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Herausforderungen von Firmenwagen als Motivationsinstrument

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Unternehmen setzen Firmenwagen vermehrt ein, um ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern sowie um ihre Mitarbeiter zu binden und zu motivieren. Denn ein privat genutzter Firmenwagen ist für viele Mitarbeiter eine große Erleichterung für ihr Privatleben und gilt nach wie vor oft als wichtiges Statussymbol. Den Fuhrparkverantwortlichen stellt der Einsatz von Firmenwagen als Motivationsinstrument jedoch vor einige Herausforderungen. Um welche Herausforderungen es sich dabei handelt und wie Sie diese am besten lösen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Problemstellungen im Fuhrparkmanagement

Für das Fuhrparkmanagement entstehen durch den Einsatz von Firmenwagen als Motivationsinstrument sowohl steuerliche als auch verwaltungstechnische Herausforderungen. Um diese Probleme zu beheben, nutzen Firmen eine Car-Policy (auf Deutsch: Dienstwagenverordnung). Folgend erläutern wir zunächst die beiden Problemstellungen und sodann wie man eine Car-Policy gestaltet.

Steuerliche Problemstellungen

Steuerlichen Problemstellungen entstehen, wenn Mitarbeiter ihren Firmenwagen nicht nur beruflich, sondern auch privat nutzen können. Denn unter lohnsteuerlichen Aspekten stellt die private Nutzung eines Firmenwagens – wie der Barlohn – einen geldwerten Vorteil und somit eine Einkunftsquelle dar. Folglich unterliegt die private Nutzung eines Firmenwagens dem Lohnsteuerabzug. Weiter müssen Sozialversicherungsbeiträge geleistet werden.

Für die korrekte Abrechnung und Abführung der aus der privaten Nutzung eines Firmenwagens entstehenden Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge ist der Arbeitgeber verantwortlich. Erfolgt diese Versteuerung inkorrekt oder überhaupt nicht, haftet der Arbeitgeber. Es gibt zwei Methoden, um die private Nutzung eines Firmenwagens zu versteuern: die 1-Prozent-Regelung und die Führung eines Fahrtenbuchs.

Bei der 1-Prozent-Regel basiert die Berechnung des zu versteuernden geldwerten Vorteils auf dem Bruttolistenpreis des Firmenwagens. Dabei wird für Privatnutzung des Firmenwagens pro Kalendermonat 1 Prozent des Bruttolistenpreises angesetzt. Wird ein Firmenwagen mit einem Bruttolistenpreis von € 50.000 während des ganzen Kalenderjahres privat genutzt, entspricht der geldwerte Vorteil einem Betrag von € 6.000 (€ 50.000 × 12 × 1 %).

Wird hingegen ein Fahrtenbuch geführt, berechnet sich der geldwerte Vorteil aus Privatnutzung anteilmäßig an den exakten, tatsächlichen Fahrzeugkosten (inkl. Abschreibung). Hier ein Beispiel: Mit einem Firmenwagen wurden in einem Jahr insgesamt 27.000 Kilometer gefahren, davon waren 9.000 Kilometer privat. Die gesamten Fahrzeugaufwendungen betrugen € 6.750. Somit ergeben sich pro Kilometer Kosten von € 0.25 (€ 6.750 : 27.000 Kilometer). Der entstandene geldwerte Vorteil entspricht demnach einem Betrag von € 2.250 (€ 0.25 × 9.000 Kilometer).

Vertiefte Informationen zu diesen beiden Methoden finden Sie in folgendem Beitrag von Finanztip und folgendem Beitrag von Wiwo.

Verwaltungstechnische Problemstellungen

Verwaltungstechnische Probleme sind insbesondere auf zwei Faktoren zurückzuführen – verdeckte Prozesskosten und unerwünschte Emotionen.

Verdeckte Prozesskosten entstehen, weil Mitarbeiter ihren Firmenwagen meist während der Arbeitszeit konfigurieren. Die Arbeitszeit, welche für die Fahrzeugkonfiguration eingesetzt wird, beläuft sich im Schnitt auf rund 40 Stunden (inkl. Abstimmung mit Kollegen sowie Konsultationen diverser Autohäuser). Geht man pro Stunde von € 45 an internen Kosten aus, summieren sich diese versteckten Prozesskosten auf € 1.800 pro Fahrzeug. Bei einem Fuhrpark mit 100 Fahrzeugen entspricht dies einem jährlichen Betrag von € 54.000 (üblicherweise werden jährlich rund 1/3 der Fahrzeuge eines Firmenfuhrparks ersetzt). Diese verdeckten Prozesskosten entstehen normalerweise nicht bei Firmenwagen, die nur zu beruflichen Zwecken genutzt werden dürfen. Wieso ist dem so? Bei einer rein beruflichen Nutzung eines Firmenwagens dient dieser grundsätzlich nicht als Motivationsinstrument, sondern als Asset zur Aufgabenabwicklung. In den meisten Fällen können die Mitarbeiter deshalb den Firmenwagen nicht selber konfigurieren. Folglich entstehen die verdeckten Prozesskosten erst gar nicht.

Firmenwagen bilden als Statussymbole nicht nur die Hierarchie innerhalb des Unternehmens ab, sondern unterliegen ebenfalls einem emotionalen Faktor. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter versuchen, das optimale Fahrzeug für sich zu bekommen. Dies führt nicht selten zu Diskussionen und Debatten. Bei durchsetzungsstarken Mitarbeitern schnellen die anfallenden Kosten deshalb gerne in die Höhe. Weniger durchsetzungsstarke Mitarbeiter haben im Vergleich zu ihren Kollegen auf selber Hierarchiestufe Firmenwagen tieferer Klasse, was wiederum zu Neid führt. Der Effekt ist oftmals eine Mitarbeiter-Demotivation statt der gewünschten Motivation.

Car-Policy als Hilfsinstrument

Eine Car-Policy schafft mitunter Abhilfe für die soeben besprochenen steuerlichen als auch verwaltungstechnischen Herausforderungen. Eine Car-Policy lässt sich als Regelkatalog verstehen. Unter anderem wird darin festgelegt, welche Mitarbeiter ein Anrecht auf einen Firmenwagen haben, und welche Kriterien bei der Fahrzeugauswahl zu beachten sind (pro Hierarchiestufe). Weiter wird der Bestellungs- und Rückgabeprozess geregelt sowie auf die angewandte Versteuerungsmethode hingewiesen.

Somit schafft eine Car-Policy Transparenz für alle Dienstwagenberechtigten unter Beibehaltung des Motivationsfaktors, eines verkürzten Konfigurationsprozesses sowie Planungssicherheit bezüglich der Kostensituation. Weiter entfallen Diskussionen, Debatten und Neidereien. Bereits die Hälfte der Unternehmen mit einer kleinen Flotte nutzen diese Vorteile einer Car-Policy. Von den Unternehmen mit einer großen Flotte sind es sogar zwischen 80 % bis 100 %.

Vertiefte Infos zur Car-Policy finden Sie in folgendem Beitrag von HDIEine Mustervorlage einer Car-Policy bietet folgender Beitrag der Website Flotte.

Der Dienstwagen-Überlassungsvertrag

Ergänzend zur allgemeingültigen Car-Policy wird bei der Überlassung eines Dienstwagens üblicherweise ein Vertrag zwischen Mitarbeiter und Unternehmen abgeschlossen. Dieser regelt die wichtigsten Aspekte der Fahrzeugnutzung, wie die Pflicht zur Fahrzeugprüfung durch den Mitarbeiter gemäß den Halterpflichten, regelmäßige Reinigung etc. Üblicherweise wird pro Mitarbeiter mit Firmenwagen ein Dienstwagen-Überlassungsvertrag abgeschlossen, der sich aus der Car-Policy ableitet. Informationen zu Dienstwagen-Überlassungsverträgen finden Sie in folgendem Beitrag der Website Firmenauto. Eine Vorlage für einen solchen Vertrag gibt es von ETL-Rechtsanwälten unter folgendem Link zum Download.


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