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20. Juli 2016 Praxiswissen

Schadenkosten im Fuhrpark senken: So geht’s

Geschrieben Von: Anna Schmitt

Nachdem wir uns in den letzten beiden Webinaren der Optimierung von vor– und nachgelagerten Prozessen im Fuhrparkmanagement gewidmet haben, handelt das aktuelle Webinar von einem alttäglichen Thema: Dem senken der Schadenkosten.

Wir freuen uns sehr, dass wir zum wiederholten Male Dr. Roland Vogt von fleetcompetence Deutschland, als Experten und Gastredner gewinnen konnten. Sein geteiltes Wissen gibt es nun auch zum Nachlesen.

Wer den Schaden hat…

Braucht für den Spott nicht sorgen. Ist der Mitarbeiter zum wiederholten Mal beim Ausparken an der Säule im Parkhaus hängen geblieben, kann er sich dem Spott in der Kantine gewiss sein. Häufig bleibt das aber die einzige Konsequenz im Schadenfall. Der Schaden wird behoben und bezahlt, danach wird er zu den Akten gelegt. Was auf den ersten Blick nach einem vernachlässigbaren Problem aussieht, summiert sich schnell auf einen unangenehmen Betrag. Diese Ausgaben muss man aus Sicht des Fuhrparkverantwortlichen nicht einfach so hinnehmen. Es gibt diverse Wege die Kosten für Schäden im Fuhrpark durch geschickte Interventionen und technische sowie organisatorische Maßnahmen um bis zu 50% zu senken. Wie das geht, erfahren Sie im folgenden Blog-Beitrag.

Der Unterschied zwischen Schaden und Riskmanagement

Grundlegend muss man im Fuhrparkmanagement betreffend Schäden in zwei Bereiche unterscheiden: Schaden- und Riskmanagement. Schadenmanagement beschreibt Aktivitäten die der Senkung bereits entstandener Kosten dient, während man über Riskmanagement-Maßnahmen das Risiko der Schadenentstehung minimiert. Die Beziehung der beiden Bereiche ist stark wechselwirksam. Durch die Analyse der Schadendaten können individuelle Maßnahmen zur Vermeidung von Schäden entwickelt werden.

Damit wären wir auch schon bei einem der Hauptpunkte eines erfolgreichen Schadenmanagements – die Dokumentation und das darauf folgende Reporting. Alle Informationen die auf eine Ursache hinweisen, müssen erfasst werden, dazu gehören neben dem Unfallhergang auch der exakte Ort und die Uhrzeit. Wenn, wie besagter Fahrer am Anfang des Beitrags, wiederholt an derselben Säule im Parkhaus einen Schaden verursacht, sollte das aus den Berichten hervorgehen, so dass das Riskmanagement entsprechende Maßnahmen ergreifen kann, doch dazu später mehr, wenn das Riskmanagement thematisiert wird. Widmen wir uns zuerst dem Schadenmanagement.

Schadenmanagement – Die unterschiedlichen Kostenarten

Zunächst sollte man die unterschiedlichen Kostengruppen im Schadenmanagement verstehen, bevor man diese optimiert. Bei Schäden und deren Management gibt es derer zwei – direkte und indirekte Kosten. Unter direkte Kosten fallen alle versicherbaren Kosten die eindeutig einem Schaden zugewiesen werden können, wie Selbstbeteiligungen, Reparaturkosten, merkantiler Minderwert etc. (Siehe Abbildung 1)

Unter indirekten Kosten versteht man im Schadenmanagement nicht versicher- und quantifizierbare Kosten. Darunter fallen Arbeitszeitverluste beteiligter Mitarbeiter, Imageschäden wenn das verunglückte Fahrzeug in den Medien erscheint, aber auch Umsatzverluste durch den Ausfall des Fahrzeugs. Die indirekten Kosten können unmittelbar nur durch die Senkung der direkten Kosten minimiert werden.

 

Abbildung 1: Direkte und Indirekte Kosten im Schadenmanagement (Quelle: Dr. Roland Vogt, fleetcompetence Deutschland GmbH)

Schadenmanagement – Der Umgang mit direkten Kosten

Im Umgang mit direkten Schadenkosten gibt es verschiedene Möglichkeiten. So agieren Beispielsweise hoch-qualifizierte externe Dienstleister auf dem Markt, deren einziges Produkt das professionelle Schadenmanagement ist. Breiter aufgestellte Fuhrpark-Dienstleister decken in der Regel auch das Thema Schäden über Ihre Services ab. Auch Leasing-Gesellschaften haben das Schadenmanagement als Einnahmequelle entdeckt und bieten in der Regel zumindest für die eigenen Fahrzeuge, teils aber auch für Fremdfahrzeuge Services an. Nicht zuletzt ist der Fuhrparkmanager je nach Flottengröße sehr tief in die Schadenthematik involviert und kann durch detaillierte Datenunterstützung und kommunikative Maßnahmen bereits signifikant Einsparungen bei den Schadenkosten erreichen.

Schadenmanagement – Externe Dienstleister

Externe Dienstleister bieten in der Regel eine Service Hotline die im Schadenfall rund um die Uhr erreichbar ist. Bei internationalem Einsatz des Fuhrparks sollte darauf geachtet werden, dass es eine internationale Assistance gibt.

Im Schadenfall geht es beim Erstkontakt mit der Hotline häufig um die Beruhigung des verunglückten Fahrers. Sofern keine Personenschäden entstanden sind und sich der Fahrer psychisch in der Lage befindet, kann an dieser Stelle auch direkt im Interviewverfahren die Unfallaufnahme beziehungsweise die Schadenprotokollierung erfolgen. So stellt man sicher, dass der Fahrer im Nachgang des Unfalls so wenig wie möglich Zeit für die Administration des Unfalls aufbringen muss. Sollte das Fahrzeug nicht mehr fahrtüchtig sein,  der Fahrer aber aus gesundheitlicher Sicht weiter fahren kann, kümmert sich die Hotline um einen Vor-Ort Service, der die Mobilität des Fahrers wiederherstellt. Dazu gehört bei entsprechender Servicequalität auch der Abtransport des beschädigten Fahrzeugs. Der Hol- und Bringservice sollte durch den Service-Partner in Kooperation mit den entsprechenden Werkstattpartnern übernommen werden. Die Qualität des Servicepartners lässt sich am besten daran messen, wie viel seiner eigentlichen Arbeitszeit der Fahrer im Nachgang zum Schaden mit administrativen Tätigkeiten verbringen muss.

Schadenmanagement – Werkstattprozesse

Muss das Fahrzeug in die Werkstatt entsteht für den Einsatz eines Ersatzfahrzeugs zwangsläufig ein weiterer Kostenpunkt. Es liegt im Interesse des fuhrparkbetreibenden Unternehmens die Leihdauer des Ersatzfahrzeugs, durch möglichst kurze Werkstatt-Standzeiten, so gering wie möglich zu halten. Ist das Fahrzeug noch verkehrstüchtig lässt sich die Standzeit minimieren, in dem ein Mitarbeiter der Werkstatt die Schäden bereits vor dem Werkstattaufenthalt aufnimmt. So lassen sich Ersatzteile vorbestellen und bei Bedarf bereits lackieren, bevor das Fahrzeug auf die Hebebühne rollt.

Neben den handwerklichen Prozessen kommt noch die Kommunikation und Verwaltung im Schadenfall hinzu. Eingeschaltete Juristen und Verwaltungsmitarbeiter lassen sich am besten daran messen, wie schnell die Prozesse mit der Versicherung und anderen Stakeholdern abgeschlossen werden.

Die Überwachung dieser Prozesse bei den Servicepartnern fällt in den Aufgabenbereich des Fuhrparkverantwortlichen. Dieser schließt auch den Prozess des eigentlichen Schadenmanagement mit einem detaillierten Gesamt-Reporting ab. Die daraus gefolgerten Schlüsse werden an das Riskmanagement übergeben.

Checkliste zur Prüfung externer Dienstleister:

  •  24/7 Service-Hotline?
  • Internationale Assistance?
  • Umfang des Servicepakets (Mobilitätsgarantie, Kommunikation mit den Werkstätten, Reporting)
  • Ausfallzeit des Fahrzeugs im Schadenfall
  • Wie viel Kernzeit muss noch investiert werden?

Riskmanagement

Der Schaden ist entstanden und die nötigen Prozesse wurden durch das Schadenmanagement abgeschlossen. Jetzt gilt es Schäden dieser Art in Zukunft zu vermeiden. Das Riskmanagement übernimmt. Dabei gibt es zwei Punkte an denen man den Hebel ansetzen kann. Technische und organisatorische Maßnahmen.

Technische Maßnahmen im Riskmanagement

Auf technischer Seite lohnt es sich Park-Distance Control Systeme, zumindest für hinten, als Standard-Ausstattung für Neufahrzeuge festzulegen. Darüber hinaus sollte man sich auch Gedanken über Assistenzssysteme wie Abstandswarner machen, wenn man eine Häufung von Auffahrunfällen beobachtet. Ebenfalls lohnt es sich auf Niederquerschnittreifen zur Reduktion von Felgenschäden zu verzichten und Gepäcknetze zu installieren, um den Innenraum vor Gegenständen zu schützen, die den Kampf gegen negative Beschleunigungskräfte verloren haben. Stellplätze auf denen es häufig zu Schäden kommt, seien es Türrempler oder regelmässige Kollisionen mit Stützsäulen, müssen auch entschärft werden.

Eine letzte technische Maßnahme ist die Einführung von Telematiksystemen, die den Fahrern direktes Feedback zu Ihren Fahrweisen geben und sie so zu einer passiveren Fahrweise erziehen.

Ausstattungscheckliste zur Schadenkostensenkung:

  • Park-Distance Control System (mindestens hinten)
  • Abstandswarner (bei Häufung von Auffahrunfällen)
  • Keine Niederquerschnittsreifen (Vermeidung von Felgenschäden)
  • Gepäcknetze
  • Eventuell Telematiksysteme

Organisatorische Maßnahmen im Riskmanagement

Auf organisatorischer Seite sind die Maßnahmen insbesondere geprägt durch Weiterbildungen, Kommunikation und Anreizsysteme. Ein effizientes Riskmanagement setzt eine klare Aufteilung der Aufgaben und Kompetenzen unter den Fuhrparkverantwortlichen voraus. Das beinhaltet die regelmäßige Weiterbildung der Mitarbeiter im Bereich Schaden und Riskmanagement, dass Sie sicher und kompetent mit allen Stakeholdern verhandeln und zusammenarbeiten können. Zu diesen Weiterbildungsmaßnahmen können auch technische Fähigkeiten im Bereich Excel gehören, sodass Reporting Aufgaben effizienter erfüllt werden und aussagefähigere Ergebnisse geliefert werden. Wahlweise kann dazu auch externe Software hinzugezogen werden.

Die Weiterbildungsmaßnahmen hören aber nicht bei den Fuhrparkverantwortlichen auf. Auch Ihre Fahrer sollten regelmäßig Fortbildungen erhalten. Das kann in Form von tatsächlichen Fahrertrainings, aber auch durch Online-Schulungen stattfinden. Wenn die Erfolge dokumentiert werden, lassen sich auch so Anreizsysteme zur Fahrverhaltensbeeinflussung erstellen, da sich ein Fahrer mit vorherigen Ergebnissen vergleichen kann.

In den Augen des Experten Dr. Roland Vogt, ist der wichtigste Punkt aber weiterhin das Gespräch mit den Fahrern selber. Hat ein Fahrer einen Schaden verursacht, muss das Gespräch gesucht werden. Dabei sollte thematisiert werden, was genau passiert ist, wie es dazu kam und wie man derartige Vorfälle in Zukunft vermeiden kann. Durch diese Gespräche können zum einen wichtige Erkenntnisse zum Vorfall selber gesammelt werden, sie kommunizieren dem Fahrer aber auch, dass das Thema Schäden und der Umgang mit dem firmeneigenen Fuhrpark ein wichtiges Thema im Unternehmen ist. Häufig wissen die Fahrer gar nicht, wie hoch die Kosten für die verursachten Schäden sind. Diese Bewusstseinsförderung führt erfahrungsgemäß zu einer geringeren Schadenquote.

Zusammenfassung organisatorische Maßnahmen:

  • Weiterbildung der Fuhrparkmanager, um sicher mit allen Stakeholdern kommunizieren zu können
  • Weiterbildung bei Fahrern (passivere Fahrweise)
  • Anreizsysteme schaffen und Fortschritte kommunizieren
  • Nachbesprechung entstandener Schäden mit betroffenen Fahrer
  • Allgemeine Bewusstseinsförderung und Sensibilisierung zum Thema Umgang mit Firmeneigentum

Die Korrelation zwischen Treibstoffverbrauch und Schäden

In der Praxis zeigt sich auch immer wieder, dass der durchschnittliche Treibstoffverbrauch stark mit der Anzahl von Schäden korreliert. Ein geringerer Treibstoffverbrauch ist meist auf eine passivere Fahrweise zurückzuführen. Das führt automatisch zu weniger Unfällen.

Um den Treibstoffverbrauch zu reduzieren gibt es unterschiedliche Ansätze, von Live-Fahrertrainings bis zu Online Schulungen ist alles möglich. Wichtig ist auch hier die langfristige Dokumentation der Verbrauchsdaten, um zu vermeiden, dass es sich um kurzfristige Ergebnisse handelt, die nach kurzer Zeit verwässern.

Fahrertrainings

Bei Fahrertrainings gibt es beispielsweise den Ansatz einen Fahrer eine bestimmte Strecke fahren zu lassen. Im Anschluss wird das Fahrverhalten zusammen mit einem Experten analysiert. Das Feedback kann der Fahrer im Anschluss unter Beweis stellen, in dem er dieselbe Strecke nochmals fährt. Das Ergebnis ist in der Regel ein geringerer Verbrauch bei einer höheren Durchschnittsgeschwindigkeit. Eine gute Kennzahl um die Fortschritte festzuhalten ist die prozentuale Veränderung des Treibstoffverbrauchs. Wichtig ist, dass auch diese Zahlen dem Fahrer kommuniziert werden um einen Anreiz zu schaffen das positive Verhalten beizubehalten.

Telematiksysteme

Das individuelle Fahrverhalten können auch Telematiksysteme direkt an den Fahrer kommunizieren. Über optische Rückkopplungen wird dem Fahrer bei zu starker Beschleunigung, starken Bremsmanövern oder zu hohen Kurvengeschwindigkeiten ein Hinweis gegeben. Wie penetrant diese Rückmeldung erfolgt ist hersteller- und einstellungsabhängig. Einige Anbieter bieten die Möglichkeit, das Fahrverhalten in Kombination mit einer Online-Schulung regelmässig auszuwerten.

Online-Schulungen

Online-Schulungen gehen auch ohne Telematikdaten. In einer monatlichen 15-Minuten Schulung werden dem Schüler unterschiedliche Verkehrs-Szenarien präsentiert und das jeweils richtige Verhalten erklärt. Bei bestandener Prüfung wird das nächste Modul freigeschaltet.

Zusammenfassung:

Das A und O im Schadenmanagement ist eine Kombination aus Dokumentation, Kommunikation und der daraus erfolgenden Prozessoptimierung. Je genauer die Dokumentation, desto einfacher ist es den individuellen Grund für zu hohe Schadenkosten im Fuhrpark zu isolieren. Denn die Gründe können vielfältig sein. Kommt es viel zu Parkschäden, können beispielsweise technische Maßnahmen die Lösung sein. Passieren die meisten Unfälle zur Mittagszeit, weil die Mitarbeiter alle außer Haus essen, könnte die Lösung darin liegen, den Koch der Kantine zu wechseln. Sind die Standzeiten von Schadenfahrzeugen zu lange, lohnt es sich über einen neuen Servicepartner nachzudenken. Die Gründe müssen aus einem präzisen Reporting hervorgehen. Anschließend kommt es darauf an die Probleme zu kommunizieren und zu thematisieren um an der Wurzel des Problems zu arbeiten.

© Dr. Roland Vogt, fleetcompetence Deutschland GmbH

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