmen auch unterjährig getroffen werden. Über digitale Fahrzeugakten wird der gesamte Verwaltungsprozess - vom Kauf bis zum Verkauf, bzw. Leasing bis zur Leasingrückgabe - sauber und ordentlich abgebildet. Auch die Prozesse zur Kommunikation und Koordination mit allen möglichen Stakeholdern, lassen sich über intelligente Fuhrparkmanagement Software Lösungen sehr viel effizienter gestalten.

Insgesamt stellt die Analyse der Gesamtbetriebskosten (TCO), einen Branchentrend dar, dem auch kleinere Flottengrößen zunehmend Beachtung schenken, um Kostentreiber und Effizienzpotentiale zu identifizieren. Herr Knauer vom  Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) bringt dies in dem Artikel “Fuhrpark-Management: Volle Kontrolle” des Handelsjournal wie folgt zum Ausdruck: „Die Unternehmen suchen nach ganzheitlichen IT-Lösungen. Denn eine effiziente Datenauswertung bedingt die Zusammenführung aller rund um den Fuhrpark erhobenen Kennwerte“.

 

Welches sind Ihre größten Herausforderungen in der Fuhrpark-Verwaltung? Ich bin gespannt auf Ihre Nachricht und nehme mir gerne Zeit Ihnen unsere Lösung dazu vorzustellen!

 

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Freundlich grüßt aus Zürich

Anna Schmitt 

PS: Den Autoren der ersten 3 Kommentare sende ich persönlich eine Tafel Schweizer Schokolade zu:-).


 

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Autorin: Anna Schmitt

Die studierte Wirtschaftsrechtlerin setzt sich mal hier, mal dort mit Spass und Leidenschaft für ein einfaches und effektives Fuhrpark-Management ein. Wenn sie nicht gerade bei Avrios ist, findet man Sie bei schönem Wetter mit ihrem kleinen Schlauchboot unterwegs auf dem Zürisee.

 

Sie erreichen mich via Email anna@avrios.com, Telefon
+49 (89) 215 45 25 91 / +41 (43) 508 27 75, oder Xing . 

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