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Cloud-Software: Die 5 Vorteile gegenüber dem klassischen Lizenzmodell

Haben Sie den Entschluss gefasst, dass auch Sie vom Mehrwert einer Software im Mobilitäts- und Fuhrparkmanagement profitieren möchten? Nun stehen Sie vor der Qual der Wahl - welche Software soll genutzt werden? In der Praxis geht in diesem Auswahlprozess oft ein Schritt unter. Bevor man sich nämlich für einen Anbieter entscheidet, ist es essentiell, sich zuerst mit den unterschiedlichen Software-Lizenzmodellen bekannt zu machen. Denn die Wahl des richtigen Software-Lizenzmodells wirkt sich enorm auf die Verwaltung Ihres Fuhrparks aus.

In diesem Beitrag beschäftigen wir uns genau deshalb mit den verschiedenen Software-Lizenzmodellen. Als Erstes erläutern wir Ihnen die gängigsten Software-Lizenzmodelle. Anschließend erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen eine Cloud-Software gegenüber dem klassischen Lizenzmodell bietet.

Welches sind die gängigsten Software-Lizenzmodelle?

Lizenzmodelle können in zwei Hauptbereiche eingeteilt werden. Der erste Bereich ist die On-Premises-Software, der zweite Bereich die Cloud-Software. Schauen wir uns nun diese zwei Lizenzmodelle im Einzelnen an.

On-Premises-Software – das klassische Lizenzmodell

Auch wenn Ihnen der Begriff “On-Premises-Software” möglicherweise nicht geläufig ist, damit gearbeitet haben Sie bestimmt schon. Doch was genau ist nun eine On-Premises-Software? Das Lizenz- und Nutzungsmodell für serverbasierte Computerprogramme wird On-Premises-Software genannt. Das heißt, die Software wird auf dem Server (Hardware) des Unternehmens, welches die Software nutzt, installiert (on-premise = vor Ort) und über diesen unternehmenseigenen Server betrieben. Bevor das Unternehmen die Softwarelizenz kauft, muss dementsprechend einen Server erworben werden.

Cloud-Software – das flexible Lizenzmodell

Im Unterschied zu On-Premises-Lösungen, wird die Software bei Cloud-Lösungen nicht auf den unternehmenseigenen Servern installiert – dementsprechend benötigt das Unternehmen, welches die Software nutzt, keine Hardware. Die Software ist auf dem Rechenzentrum des spezialisierten Software-Anbieters installiert und wird von dort aus zentral betrieben. Der Zugriff auf die Software erfolgt browserbasiert über das Internet. Zudem wird die Softwarelizenz nicht gekauft sondern, als Service gemietet. Es handelt sich also um ein nutzungsbezogenes Abo.

Im Bereich der Cloud-Software kann in mehrere Teilbereiche gegliedert werden. Der Teilbereich für des Cloud-Computings, welcher sich an den Enduser richtet, wird Software-as-a-Service (SaaS) genannt. Den relevantesten Teilbereich für das Mobilitäts- und Fuhrparkmanagement bildet somit das Software-as-a-Service-Modell. Deshalb konzentrieren wir uns im Folgenden auf diesen Teilbereich.

Die Vorteile von Software-as-a-Service gegenüber einer On-Premises-Software

SaaS verfügt gegenüber einer On-Premises-Softwar ein mehreren Bereichen über einen Vorteil. Wir werden auf diese Bereiche einzeln eingehen, fangen jedoch mit den zwei Bereichen an, die Sie wahrscheinlich am meisten überraschen werden: dem Sicherheitsstandard und den Kosten.

Vorteil 1: höherer Sicherheitsstandard

Einer der weitverbreitetsten Mythen ist, dass der Sicherheitsstandard cloudbasierte Lösungen tiefer sei als bei unternehmensinternen Servern – dies entspricht jedoch nicht der Realität.

Bei einer On-Premises-Software liegt die Datensicherheit sowie das Risiko eines Systemausfalls in den Händen des Anwenders respektive des Unternehmens. Die Absicherung von IT-Infrastrukturen ist aber nicht nur enorm zeitintensiv, sondern erfordert auch Expertenwissen, das stets auf dem aktuellen Stand sein muss. Denn entstehen aufgrund fehlendem Wissen Sicherheitslücken, haben Hacker ein leichtes Spiel.

Bei korrekter Anbieterauswahl ist der Sicherheitsstandard von SaaS-Lösungen weit höher als bei den meisten On-Premises-Lösungen im eigenen Serverraum. Denn Rechenzenter sind in der Regel erheblich besser abgesichert als unternehmensinterne IT-Infrastrukturen. Diese höhere Sicherheit liegt an den umfangreichen Sicherheitsvorkehrungen, wie unter anderem Vorkehrungen gegen Brand, physikalische sowie virtuelle Einbrüche und Datenausfälle. Zudem liegt bei einer SaaS-Lösung das Risiko eines Systemausfalls beim Anbieter und die Garantien für Ausfallsicherheit sind im Vergleich zu On-Premises-Lösungen deutlich höher. Der höhere Sicherheitsstandard im Bezug auf die Daten- und Ausfallsicherheit ist auf die dauerhafte Überwachung des gesamten Systems durch Experten zurückzuführen. Den höheren Sicherheitsstandard von SaaS bestätigen unter anderem faz.net, bctsoftware sowie is report, eine Fachzeitschrift für Business Applications.

Bei der Auswahl eines SaaS-Anbieters sollten Sie unbedingt darauf achten, dass dieser ein zertifiziertes Rechenzentrum besitzt. Zertifizierte Rechenzentren können unter anderem durch ISO Standards identifiziert werden. Die SaaS-Lösung von Avrios verfügt über die ISO-Standards ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 sowie ISO 27018.

Vorteil 2: tiefere Kosten

Für einen nachvollziehbaren Kostenvergleich schauen müssen die Gesamtkosten in die einzelnen Kostenpositionen aufgeschlüsselt werden. Diese Kostenpositionen sind: Anschaffungskosten, Personalaufwand und laufende Kosten.

Anschaffungskosten: Bei einer On-Premises-Software sind die Anschaffungskosten hoch, da neben dem Kauf der Software- und Datenbanklizenzen sowie den Care-Packs zur Erweiterung der Standardgarantie ebenfalls ein eigenes Rechenzentrum oder ein eigener Serverraum errichtet werden muss. Dabei fallen unter anderem Aufwände für die Server und weitere Hardwarekomponenten, die Backup-Technik, die generelle IT-Infrastruktur und die Absicherung des Serverraums (Stromversorgung (USV), Zutrittssicherung, Brandschutz, Storage Tape und Library) an. Im Vergleich zu einer On-Premises-Software sind die Anschaffungskosten bei einer SaaS-Lösung aufgrund der nutzungsbezogenen Abos (Lizenzmietung anstatt -kauf) sehr viel niedriger. Zudem entfallen Aufwände für die Errichtung eines Rechenzentrums oder Serverraums sowie für Server- und Hardware-Leistungen gänzlich.

Bei der SaaS-Lösung von Avrios entfallen die Anschaffungskosten vollumfänglich, da Sie ausschliesslich die monatliche Nutzungsgebühr bezahlen. Zudem werden Ihre gesamten Stammdaten durch Ihren persönlichen Avrios-Ansprechpartner kostenlos in die Software eingepflegt.

Personalaufwand: Bei einer On-Premises-Software fallen Kosten für die Schulungen und Zertifizierungen der IT-Mitarbeiter an, welche für den Aufbau, den Betrieb sowie die Wartung der Software zuständig sind. Aber auch für die Einschulung der Mitarbeiter, welche die Software schlussendlich nutzen, fallen Ausgaben an. Bei einer SaaS-Lösung beläuft sich der gesamte Personalaufwand rein auf die Einschulung von Mitarbeitern, da die Software vom Anbieter aufgebaut, betrieben und gewartet wird.

Die Einschulung Ihrer Mitarbeiter erfolgt bei Avrios kostenlos. Aber auch nach der Einschulung steht Ihnen Ihr persönlicher Avrios-Ansprechpartner werktags von 8-18 Uhr per Telefon, Email oder Chat gebührenfrei zur Verfügung.

Laufende Kosten: Bei einer On-Premises-Software setzen sich die laufenden Kosten aus diversen Komponenten zusammen. Es fallen Raum- und Stromkosten für den Betrieb des eigenen Rechenzentrums an und der Server sowie die Netzwerksysteme müssen durch interne oder externe Mitarbeiter gewartet werden. Weiter entstehen Aufwände für den Austausch der Hardware und der Sicherheitstechnik, für Software-Updates vor Ort sowie für die regelmässige Durchführung und Überprüfung der Datensicherung. Bei einer SaaS-Lösung hingegen entsprechen Ihre laufenden Kosten exakt Ihren monatlichen Nutzungsgebühren.


Grafische Darstellung des Kostenvergleichs von Cloud-Software und On-Premises-Software

(Klicken Sie auf das Bild, um zur grafischen Gegenüberstellung von myfacotoryschweiz.ch zu gelangen.) 


Vorteil 3: standortunabhängige Zugriffsmöglichkeiten

Wenn ein Mitarbeiter auf die On-Premises-Software zugreifen will, muss er zwingend mit dem Netzwerk des Unternehmens verbunden sein. Wird hingegen eine SaaS-Lösung genutzt, kann der Mitarbeiter standortunabhängig in der Software arbeiten – er braucht lediglich eine Internetverbindung, um über den Webbrowser in der Software arbeiten zu können. Dabei ist der Zugriff auf die Daten stets sicher, denn die Anbieter von SaaS-Lösungen sind in der Herstellung von sicheren und verschlüsselten Verbindungen Experten. In den meisten Fällen sind SaaS-Lösungen ebenfalls für den Zugriff über Smartphones und Tablets optimiert. Somit kann nicht nur vollkommen standortunabhängig, sondern auch geräteunabhängig gearbeitet werden.

Vorteil 4: Wartung und Aktualisierung durch Anbieter

Bei der Nutzung einer On-Premises-Software stellt schon die Bereitstellung der Anwendung und der dazu notwendigen Infrastruktur für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Hinzu kommt die Suche nach geeigneten Administratoren, welche sich meist als langwierig und aufwendig erweist. Und wenn dann ein IT-Mitarbeiter, der für die Wartung und den Betrieb der Software zuständig war, das Unternehmen verlässt, gehen wertvolle fachliche Kompetenzen verloren. Es muss erneut ein geeigneter Administrator gesucht werden und beim weiteren Betrieb der Software entstehen Probleme, da dieser zuvor unzureichend dokumentiert wurde. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass größere Updates und neue Versionen bei einer On-Premises-Software zu zusätzlichen Kosten und einem zeitintensiven Installationsaufwand führen.

Bei SaaS-Lösungen wird die Software fortlaufend durch den Anbieter aktualisiert. Dabei fallen für den Anwender weder Kosten noch Zeitaufwände für die Installation an. Neben diesen fortlaufenden Software-Updates ist der SaaS-Anbieter zudem für kontinuierliche Sicherheits-Updates und die Wartung des Servers verantwortlich. Weiter gilt es zu beachten, dass die Anbieter von SaaS-Lösungen die Verfügbarkeit der gesamten Software zu vertraglich definierten Konditionen sicherstellen müssen. Um solche hochverfügbaren Systeme betreiben zu können, setzen die Anbieter deshalb stets die neusten Technologien ein, nutzen die aktuellsten Hardwarekomponenten und überwachen das gesamte System professionell mit einer IT-Monitoring-Software. Als Anwender der Software müssen sich Unternehmen also weder mit Software- und Sicherheits-Updates noch mit der Wartung des gesamten Systems auseinandersetzen.

Vorteil 5: automatisierte Datenpflege

Im Gegensatz zu einer On-Premises-Software verfügt eine gute SaaS-Lösung über Schnittstellen zu externen Datenquellen, wodurch die Datenerfassung automatisiert wird. Aufgrund der automatisierten Datenerfassung entfällt die manuelle Dateneingabe komplett. Bei Bedarf können weitere Datenquellen in weniger als einer Woche angebunden werden.

Die SaaS-Lösung von Avrios verfügt über mehr 8.000 Schnittstellen zu externe Datenquellen, darunter beispielsweise auch zu Tankkartenanbietern.

Weiterführendes

Wie sie gesehen haben hat eine Cloudlösung zahlreiche Vorteile in der Verwaltung von Fuhrparks und anderen Bereichen. Passend zum Thema empfehle ich Ihnen auch folgenden Beitrag über die Vorteile von Software in der Fuhrparkverwaltung. Dort lesen Sie, wieso eine Cloudssoftware die fundamentalen Probleme des Flottenmanagements lösen kann, um dabei 25% der Fuhrparkkosten und 75% der administrationszeit zu sporen.

Möchten Sie lieber persönlich über die Vorteile von Cloudsoftware sprechen, tragen Sie sich gerne in folgendes Formular ein und wir werden Sie gerne zurückrufen.

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