Für Newsletter anmelden:

Fuhrparkmanagement-Software: Die 7 Vorteile von Software in der Fuhrparkverwaltung

Ganz gleich, ob der Fuhrpark nur 20 oder weit über 2’000 Fahrzeuge hat, über Full-Service-Leasing oder Kauffahrzeuge verfügt - eine Fuhrparkmanagement-Software bietet bei allen Fuhrpark-Arten einen Mehrwert. Sie hilft Ihnen bis zu 25 % der Kosten und 75 % der Administrationszeit zu sparen sowie alle Prozesse professionell und rechtssicher abzuwickeln. Beispielsweise können Führerscheine vollautomatisch überprüft oder Rechnungen ohne Tipparbeit im System erfasst werden. Auch können Mehrkilometer bereits ab dem ersten Einsatz einer Software der Vergangenheit angehören.  

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welches die häufigsten Probleme im Fuhrparkmanagement sind und wie eine Mobilitätsmanagement-Plattform Ihnen diese löst. Eine Mobilitätsmanagement-Plattform ist die cloudbasierte Zukunft der digitalen Fuhrparkverwaltung. Eine Plattform erlaubt standortunabhängige Zusammenarbeit, einfache Kommunikation mit allen Partnern wie Autohäuser oder Tankkartenanbietern und sie erlaubt Verwaltung neuer Mobilitätsangebote wie Car-Sharing, Uber, E-Bikes oder Elektrofahrzeuge.

Wie können die häufigsten Probleme in der Fuhrparkverwaltung mit einer Mobilitätsmanagement-Plattform vermieden werden?

Problem 1: Fehlende Datenübersicht durch unstrukturierte Fahrzeugakte

Im Normalfall werden Leasing-, Kauf- und Versicherungsverträge sowie Rechnungen in zahlreiche physische Ordnern abgelegt. Das Auffinden und Vergleichen dieser Dokumente ist so kaum noch möglich und wenn doch, ist es sehr zeitaufwendig.

Selbst eine Vielzahl verwendeter Excel-Tabellen macht das Leben als Fuhrparkverwalter nicht einfacher. Diese Tabellen müssen auf unübersichtliche Art und Weise miteinander verknüpft werden, um Analysen zu machen. Weiterhin ist Excel ungeeignet, um regelmäßig wiederkehrende Dateneinträge wie Werkstattrechnungen oder Kilometerstände zu verwalten. Doch erst die Erfassung und Verknüpfung regelmäßig eintreffender Daten erlaubt effektives Fuhrparkmanagement. Beispielsweise müssen Kilometerstände von Leasingfahrzeugen fortlaufend mit den Freikilometern gemäß der Leasingverträge vergleichen werden.

Vorteil: Ganzheitlicher Überblick durch vollständige Datensammlung

Eine Software zur Fuhrparkverwaltung bündelt alle Informationen und Daten über den Fuhrpark in einem System. Durch diese einheitliche Datenbasis hat der Fuhrparkmanager stets die Übersicht über Verträge, Rechnungen, Kosten, Offerten, Termine und den aktuelle Kilometerstände. Er weiss wie alt ein spezifisches Fahrzeug ist, welcher Fahrer dieses Fahrzeug nutzt und ob es sich um ein Leasing- oder ein Kauffahrzeug handelt. Zudem kann er jederzeit auf die digitale Fahrzeughistorie zurückgreifen. Auch können dynamische Zusammenhänge wie fortlaufende Kilometerstände im Verhältnis zu Freikilometern verarbeitet und übersichtlich dargestellt werden.

Die Fahrzeugakte: Alle Informationen zum Fahrzeug auf einen Blick

Verwaltungsaufwand um bis zu 75 % reduzieren: Alle Daten an einem Ort in der strukturierten Fahrzeugakte

Systematisch geordnete Datenablage: Alle Verträge direkt auf das Fahrzeug zugeordnet

Verwaltungsaufwand um bis zu 75 % reduzieren: Alle Verträge an einem Ort

Vorteil: Zeitersparnis durch automatisierte Datenerfassung

Eine gute Mobilitätsmanagement-Plattform verfügt über Schnittstellen zu externen Datenquellen, wie beispielsweise Tankkartenanbietern. Auch eintreffende Rechnungen oder Offerten können vom System vollautomatisch digital erfasst werden. Die manuelle Dateneingabe entfällt und die Daten sind stets korrekt und aktuell. Weiterhin können durch die Vollautomatisierung mehr Informationenwie beispielsweise Reparaturkosten nach Schadenstyp im System erfasst und analysiert werden. Alle Kostenpositionen in Rechnungen werden automatisch identifiziert und der richtigen Kostenstelle zugeordnet.

Durch die automatisierte Datenerfassung und Unterstützung in der Verarbeitung kann der Verwaltungsaufwand insgesamt um bis zu 75 % reduziert werden. Diese Zeit kann man anschließend auf wertschöpfende Arbeit, wie den Vergleich von Leasing- oder Reparaturangeboten verwenden.

Angebundene Systeme: Manuelle Datenerfassung entfällt

Eine Plattform für Ihre Mobilität: Schnittstellen für Ihre Daten

Automatisierte Datenerfassung: Alle Daten stets auf dem aktuellen Stand

Verwaltungsaufwand um bis zu 75 % reduzieren: Aktuelle Kilometerstände durch eine automatisierte Datenerfassung

Problem 2: Inkorrekte Daten durch die Nutzung diverser Systeme

Die Praxis zeigt, dass in der Fuhrparkverwaltung oft für jeden Aufgabenbereich ein separates Programm genutzt wird. Die Terminkoordination erfolgt über einen Kalender, die Kostenübersicht wird im Excel dargestellt und die Laufleistung der Fahrzeuge allenfalls in der Software des Tankkartenanbieters. In diesen Systemen werden die Daten manuell und teilweise mehrfach eingepflegt. Diese manuelle Datenpflege birgt nicht nur großes Fehlerpotenzial, sondern führt auch dazu, dass die Daten meist nicht auf aktuellem Stand oder erst gar nicht vorhanden sind.

Ein großes Problem hierbei ist, dass verbindliche Entscheidungen auf Basis dieser ungenauen Daten getroffen werden. Für eine korrekte Datenanalyse ist aber eine einheitliche, korrekte Datenbasis zwingend notwendig. Wie soll man Versicherungsprämien verhandeln, wenn man falsche Daten zu den selbst verursachten Schäden hat.

Vorteil: Datengetriebene Entscheidungsfindung durch effiziente und korrekte Datenauswertung

Aufgrund der einheitlichen, aktuellen Datenbasis sind faktenbasierte Entscheidungen möglich. Denn die Daten in der Mobilitätsmanagement-Plattform können nicht nur einfach analysiert, sondern auch zu einem Reporting zusammengefasst und exportiert werden. Auswertungen für die Geschäftsleitung, z.B. über die genaue Kostenstruktur und Mehrkilometer-Stände sind ohne großen Aufwand schnell in Erfahrung gebracht.

Datenbasierte Entscheidungen: Schadensanalysen auf einen Klick

Weniger Ausfallzeiten bei höherer Fahrersicherheit: Schadenanalyse

Problem 3: Chaos in der Terminkoordination und in der Terminkontrolle

Pro Fahrer und pro Fahrzeug stehen diverse Termine an, welche vom Fuhrparkmanager koordiniert werden müssen. Diese Termine sind beispielsweise die gesetzliche Hauptuntersuchung, die Führerscheinkontrolle, Serviceintervalle oder das Vertragsende von Leasingverträgen. Den Überblick über all diese Termine zu behalten ist schwer. Wenn aber beispielsweise die Termine aus den Halterpflichten nicht eingehalten werden, führt dies zu rechtlichen Konsequenzen.

Vorteil: Terminsicherheit durch automatisierte Aufgaben- und Terminerinnerungen

Mit einer Mobilitätsmanagement-Plattform gestalten sich Kommunikations- und Koordinationsprozesse sehr effizient. Bei den üblichen Terminen, wie Führerscheinkontrollen oder UVV, werden Termine per Aktivierung der entsprechenden Funktion automatisch den Fahrzeugen zugewiesen. Die Zeitintervalle entsprechen dabei stets dem geltenden Recht. Auch andere Termine, wie Services oder Reifenwechsel können bereits bei Erfassung der Fahrzeuge eingestellt werden.

Nach erfolgreicher Erfaßung der Termine schickt die Mobilitätsmanagement-Plattform automatische Aufgaben- und Terminerinnerungen an den Fuhrparkmanager und die Fahrer. Dadurch spart der Fuhrparkmanager erheblich an Verwaltungs- und Koordinationsaufwand.

Terminsicherheit: Aufgabenübersicht auf jeder Ebene der Plattform

Weniger Ausfallzeiten bei höherer Fahrersicherheit: Schäden einfach abwickeln

Vorteil: Effiziente Aufgabenabwicklung durch automatisierte Prozessabläufe

In einer Mobilitätsmanagement-Plattform werden alle Prozessabläufe automatisiert. Diese automatisierten Prozesse sind bereits so durchdacht, dass man automatisch alle Prozesse nach "Best-Practice" des Fuhrparkmanagements bzw. nach aktuell geltendem Recht erfüllt - man muss nur der Software folgen. Zudem ist der gesamte Verwaltungsprozess über die digitale Fahrzeugakten sauber und ordentlich abgebildet. Aufgrund der automatisierten, sauber abgebildeten Prozessabläufe wird die Komplexität erheblich reduziert und eine effiziente Aufgabenabwicklung ermöglicht.

Effiziente Neubeschaffung: Angebote direkt über die Plattform einholen und vergleichen

Immer das richtige Fahrzeug parat: Strukturierter Bestellprozess

Automatisierte Prozessabäufe: Schritt für Schritt durch die Beschaffung geführt

Immer das richtige Fahrzeug parat: Zulassungs-Checkliste

Ausmusterungen im Überblick: Fahrzeugverkauf und -rückgabe systematisch planbar

Anstehende Ausmusterungen: Leasingrückläufer im Griff haben

Vorteil: Reduzierung rechtlicher Risiken durch korrekte Prozessabläufe

Die Führerscheinkontrolle ist eine der Halterpflichten. Somit ist der Fuhrparkmanager bei fehlender oder nicht korrekter Durchführung dieser Kontrolle haftbar. Da die Software den Fuhrparkmanager sowie die Fahrer automatisch an anstehende Kontrolltermine erinnert, muss der Fuhrparkmanager beispielsweise nicht im Kopf haben, wie viele Kontrollen pro Jahr rechtlich vorgeschrieben sind. Weiter führt der Fuhrparkmanager die Kontrollen rechtskonform durch, da die Software in durch den Prozessablauf führt. Bei einer cloudbasierten Mobilitätsmanagement-Plattform ist der Fuhrparkmanager auch dann rechtskonform unterwegs, wenn sich der Rechtsrahmen ändert. Denn einer cloud-basierten Mobilitätsmanagement-Plattform wird bei einer Änderung des Rechtsrahmens automatisch upgedatet. Ebenfalls wird der Fuhrparkmanager automatisch über eine Warnmeldung über die rechtlichen Veränderungen informiert.

Halterhaftung einfach gemacht: Überblick über die anfallenden Kontrolltermine

Verwaltungsarbeit um bis zu 75 % reduzieren: Termine zuverlässig einhalten

Problem 4: Verschenktes Einsparungspotenzial durch intransparente Kosten

Eine unstrukturierte Fahrzeugakte und die Nutzung diverser Systeme führt zu (I) einer ungenügenden Kostenübersicht, (II) Unklarheiten bezüglich der Kostenentstehung, (III) einer mangelnden Rechnungsprüfung und (IV) Fehlern bei der Rechnungszuweisung. Doch ohne eine exakte Kostenaufstellung ist eine aussagekräftige Kostenanalyse nicht möglich. Wollen die Kosten gesenkt werden, stößt man deshalb nicht selten auf Schwierigkeiten. Denn Einsparungspotenzial ist zwar meist vorhanden, aber dieses zu identifizieren unmöglich.

Vorteil: Kostenersparnis durch eindeutige Kostenaufschlüsselung

Eine Mobilitätsmanagement-Plattform weisst die Kostenpositionen auf Rechnungen automatisch den einzelnen Fahrzeugen und Kostenarten zu. Deshalb sind sind die Kostenübersicht sowie die einzelnen Komponenten der Total Cost of Ownership (TCO) stets exakt und aktuell. Auf dieser Basis können Kostentreiber sowie Kostenausreisser sofort erkannt und Massnahmen auch unterjährig getroffen werden. Dadurch wird eine Senkung der TCO um 25 % ermöglicht. 

Detaillierte Kostenaufschlüsselung: Kontrolle über die einzelnen Kostengruppen

Reportings für datengetriebene Entscheidungen: Mobilitätskonzepte evaluieren

Automatisierter Kostenvergleich: Sofortige Reaktionsmöglichkeit durch Warnmeldungen

Reportings für datengetriebene Entscheidungen: Kostenstrukturen vergleichen

Nachvollziehbare Kostenhistorie: Automatische Aufsplittung der einzelnen Rechnungsposten

Verwaltungsarbeit um bis zu 75 % reduzieren: Transparente Mobilitätskosten


Laden Sie kostenlos die Checkliste über den Mehrwert einer Mobilitätsmanagement-Plattform herunter.

Mehrwert einer Mobilitätsmanagement-Plattform

(Klicken Sie auf die Checkliste, um zum kostenlosen Download zu gelangen.)


 

Ähnliche Beiträge: