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Wie Sie die 5 Probleme in der Verwaltung von Poolfahrzeugen & Corporate Carsharing lösen

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Die Verwaltung von Poolfahrzeugen ist nicht immer einfach. Übliche Probleme sind die Organisation von Buchung und Reservierung der Fahrzeuge, die Führerscheinkontrolle, die Kostenkontrolle und die private Nutzung der Fahrzeuge.

In diesem Beitrag thematisieren wir diese fünf Hauptprobleme in der Verwaltung von Poolfahrzeugen sowie Corporate Carsharing und erläutern, wie Sie diese lösen und wie Avrios Sie dabei unterstützen kann.


Vorweg kurz zur Terminologie: Als Poolfahrzeuge werden jene Fahrzeuge bezeichnet, die nicht fest einem Mitarbeiter zugeordnet sind und folglich von mehreren Personen genutzt werden können. Entsprechend dem privaten Trend zur geteilten Nutzung von Fahrzeugen, dem Carsharing, wird die Nutzung von Poolfahrzeugen oft auch als Corporate Carsharing bezeichnet.


Die Herausforderungen von Poolfahrzeugen & Corporate Carsharing

Nachfolgend werden die fünf Hauptprobleme in der Verwaltung von Poolfahrzeugen einzeln betrachtet:

Buchung von Poolfahrzeugen

Kommt es zu einer Doppelbuchung eines Poolfahrzeugs und steht kein anderes Fahrzeug zur Verfügung, wird der Fuhrparkverantwortliche häufig zur Rechenschaft gezogen – selbst wenn dieser die Fahrzeuge nicht selbst zugewiesen hat. Außerdem können zeitliche Überschneidungen der Buchungen sowie verspätete Rückgaben zu Schwierigkeiten führen.

Lösungsvorschlag – Nutzung eines professionellen Buchungssystems: Mit einem einfach zu bedienenden Buchungssystem, auf welches alle Nutzer der Poolfahrzeuge Zugang haben, können derartige Probleme verhindert werden. Bei einem sehr kleinen Pool-Fuhrpark ist die Buchung über die Kalenderfunktion im Outlook noch machbar. Bereits bei einem Pool-Fuhrpark ab 7 Fahrzeugen lohnt es sich, die Poolfahrzeuge mit einer Fuhrparkmanagement-Software zu verwalten. In Avrios wird Ihnen beispielsweise automatisch angezeigt, welche Poolfahrzeuge für einen spezifischen Tag in einem bestimmten Zeitraum noch frei sind. 

Schäden an Poolfahrzeugen

Da Poolfahrzeuge nicht fest einem Angestellten zugewiesen sind, fühlt sich oft keiner der Nutzer für den Zustand des Fahrzeugs verantwortlich. Dies führt dazu, dass Poolfahrzeuge teilweise verschmutzt zurückgebracht und kleinere Schäden am Fahrzeug nicht entdeckt oder nicht gemeldet werden. Als Fuhrparkverwalter sind Sie mitverantwortlich für Zustand und Sicherheit der FahrzeugeBesonders mit Schäden ist nicht zu spaßen. Auch wenn dies für alle Fahrzeugtypen gilt, sollten Sie bei Poolfahrzeugen unbedingt darauf achten, dass die Fahrer die Fahrzeugchecks vor der Nutzung durchführen.

Die Mehrheit der großen Schäden wird erfahrungsgemäß von ein paar wenigen Fahrern verursacht. Diese Fahrer können leicht durch eine Schadensanalyse identifiziert werden. Sind diese Fahrer identifiziert, lohnt es sich auf jeden Fall, als Fuhrparkverantwortlicher anschließend deren Fahrstil mit ihnen zu thematisiert.

Natürlich ist es sinnvoll, unachtsames Fahren nicht zu dulden  allein schon wegen des Einflusses auf die Versicherungsprämien jedoch hat sich in der Praxis eine zu harsche Ahndung von kleineren Schäden an Poolfahrzeugen selten bewährt. Diese sind beim Autofahren schlichtweg nicht zu vermeiden. Wenn Sie Fahrer hierfür bestrafen, führt dies zur Vertuschungsmentalität und Sie als Fuhrparkverantwortlicher werden nicht mehr über neu aufgetretene Schäden informiert.

Lösungsvorschlag – Durchführung von regelmäßigen Sichtkontrollen: Führen Sie regelmäßige Sichtkontrollen durch und dokumentieren Sie diese, damit Sie rechtlich abgesichert sind. Wenn Sie Ihre Poolfahrzeuge mit Avrios verwalten, gibt es zudem die Möglichkeit, die Verursacher ungemeldeter Schäden zu identifizieren. Werden ungemeldete Schäden entdeckt, können Sie in der Fahrzeughistorie des jeweiligen Poolfahrzeugs nachvollziehen, durch welche Fahrer dieses seit der letzten Sichtkontrolle genutzt wurde und mit diesen Fahrern das Gespräch suchen.

Auslastung von Poolfahrzeugen

Aus Kostengründen ist es wichtig, einen Überblick über die Auslastung der einzelnen Poolfahrzeuge zu haben. Nur so kann man bestimmen, wie viele Fahrzeuge wirklich benötigt werden. Weiterhin müssen Fuhrparkverantwortliche die Kilometerstände von Leasingfahrzeugen im Kilometerleasing stets im Auge behalten. Die Poolfahrzeuge sollten den Angestellten so zugewiesen werden, dass zwar die maximale Laufleistung ausgenutzt, aber nicht überschritten wird. Eine Überschreitung kostet schnell mehrere Tausend Euro.

Lösungsvorschlag – Einsatz einer Verwaltungssoftware: Die prozentuale Auslastung aller Poolfahrzeuge sowie die Kilometerstände der Poolfahrzeuge im Kilometerleasing fortlaufend manuell zu kalkulieren ist aufwendig und birgt Fehlerpotenzial. Wir empfehlen Ihnen deshalb, eine Software für die Verwaltung Ihres Fuhrparks zu benutzen. Bei Avrios werden unter anderem die Auslastung und der Kilometerstand Ihrer Poolfahrzeuge automatisch berechnet.

Führerscheinkontrolle bei Poolfahrzeugen

Wie bei Firmenwagen, die nur von einem einzelnen Mitarbeiter genutzt werden, sind auch bei Poolfahrzeugen die Halterpflichten zu erfüllen. Zu diesen gehört, dass Fuhrparkverwalter die Führerscheine aller Fahrer von Dienstfahrzeugen kontrollieren. Die Kontrollintervalle unterscheiden sich bei Poolfahrzeugen gegenüber den Fahrzeugen, die dauerhaft einem Angestellten zugewiesen sind. Beispielsweise sind die Intervalle der Führerscheinkontrolle bei Poolfahrzeugen vom Nutzerkreis abhängig.

Lösungsvorschlag – Einsatz einer elektronischen Führerscheinkontrolle: Damit der Fuhrparkverantwortliche nicht einen Großteil seiner Arbeitszeit mit der Kontrolle der Führerscheine von Poolfahrzeugnutzern verbringt, empfehlen wir Ihnen die Führerscheinkontrolle elektronisch durchzuführen.

Private Nutzung von Poolfahrzeugen

Wenn Mitarbeiter die Poolfahrzeuge auch privat nutzen dürfen, sind die steuerlichen Folgen zu beachten. Wie bei der privaten Nutzung von Firmenwagen kann auch bei Poolfahrzeugen entweder ein Fahrtenbuch geführt oder die 1-Prozent-Regel angewendet werden. Jedoch gestaltet sich das manuelle Führen eines Fahrtenbuchs bei Poolfahrzeugen im Gegensatz zur 1-Prozent-Regel komplizierter und aufwendiger.

Wie funktioniert die 1-Prozent-Regel bei Poolfahrzeugen? 

Bei der 1-Prozent-Regel werden die Bruttolistenpreise aller Poolfahrzeuge summiert. Anschließend wird der zu versteuernde Betrag auf alle Mitarbeiter, welche die Poolfahrzeuge auch privat nutzen, zu gleichen Teilen aufgeteilt. Welcher Mitarbeiter wie viele Kilometer fährt, spielt dabei keine Rolle.

Hier ein Beispiel: Ein Unternehmen besitzt insgesamt 14 Poolfahrzeuge, welche von 18 Mitarbeitern regelmäßig privat genutzt werden. Fünf dieser Poolfahrzeuge haben einen Bruttolistenpreis von € 45.000 und neun Poolfahrzeuge einen von € 13.000. Die Summe dieser Bruttolistenpreise beläuft sich auf € 342.000. Der unter der 1-Prozent-Regel zu versteuernde Betrag entspricht € 3.420. Pro Mitarbeiter werden somit € 190 auf sein zu versteuerndes Einkommen aufgeschlagen.

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