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27. April 2016 Trends

Termine im Fuhrparkmanagement

Geschrieben Von: Anna Schmitt

Die Bedeutung von zeitlicher Planung im modernen Fuhrparkmanagement

Zeit ist heutzutage ein knappes Gut. Je mehr Faktoren um unsere Aufmerksamkeit buhlen, desto größer die Chance, die wirklich wichtigen Dinge aus den Augen zu verlieren.Auch im Fuhrparkmanagement gibt es unzählige Termine, die der jeweilige Flottenmanager organisieren, koordinieren und im Blick behalten muss, um eine optimale Nutzung der Flotte zu gewährleisten.

Das Image des Fuhrparkverwalter im jeweiligen Unternehmen hängt stark davon, ab wie schnell und flexibel er auf die jeweiligen Wünsche reagieren kann. Die Kommunikation mit Fahrern und Dienstleistern stellt daher einen der größten Zeitfresser im Arbeitsalltag des Fuhrparkmanagers dar.

Durch die Nutzung von E-Mails und Intranet-Plattformen lässt sich der Aufwand zwar etwas verringern, ganz ohne individuelle Betreuung wird es allerdings nicht gehen.

 

Servicecharakter durch die Definition von Service Level

Hierzu empfiehlt es sich, verschiedene Service-Level zu definieren. Wie viel Service ein „normaler“ Fahrer erhält, kann dabei von der Position im Unternehmen oder der Firmenphilosophie abgeleitet werden. Beispielsweise wäre es denkbar, dass sich Fahrer mit fest zugeordneten Fahrzeugen selbst um Wartung und Ölwechsel kümmern. In diesem Fall muss lediglich darauf geachtet werden, das alle Wartungstermine und Hauptuntersuchungen rechtzeitig durchgeführt werden, da sonst erhebliche Mehrkosten auf das Unternehmen zukommen können. Es wäre beispielsweise denkbar, dass bei einem Motorschaden die Gewährleistung des Herstellers erlischt oder, dass Ihre Leasinggesellschaft bei verspätet durchgeführten Wartungen Probleme bei der Rückgabe macht (Der optimale Zeitplan für die Leasing-Rückgabe). Bei einigen Herstellern zählt sogar ein, um wenige Tausend Kilometer zu spät durchgeführter, Ölwechsel als nicht durchgeführt.

Es empfiehlt sich also eine Übersicht über alle Fahrzeuge und Kilometerstände zu erstellen und diese regelmäßig zu aktualisieren, um Fahrer an wichtige Termine erinnern zu können. Die konkrete Planung einzelner Termine übernimmt der Fuhrparkmanager lediglich noch für die Geschäftsleitung und für Pool- und Betriebsfahrzeuge, welche nicht einem bestimmten Fahrer zugeordnet sind.

 

Terminverwaltung und Terminplanung

Allgemein ist bei der Terminvergabe darauf zu achten, die Termine, wenn möglich, in Zeiten schwächerer Auslastung zu legen. Eventuell lassen sich fällige Termine mit Ihrer Vertragswerkstatt langfristig abstimmen, um kurzfristig anfallende Kommunikationsaufwände zu vermeiden. Beispielsweise die turnusmäßigen Wechsel von Sommer- auf Winterbereifung und wieder zurück lassen sich bereits lange im Vorfeld planen. Als Grundlage kann hierfür die “O bis O”-Regel herangezogen werden: Winterreifen sollten zumindest von Anfang Oktober bis Ostern eingesetzt werden.

Es empfiehlt sich zur Terminüberwachung auf etablierte Tools zurück zugreifen: Bei kleineren Fuhrparks reicht meist eine Tabellenkalkulation oder eine Standarddatenbank aus. Bei einem größeren Fuhrpark sollte über den Einsatz einer Spezialsoftware nachgedacht werden.

 

Fazit

  • Servicecharakter: Schlanke und effiziente Prozesse sorgen für einen reibungslosen Ablauf bei Wartungs- und Reifenwechselterminen. Die Qualität in der Fahrerbetreuung und die Sicherheit von Pool- und Betriebsfahrzeugen sind von großer Bedeutung für das Ansehen des Fuhrparkverwalters im Unternehmen.
  • Terminverwaltung und Terminplanung: Das regelmäßige Erfassen von Kilometerständen ist eine Grundvoraussetzung, um alle wichtigen Wartungstermine nachhalten zu können. Zur Überwachung der einzelnen Termine wird zum Einsatz eines Softwareprogramms oder einer Standardsoftware geraten. Außerdem sollten Sie die Prozesse in Ihrer Flotte möglichst effizient gestalten und auf Leistungen wie Hol- und Bringservice oder Ersatzfahrzeuge zugreifen.
  • Wartungstermine sollten zwingend rechtzeitig durchgeführt werden, um Mehrkosten zu vermeiden.
  • Reifenwechsel: Überwachen Sie den Zustand der Bereifung bei Pool- und Betriebsfahrzeugen. Auch bei fest zugeordneten Fahrzeugen sollte Ihnen auffallen, wenn Reifen zu lange gehalten werden oder ein Wechsel auf Winterreifen übersehen wurde.

 

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Autor: Martin Welzl, Online Marketing bei Avrios

Eine Automarke gehörte zu Martins ersten drei Worten. Heute führt die Mischung aus seinem Interesse für Technik und Autos zur Leidenschaft für den Fortschritt im Automobilmarkt.

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