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19. Oktober 2018 Trends

Die 7 Vorteile von Fuhrparkmanagement Software

Geschrieben Von: Alexandra Lindemann

Ganz gleich, ob der Fuhrpark nur 20 oder weit über 2.000 Fahrzeuge hat, über Full-Service-Leasing oder Kauffahrzeuge verfügt – eine Fuhrparkmanagement Software bietet bei allen Fuhrpark-Arten einen Mehrwert. Sie hilft Ihnen, Kosten zu sparen und der Administrationszeit zu reduzieren sowie alle Prozesse professionell und rechtssicher abzuwickeln. Beispielsweise können Führerscheine vollautomatisch überprüft oder Rechnungen ohne Tipparbeit im System erfasst werden. Auch können Mehrkilometer bereits ab dem ersten Einsatz einer Software der Vergangenheit angehören.  

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welches die häufigsten Probleme im Fuhrparkmanagement sind und wie eine Mobilitätsmanagement-Plattform diese für Sie löst.


Eine Mobilitätsmanagement-Plattform ist die cloudbasierte Zukunft der digitalen Fuhrparkverwaltung. Eine Plattform erlaubt standortunabhängige Zusammenarbeit, einfache Kommunikation mit allen Partnern wie Autohäusern oder Tankkartenanbietern und sie ermöglicht die Verwaltung neuer Mobilitätsangebote wie Car-Sharing, Uber, E-Bikes oder Elektrofahrzeuge.


Wie können die häufigsten Probleme in der Fuhrparkverwaltung mit einer Mobilitätsmanagement-Plattform vermieden werden?

Problem: Fehlende Datenübersicht durch eine unstrukturierte Fahrzeugakte und inkorrekte Daten durch die Nutzung diverser Systeme

Sowohl unstrukturierte Fahrzeugakten und die daraus entstehende fehlende Datenübersicht als auch inkorrekte Daten aufgrund des Einsatzes diverser Systeme, führen im Fuhrparkmanagement zu weitreichenden Problemen.

Wieso eine unstrukturierte Fahrzeugakte problematisch ist:

Im Normalfall werden Leasing-, Kauf- und Versicherungsverträge sowie Rechnungen in zahlreichen physischen sowie digitalen Ordnern abgelegt. Das Auffinden und Vergleichen dieser Dokumente ist so kaum noch möglich und wenn doch, ist es sehr zeitaufwendig.

Selbst eine Vielzahl verwendeter Excel-Tabellen macht die Arbeit des Fuhrparkverwalters nicht einfacher. Diese Tabellen müssen auf unübersichtliche Art und Weise miteinander verknüpft werden, um Analysen zu machen. Weiterhin ist Excel ungeeignet, um wiederkehrende Dateneinträge wie Werkstattrechnungen oder Kilometerstände zu verwalten. Doch erst die Erfassung und Verknüpfung regelmäßig eintreffender Daten erlaubt effektives Fuhrparkmanagement.

Wieso die Nutzung diverser Systeme problematisch ist:

Die Praxis zeigt zudem, dass in der Fuhrparkverwaltung oft für jeden Aufgabenbereich ein separates Programm genutzt wird. Die Terminkoordination erfolgt über einen Kalender, die Kostenübersicht wird in Excel dargestellt und die Laufleistung der Fahrzeuge allenfalls in der Software des Tankkartenanbieters. In diesen Systemen werden die Daten manuell und teilweise mehrfach eingepflegt. Diese manuelle Datenpflege birgt nicht nur großes Fehlerpotenzial, sondern führt auch dazu, dass die Daten meist nicht auf aktuellem Stand oder erst gar nicht vorhanden sind.

Ein großes Problem hierbei ist, dass verbindliche Entscheidungen auf Basis dieser ungenauen Daten getroffen werden. Für eine korrekte Analyse ist aber eine einheitliche, einwandfreie Datenbasis zwingend notwendig. Wie soll man Versicherungsprämien verhandeln, wenn man mit falschen Daten zu den selbst verursachten Schäden arbeitet?

Vorteil #1: Ganzheitlicher Überblick durch vollständige Datensammlung

Eine Software zur Fuhrparkverwaltung bündelt alle Informationen und Daten über den Fuhrpark in einem System. Durch diese einheitliche Datenbasis hat der Fuhrparkmanager stets die Übersicht über Verträge, Rechnungen, Kosten, Offerten, Termine und die aktuellen Kilometerstände. Er weiß dadurch stets, wie alt ein spezifisches Fahrzeug ist, welcher Fahrer dieses Fahrzeug nutzt und ob es sich um ein Leasing- oder ein Kauffahrzeug handelt. Zudem kann er jederzeit auf die digitale Fahrzeughistorie zurückgreifen. Auch können dynamische Zusammenhänge wie fortlaufende Kilometerstände im Verhältnis zu Freikilometern verarbeitet und übersichtlich dargestellt werden.

Die Fahrzeugakte: alle Informationen zum Fahrzeug auf einen Blick

Systematisch geordnete Datenablage: Alle Verträge sind direkt dem Fahrzeug zugeordnet.

Vorteil #2: Zeitersparnis durch automatisierte Datenerfassung

Eine gute Mobilitätsmanagement-Plattform verfügt über Schnittstellen zu externen Datenquellen, wie beispielsweise Tankkartenanbietern. Auch eintreffende Rechnungen oder Offerten können vom System vollautomatisch digital erfasst werden. Die manuelle Dateneingabe entfällt und die Daten sind stets korrekt und aktuell. Weiterhin können durch die Vollautomatisierung mehr Informationen wie beispielsweise Reparaturkosten nach Schadenstyp im System erfasst und analysiert werden. Alle Kostenpositionen in Rechnungen werden automatisch identifiziert und der richtigen Kostenstelle zugeordnet.

Durch die automatisierte Datenerfassung und Unterstützung in der Verarbeitung kann der Verwaltungsaufwand insgesamt um bis zu 75 % reduziert werden. Diese Zeit kann man anschließend auf wertschöpfende Arbeit, wie den Vergleich von Leasing- oder Reparaturangeboten verwenden.

Angebundene Systeme: manuelle Datenerfassung entfällt

Automatisierte Datenerfassung: alle Daten stets auf dem aktuellen Stand

Vorteil #3: Datengetriebene Entscheidungsfindung durch effiziente und korrekte Datenauswertung

Aufgrund einer einheitlichen, aktuellen Datenbasis sind faktenbasierte Entscheidungen möglich. Denn die Daten in der Mobilitätsmanagement-Plattform können nicht nur analysiert, sondern auch zu einem Reporting zusammengefasst und exportiert werden. Auswertungen für die Geschäftsleitung, z.B. über die genaue Kostenstruktur und Mehrkilometer-Stände sind ohne großen Aufwand schnell in Erfahrung gebracht.

Datenbasierte Entscheidungen: Schadensanalysen auf einen Klick

Problem: Chaos in der Terminkoordination und in der Terminkontrolle

Pro Fahrer und pro Fahrzeug stehen diverse Termine an, welche vom Fuhrparkmanager koordiniert werden müssen. Diese Termine sind beispielsweise die gesetzliche Hauptuntersuchung, die Führerscheinkontrolle, Serviceintervalle oder das Vertragsende von Leasingverträgen. Den Überblick über all diese Termine zu behalten, ist schwer. Wenn aber beispielsweise die Termine aus den Halterpflichten nicht eingehalten werden, führt dies zu rechtlichen Konsequenzen.

Vorteil #4: Terminsicherheit durch automatisierte Aufgaben- und Terminerinnerungen

Mit einer Mobilitätsmanagement-Plattform gestalten sich Kommunikations- und Koordinationsprozesse sehr effizient. Bei den üblichen Terminen, wie Führerscheinkontrollen oder UVV, werden Termine per Aktivierung der entsprechenden Funktion automatisch den Fahrzeugen zugewiesen. Die Zeitintervalle entsprechen dabei stets dem geltenden Recht. Auch andere Termine, wie Services oder Reifenwechsel können bereits bei Erfassung der Fahrzeuge eingestellt werden.

Nach erfolgreicher Erfassung der Termine schickt die Mobilitätsmanagement-Plattform automatische Aufgaben- und Terminerinnerungen an den Fuhrparkmanager und die Fahrer. Dadurch spart der Fuhrparkmanager erheblich an Verwaltungs- und Koordinationsaufwand.

Terminsicherheit: Aufgabenübersicht auf jeder Ebene der Plattform

Vorteil #5: Effiziente Aufgabenabwicklung durch automatisierte Prozessabläufe

In einer Mobilitätsmanagement-Plattform werden alle Prozessabläufe automatisiert und dadurch so angelegt, dass alle nach der “Best-Practice” des Fuhrparkmanagements bzw. nach aktuell geltendem Recht erfüllt werden – man muss nur den Anweisungen der Software folgen. Zudem ist der gesamte Verwaltungsprozess über die digitalen Fahrzeugakten sauber und ordentlich abgebildet. Aufgrund der automatisierten Prozessabläufe wird die Komplexität erheblich reduziert und eine effiziente Aufgabenabwicklung ermöglicht.

Effiziente Neubeschaffung: Angebote direkt über die Plattform einholen und vergleichen

Automatisierte Prozessabläufe: Schritt für Schritt durch die Beschaffung geführt

Ausmusterungen im Überblick: Fahrzeugverkauf und -rückgabe systematisch planbar

 

Vorteil #6: Reduzierung rechtlicher Risiken durch korrekte Prozessabläufe

Die Führerscheinkontrolle ist eine der Halterpflichten. Somit ist der Fuhrparkmanager bei fehlender oder nicht korrekter Durchführung dieser Kontrolle haftbar. Da die Software den Fuhrparkmanager sowie die Fahrer automatisch an anstdehende Kontrolltermine erinnert, muss der Fuhrparkmanager beispielsweise nicht im Kopf haben, wie viele Kontrollen pro Jahr rechtlich vorgeschrieben sind. Weiter führt der Fuhrparkmanager die Kontrollen rechtskonform durch, da die Software ihn durch den Prozessablauf führt. Bei einer cloudbasierten Mobilitätsmanagement-Plattform ist der Fuhrparkmanager auch dann rechtskonform unterwegs, wenn sich der Rechtsrahmen ändert. Denn eine cloudbasierte Mobilitätsmanagement-Plattform wird bei einer Änderung des Rechtsrahmens automatisch upgedatet. Ebenfalls wird der Fuhrparkmanager automatisch über eine Warnmeldung über die rechtlichen Veränderungen informiert.

Halterhaftung einfach gemacht: Überblick über die anfallenden Kontrolltermine

Problem: Verschenktes Einsparungspotenzial durch intransparente Kosten

Wie bereits thematisiert, führen eine unstrukturierte Fahrzeugakte und die Nutzung diverser Systeme zu:

  • einer ungenügenden Kostenübersicht
  • Unklarheiten bezüglich der Kostenentstehung
  • einer mangelnden Rechnungsprüfung
  • Fehlern bei der Rechnungszuweisung

Doch ohne eine exakte Kostenaufstellung ist eine aussagekräftige Kostenanalyse nicht möglich. Sollen die Kosten gesenkt werden, stößt man deshalb nicht selten auf Schwierigkeiten. Denn Einsparungspotenzial ist zwar meist vorhanden, aber dieses zu identifizieren unmöglich.

Vorteil #7: Kostenersparnis durch eindeutige Kostenaufschlüsselung

Eine Mobilitätsmanagement-Plattform weist die Kostenpositionen auf Rechnungen automatisch den einzelnen Fahrzeugen und Kostenarten zu. Deshalb sind die Kostenübersicht sowie die einzelnen Komponenten der Total Cost of Ownership (TCO) stets exakt und aktuell. Auf dieser Basis können Kostentreiber sowie Kostenausreißer sofort erkannt und Maßnahmen auch unterjährig getroffen werden. Dadurch wird eine Senkung der TCO um 25 % ermöglicht. 

Detaillierte Kostenaufschlüsselung: Kontrolle über die einzelnen Kostengruppen

Automatisierter Kostenvergleich: sofortige Reaktionsmöglichkeit durch Warnmeldungen

Nachvollziehbare Kostenhistorie: automatisches Aufsplitten der einzelnen Rechnungsposten


Laden Sie kostenlos die Checkliste über den Mehrwert einer Mobilitätsmanagement-Plattform herunter.

(Klicken Sie auf die Checkliste, um zum kostenlosen Download zu gelangen.)


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