humberger
cross
4. August 2016 Praxiswissen

Schadenkosten im Fuhrpark mit Software senken: So geht’s

Geschrieben Von: Anna Schmitt

In unserem letzten Beitrag haben wir uns intensiv den Methoden gewidmet, mit denen sich Schadenkosten im Fuhrpark senken lassen. In diesem Beitrag beschäftigen wir uns damit, wie Ihnen Avrios hilft, Ihre Schadenkosten zu senken.

Zusammenfassend kann man das Thema Schadenkosten Optimierung auf drei Kernthemen herunterbrechen. Reporting, Prozess-Optimierung und Kommunikation. Das mit Abstand wichtigste für ein kostensparendes Schadenmanagement ist aber das Reporting. Darauf bauen alle weiteren Maßnahmen auf. Je genauer das Reporting ist, desto zielgerichteter lassen sich kommunikative Maßnahmen vornehmen und auf Basis der Erkenntnisse Prozesse optimieren und Kosten senken.

Den Schadenfall erfassen

Gehen wir davon aus, dass einer Ihrer Mitarbeiter einem Fahrzeug im Stau aufgefahren ist. Nachdem Sie sich vergewissert haben, dass keine der beteiligten Parteien zu gesundheitlichem Schaden gekommen ist, beginnt der Prozess der Schadenabwicklung.

Direkt nach dem Login in Ihren Avrios Account kommen Sie auf die Flottenübersicht. Hier sieht man bereits auf einen Blick, wie viele Schaden- und Versicherungsfälle offen sind. Neue Schäden lassen sich direkt von der Startseite oder am Fahrzeug selber anlegen.

 Abb. 1: Durch einen Klick auf Schaden erfassen werden Sie von Avrios durch den Schadenerfassungsprozess geführt

Durch einen Klick auf „Schaden erfassen“ öffnet sich ein Dialogfenster. Dieses werden wir Schritt für Schritt durchgehen. Dabei werde ich Ihnen erklären, was die einzelnen Felder aussagen und warum jedes einzelne wichtig ist.

Abb. 2: Die gesamte Eingabemaske Schaden erfassen

Der Schadentyp

Zu Beginn ist es wichtig zu klären, wer was beschädigt hat.

Abb. 3: Per Klick den Schadentyp wählen

Diese Frage ist nicht nur aus versicherungstechnischen Gründen relevant. Die Handlungsempfehlungen die sich aus den Schadentypen ergeben sind grundverschieden. Beim Schadenmanagement sollte man darauf verzichten zu pauschalisieren. Deswegen muss ein Schaden immer ganzheitlich betrachtet werden. Der Schadentyp ist dabei ein erster Indikator, wo mit der Ursachensuche begonnen werden muss.

Drittpartei beschädigt Sie

Stellt man fest, dass die eigenen Fahrzeuge ständig beschädigt werden, könnten die Gründe eventuell darin liegen, dass firmeneigene Parkplätze schlecht gesichert sind (Parken auf der Straße). Teilweise können Beschädigungen durch Drittparteien verhindert werden, in dem die eigene Fahrweise defensiver gestaltet wird. Im Allgemeinen hat man aber bei Beschädigungen durch Dritte den geringsten Handlungsspielraum. Hier gilt es den Schaden- und Versicherungsfall möglichst schnell zu schließen, sodass sich die Administrationskosten gering halten.

Interne Schäden

Verursachen interne Schäden den größten Kostenblock, weist das auch häufig auf unübersichtliche Parkmöglichkeiten oder Rangierflächen hin. Diese Gefahrenstellen gilt es zu entschärfen. Je nach Vorfall können auch technische Maßnahmen wie Einparkhilfen oder der Verzicht auf Niederquerschnittsreifen interne Schäden reduzieren.

Schaden bei Drittpartei

Werden vor allem Fahrzeuge dritter beschädigt, muss die Ursache bei den eigenen Fahrern gesucht werden. Ansätze dafür könnten beispielsweise Trainings für eine defensivere Fahrweise sein. Auch hier sollten keine eiligen Schlüsse gezogen werden, aber Sie wissen dass Sie Ihre Nachforschungen bei den eigenen Fahrern  beginnen sollten.

Abnutzung

Haben Sie viele Schadenfälle die auf Abnutzung zurückzuführen sind, lohnt es sich zu prüfen, ob die Fahrzeuge für die richtige Beanspruchung ausgerüstet wurden. Offensichtlich eignet sich ein Alcantaraledersitz nicht für Baustellenfahrzeuge. Weniger offensichtlich sind Statistiken darüber, welcher Fahrzeugtyp bei individuellen Belastungen besonders lange durchhält. Schauen Sie dazu einfach in die Historisierung der eingesetzten Fahrzeuge. Hier können Sie prüfen, welche Fahrzeugmodelle sich in der Vergangenheit für welche Einsätze bewährt haben.

Fazit Schadentyp:

Der Schadentyp ist ein erster Indikator dafür, in welche Richtung die Ursachensuche gehen muss, um zukünftige Schadenfälle zu verhindern. Die Schlussfolgerungen sind von Fall zu Fall aber unterschiedlich.

Die Schuldfrage

Im nächsten Schritt wird angegeben, ob der jeweilige Schaden verhindert hätte werden können, oder ob es höhere Gewalt war.

 
Abb. 4: Wer trägt die Schuld?

Vermeidbarer Schaden

Hätte der Fahrer den Unfall verhindern können, ist eine Nachbesprechung des Unfalls aus Sicht der zukünftigen Unfallvermeidung unerlässlich. Dabei gilt es zu klären, wie und warum es zum Unfall gekommen ist und wie sich das prinzipiell verhindern lässt.

TIPP: Die Schaden Nachbesprechung hat auch einen psychologischen Nebeneffekt. Sie kommunizieren damit, dass Unfälle nicht einfach toleriert werden, sondern dass mit dem Firmeneigentum vernünftig umgegangen werden soll.

Höhere Gewalt

Bei höherer Gewalt bleibt einem nur die Überlegung, ob man sich gegen diese höhere Gewalt versichern sollte, beziehungsweise andere Maßnahmen ergreifen muss. Ein Beispiel für höhere Gewalt wären Hagelschäden, die Lösung wäre eine überdachte Parkfläche. Durch die Kostenübersicht, lässt sich der Mehrwert einer solchen Investition schnell errechnen.

Fazit Schuldfrage:

Hätte der Fahrer den Unfall verhindern können, sollte immer ein Nachbesprechung stattfinden, um das Bewusstsein für Schäden zu schärfen. Bei höherer Gewalt sollten Sie bei Häufung einer Ursache nachrechnen, ob sich eine spezifische Versicherung lohnt.

Die Fakten

Im nächsten Schritt werden weitere Fakten zum Unfall aufgenommen, dazu gehören Uhrzeit, Datum, Fahrer und Fahrzeug.

Abb. 5: Wählen Sie das Fahrzeug aus Ihrem Fuhrpark aus, das betroffen ist

Das Fahrzeug

Sind an einem Fahrzeug oder einem Fahrzeugmodell besonders häufig Schäden zu beobachten kann das ein weiterer Indikator für die Schadenursache sein. Handelt es sich vornehmlich um Parkschäden, ist das Fahrzeug vermutlich sehr unübersichtlich und sollte im Einkauf je nach finaler Kostenrechnung nicht mehr beachtet werden, oder es sollte über die standardmäßige Einführung von Assistenzsystemen nachgedacht werden.

Der Fahrer

Erzeugt ein Fahrer besonders viele Schäden, muss klarer kommuniziert und auf Ursachensuche gegangen werden. Häufige Parkunfälle zur Dämmerungszeit könnten beispielsweise auf eine bisher nicht aufgefallene Sehschwäche hinweisen. Mutwilligkeit ist sehr selten der Grund. Individuelle Fahrertrainings können auch hier eine Lösung sein, wenn die Häufung der Unfälle auf eine unzureichende Ausbildung des Fahrers zurückzuführen ist.

Die Uhrzeit

Auch Häufungen um eine gewisse Uhrzeit herum können Hinweise auf ein zugrunde liegendes Problem sein. Liegen die Unfallzeiten beispielsweise vornehmlich in der Mittagspause, lohnt sich eventuell ein neuer Kantinenbetreiber, sodass die Mitarbeiter nicht auf externe Optionen ausweichen.

Das Datum

Über das Datum lassen sich saisonale Faktoren ablesen. Beobachten Sie viele Unfälle in den Wintermonaten wäre ein Einsatz die Prüfung ob beim Reifenlieferanten am falschen Ende gespart wird. Auch über spezielle Fahrsicherheitstrainings kann die saisonale Schadenquote gesenkt werden.

Fazit Details:

Sprichwörtlich sagt man: Der Teufel steckt im Detail. So ist es auch beim Schadenmanagement. Je mehr Informationen Sie erfassen, dest eher finden Sie Wege, wie sich Unfälle in Zukunft verhindern lassen. Avrios fragt alle wichtigen Informationen ab und bereitet diese für Sie auf. Bei Häufungen gewisser Faktoren können Thesen aufgestellt werden, die Sie falsifizieren können. Die genannten Beispiele sollten nur als Inspiration gelten.

Die Schadenbeschreibung

Jetzt sind Sie gefragt. In dem Freitext-Feld sollten Sie den Unfall so genau wie möglich beschreiben. Alle Faktoren die zu dem Unfall geführt haben könnten, sollten hier hinterlegt werden.

Abb. 6: Seien Sie so genau wie möglich in der Schadenbeschreibung. Details werden häufig nach einiger Zeit vergessen.

Bei dem hier beschriebenen Unfallhergang können mehrere Bedingungen eine Rolle gespielt haben. Eingeschränkte Sicht durch starken Regen, die Erschöpfung nach dem Termin, das Stauende lag hinter einer Kurve. Eine Option Unfälle dieser Art in Zukunft mit hoher Wahrscheinlichkeit zu verhindern wäre ein Abstands-Assistenz System. Das muss aber nicht die finale Lösung sein.

Weitere Details können auch hier wieder nur aus dem persönlichen Gespräch entnommen werden. Kommt es häufig nach ganztags Terminen zu Unfällen, kann beispielsweise auch eine Bahnfahrt, ein Flug oder eine Übernachtung im Hotel langfristig günstiger sein und vor allem die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter erhöhen.

 Fazit Schadenbeschreibung:

– Erfassen Sie in der Schadenbeschreibung alle Details die Ihnen auffallen.

– Wiederkehrende Details können Ihnen dabei helfen bei späteren Analysen das eigentliche Problem auszumachen

Beschädigt Teile

Nachdem Avrios weiß um welches Fahrzeug es sich handelt, bietet die Software Ihnen die Möglichkeit mit wenigen Klicks die beschädigten Teile zu markieren. So haben Sie alles schnell visualisiert und wissen sofort um welche Schäden es sich handelt.

 Abb. 7: Wählen Sie einfach die per Klick die beschädigten Fahrzeugteile aus

Drittpartei & Dokumentenmanagement

Die Dokumentation der Schadendetails und des Unfallhergangs ist im Schadenmanagement nur die halbe Miete. Häufig laufen meherer Schaden- und Versicherungsfälle gleichzeitig und über einen längeren Zeitraum. Um hier nicht den Überblick zu verlieren haben Sie bei Avrios eine zentrale Schadenakte pro Schadenfall. Im weiteren Verlauf der Schadenabwicklung füllt sich diese Akte erfahrungsgemäß. Fallnummern und Details zur Drittpartei, Bilder der Schäden, Gutachten, Unfallskizzen, Schadenprotokolle und viele weitere Unterlagen lassen sich direkt und übersichtlich per Drag & Drop in dieser Akte ablegen.

Widmen Sie sich nach einiger Zeit wieder dem konkreten Schadenfall haben Sie alle Dokumente und Informationen auf einen Klick parat. Sie müssen sich also nicht erst wieder umständlich in den Fall einarbeiten. Fragt Ihre Versicherung Sie beispielsweise nach der Fallnummer der Drittpartei oder nach Beweisfotos sind diese Informationen jeweils nur einen Klick entfernt. Alle Dokumente lassen sich jederzeit problemlos herunterladen um Sie an die zuständige Stelle weiterzuleiten. Langwieriges Suchen gehört damit der Vergangenheit an.

TIPP: Arbeiten Sie über mehrere Abteilungen hinweg? Da Avrios Cloud-Software ist, können Sie beliebig viele Zugänge vergeben.

Abb. 8: Finden Sie alle relevanten Informationen & Dokumente in der zentralen Schadenakte

Versicherunginformationen & Kosten

Das Thema Versicherung wurde bereits mehrfach kurz angeschnitten. Da die Abwicklung des Schadens ein zentrales Element des Schadenmanagemts ist, haben Versicherungskosten und Schäden einen eigenen Abschnitt innerhalb der Schadenakte. Alle Informationen und Dokumente zur Versicherung und den Kosten laufen an diesem Punkt zusammen. Sobald es zu einer Rückzahlung der die Versicherung kommt lässt sich diese ohne Aufwand erfassen. Hängen Sie zugehörige Dokumente einfach wieder an den Versicherungsfall an, um jederzeit darauf zugreifen zu können.

Sobald eine Reparaturrechnung hochgeladen wurde, digitalisiert Avrios die Rechnung und weist sie dem Schaden zu.

Ohne Ihr zutun verrechnet Avrios die entstandenen Kosten mit den Versicherungsrückzahlungen (sofern der Schaden gemeldet wurde) um die Ihnen entstandenen Schadenkosten zu berechnen. Sind alle Rückzahlungen erfasst, schließt Avrios diesen Versicherungsfall automatisch. Er verschwindet in diesem Moment auch aus der Flottenübersicht. (Ihre Startseite in Avrios)

 

   Abb. 9: Behalten Sie stets den Überblick über die Status Ihrer Versicherungsfälle

Ist Ihr Fahrzeug wieder betriebsbereit und alle offenen Punkte sind geklärt, können Sie den Schadenfall schließen. Er wird Ihnen nicht mehr als offener Punkt angezeigt, Sie können aber bei Bedarf jederzeit darauf zurückgreifen.

Fazit Schadenakte:

– Alle Informationen an einem Ort

– Keine Dokumentensuche mehr

– Intuitive Bedienung durch geführte Dialogfenster

– Der Status des Schaden- und Versicherungsfall ist zu jederzeit nachvollziehbar

– Automatische Berechnung effektiver Schadenkosten inklusive Versicherungsrückzahlungen

– Prozesseffizienz durch Transparenz

Risikomanagement mit Avrios

Ist der eigentliche Schaden abgeschlossen, beginnt die Arbeit des Risikomanagements.

Zur  Erinnerung:  Risikomanagement im Fuhrpark dient dazu, Schäden in Zukunft zu verhindern. Dazu benötigt es, wie bereits mehrfach betont eine klare, aussagefähige Datenlage, auf deren Basis Schlussfolgerungen möglich sind. Hier liegen auch die größten Einsparpotentiale wenn Sie Ihre Schadenkosten senken möchten.

Um Sie auch im Risikomanagement bestmöglichst zu unterstützen nutzen wir unsere Erfahrung aus den knapp 190 Fuhrparks, die bereits mit Avrios verwaltet werden. Die wichtigsten Analysen für das Risikomanagement sind direkt in Avrios eingebaut.

Schadenübersicht

Die Schadenübersicht erlaubt es Ihnen Ihre Schäden mit einem Klick nach Fahrer, Schadenart und Fahrzeug zu segmentieren. So sehen Sie auf einen Blick an welcher Stelle Handlungsbedarf besteht und mit welchem Fahrer Sie das Gespräch suchen sollten.

TIPP: Erfahrungsgemäß verursacht ein kleiner Teil der Fahrer einen großen Teil der Schäden. Sie sehen welche Ihrer Fahrer für Schäden verantwortlich sind und können so kommunikative Maßnahmen sowie Fahrertrainings individuell steuern. 

 

Abb. 10: Die Software konsolidert die wichtigsten Daten für Sie

Abb. 11: Die Schadenübersicht listet Ihnen alle Schadenfälle eines bestimmten Zeitraums inklusive der wichtigsten Informationen

Darüberhinaus verschafft die Schadenübersicht Ihnen Transparenz über die Kosten Ihrer Schäden. Sie wissen zu jeder Zeit was Ihre Schäden in einem bestimmten Zeitraum gekostet haben und können auf Faktenbasis entscheiden, ob sich eine Optimierung dieser Kosten überhaupt lohnt. Über diese Aufstellung sehen Sie auch welche Schäden der Versicherung gemeldet wurden und wieviel der Kosten diese übernommen hat.

Abb 12: Sehen Sie auf einen Blick, welche Schadenfälle Sie an Ihre Versicherung gemeldet haben.

Das stärkt Ihre Verhandlungsposition, wenn Versicherungen Ihnen eine Prämienerhöhung aufzwingen wollen. Mit Avrios haben Sie alle Fakten Schwarz auf Weiß und können beurteilen, ob das Vorgehen der Versicherung gerechtfertig ist. Aus der Schadenübersicht geht auch hervor ob einzelne Fahrzeuge, wie beispielsweise Poolfahrzeuge, unabhängig vom Fahrer anfälliger für Schäden sind. In diesem Fall handelt es sich nicht mehr um individuelle Kommunikationsmaßnahmen. Hier gilt es die Richtlinien für die Nutzung der Poolfahrzeuge zu überdenken.

Fazit: 

Die Schadenübersicht liefert Ihnen:

– Betrachtung der Schäden aus unterschiedlichen Perspektiven

– Transparenz über Ihre Schadenkosten

– Faktenbasis für Verhandlungen mit Versicherungen

– Faktenbasis zur Entscheidung ob eine Schadenkosten Optimierung nötig ist

– Messbare Resultate Ihrer Initiativen der Schadenkostensenkung

Fahrer Schadenreport

Ist in der Schadenanalyse aufgefallen, dass ein Fahrer besonders viele Schäden verursacht hat, spielt der Fahrer Schadenreport seine Stärken aus. Dieser Report bietet den höchsten Detaillierungsgrad. Für einen Fahrer lassen sich für bestimmte Zeiträume alle Schäden anzeigen. Auf einen Blick sehen Sie beispielsweise wie viele vermeidbare Schäden ein Fahrer zu welchen Kosten verursacht hat. Zusätzlich wird Ihnen der genaue Unfallhergang angezeigt. Beim Querlesen der Berichte fallen häufig Gemeinsamkeiten der Unfallhergänge auf, die sich in Zukunft vermeiden lassen. So können Sie schnell herausfinden, ob ein persönliches Gespräch mit diesem Fahrer Sinn macht und welche Themen Sie zwangsläufig ansprechen sollten. Häufig reicht es schon den Fahrer Schadenreport mit der betroffenen Person persönlich durchzugehen. Die Erfahrung zeigt: Wenn der Fahrer sieht, wieviele Schäden und damit verbundene Kosten er verursacht, sinkt seine Schadenquote im Anschluss daran signifikant. Dabei geht es nicht darum einem Fahrer Mutwillig zu unterstellen, häufig sind sich die Betroffenen Ihrer Schadenfälle schlicht nicht bewusst.

 Abb. 14: Verstehen Sie die Schäden einzlner Fahrer besser mit dem Fahrer Schadenreport

Fazit Fahrer Schadenreport

Der Fahrer Schadenreport hilft Ihnen

– das Schadenverhalten einzelner Fahrer besser zu verstehen (Bsp. Ein Fahrer produziert viele vermeidbare Kleinschäden)

– bessere und zielgerichtetere Schadennachbesprechungen mit Ihren Fahrern zu führen

– Allgemeine Förderung von Kommunikationstransparenz

Gesamtfazit:

Schaden- und Riskmanager müssen Detektivarbeit betreiben. Aus einer Anzahl von Hinweisen wird ein Verdacht ermittelt, den es zu beweisen gilt. Je besser die Datengrundlage dabei ist, desto einfacher lassen sich entsprechende Handlungsempfehlungen ableiten. Avrios hilft Ihnen durch geführte Abfragen die wichtigsten Informationen zu sammeln, zu pflegen und den Überblick zu behalten. Durch die zentrale Dokumentensammlung wird auch keine Zeit für die Dokumentensuche vergeudet. Diese Kombination aus Zeitgewinn und umfassender Datenlage hilft Schadenfälle schneller abzuschließen und besser aufzuarbeiten. Durch wenige Klicks können Reports erstellt werden, aus denen Hinweise auf das zu Grunde liegende Problem abzuleiten ist.

Testen Sie Avrios noch heute.

Testen Sie Avrios noch heute.

DEMO ANFORDERN
Jetzt mehr erfahren

Avrios-Fuhrparknewsletter abonnieren

Erhalten Sie Fuhrparktipps und Updates von Avrios direkt in Ihre Inbox.