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So bereiten Sie dem Problem Mehrkilometer ein Ende

Am Ende der Leasingdauer folgt oft die unschöne Überraschung: Die vertraglich vereinbarte maximale Laufleistung wurde überschritten und nun soll geblecht werden. Eine Überraschung, die einem meist teuer zu stehen kommt. In diesem Beitrag beschäftigen wir uns deshalb mit dem Problem von Mehr- und Minderkilometern, deren Kosten und wie Sie dieses Problem lösen können.


Hintergrundinformationen: Beim Kilometerleasing wird am Ende der Vertragslaufzeit eine Kilometerabrechnung erstellt. In dieser Kilometerabrechnung wird die Differenz zwischen der tatsächlichen Kilometerleistung und der vertraglich vereinbarten Laufleistung berechnet. Überschreitet die tatsächliche Kilometerleistung die vertraglich vereinbarte Laufleistung, wird diese Differenz als Mehrkilometer bezeichnet. Wenn die tatsächliche Kilometerleistung die vertraglich vereinbarte Laufleistung unterschreitet, wird von Minderkilometer gesprochen. Mehrkilometern werden dem Leasingnehmer in Rechnung gestellt. Minderkilometer werden dem Leasingnehmer erstattet. Grundlage für diese Berechnungen ist ein vorher vertraglich festgelegter Betrag pro Kilometer.


Problem: Unvorhersehbarkeit der effektiven Laufleistung

Problematisch ist, dass die effektive Laufleistung im Vorhinein nicht genau planbar ist, und eine Überschreitung je nach Höhe (üblicherweise ab 2.500 Mehrkilometern) teuer werden kann. Oft kosten Mehrkilometer das doppelte der regulär gefahrenen Kilometer. Minderkilometer werden meist nicht vollständig, sondern nur bis zu einem gewissen Ausmaß und zu einem niedrigeren Betrag als regulär gefahrene Kilometer erstattet. Üblich sind Verträge mit Erstattung von 2.500 bis zu 10.000 Minderkilometern.


Hier ein Beispiel: Es wurde eine vertragliche Gesamtfahrleistung von 100.000 Kilometern vereinbart. Mehrkilometer werden mit einem Betrag von € 0.15 und Minderkilometer mit einem Betrag von pro € 0.11 Kilometer abgerechnet. Die Erstattung von Minderkilometer beschränkt sich auf 10 % der Gesamtfahrleistung– somit maximal 10.000 Minderkilometer. Bei einer Mehrkilometer-Leistung von 11.500 Kilometer muss ein Betrag von € 1.725 nachgezahlt werden. Bei einer Minderkilometer- Leistung von 11.500 Kilometer wird jedoch lediglich ein Betrag von € 1.100 zurückerstattet. 


Als Fuhrparkbetreiber ergeben sich aus den Mehrkilometern zwei grundsätzliche Probleme. Das erste Problem ist, dass man ohne entsprechende Daten nur schwer vorausplanen kann, welcher Fahrer wie viele Kilometer benötigt. Das Resultat ist üblicherweise, dass man beim Abschluss eines Leasingvertrags sehr viele Kilometer mehr einplant, als effektiv benötigt werden. Damit verschenken viele Fuhrparks viel Geld. Zwar werden Minderkilometer vergütet, doch bei genauer Kalkulation erkennt man schnell, dass die Vergütung von Minderkilometern in den seltensten Fällen der für diese Kilometer bereits getätigten Zahlung entspricht. Das zweite Problem ist, dass man oft nur schwer unter Kontrolle hat, welches Fahrzeug wie weit gefahren ist.

Wie kann man diesem Problem entgegenwirken?

Üblicherweise vereinbart man bei Vertragsabschluss Freigrenzen. Einer Über- beziehungsweise Unterschreitung der Laufleistung innerhalb dieser Freigrenzen wird vom Leasinggeber nicht in Rechnung gestellt beziehungsweise nicht erstattet. Wenn man Gefahr läuft, dass ein Leasingfahrzeug die Grenze der Freikilometer erreicht, besteht die Möglichkeit, das Fahrzeug frühzeitig zurückzugeben oder den Vertrag nachzuverhandeln. Da die Bedingungen von Nachverhandlungen normalerweise sehr unattraktiv sind, erfolgt häufig eine frühzeitige Rückgabe oder die Bezahlung von Mehrkilometern. Um das Problem von Mehrkilometern wirklich in den Griff zu bekommen, gibt es deshalb grundsätzlich nur einen Weg. Man muss die gefahrenen Kilometer der einzelnen Fahrzeuge regelmäßig erfassen, überwachen und vor Abschluss eines Neu-Vertrages genau analysieren.

Viele Unternehmen setzen zu diesem Zweck auf die regelmäßige Abfrage der jeweiligen Kilometerstände durch Fahrer oder Telematiksysteme. Diese Kilometerstände werden anschließend in Excel-Tabellen gepflegt.

Eine empfehlenswerte Alternative zu Excel bietet eine professionelle Software. Denn in der Praxis haben sich Excel-Lösungen bisher wenig bewährt. Die manuelle Kontrolle von Mehrkilometern und Pflege in Excel birgt zwei Probleme. Erstens führt sie zu einem hohen Verwaltungsaufwand. Kilometerstände müssen ausgelesen werden und mit den Angaben aus den Leasingverträgen verglichen werden. Aufgrund des hohen Aufwandes werden die Kilometerstände nur alle paar Wochen überprüft und es ist oft bereits zu spät, um Maßnahmen zu ergreifen. Das zweite Problem ist, dass üblicherweise erst reagiert wird, wenn Laufleistung bereits zu hoch ist. Für eine frühzeitige Problemerkennung sollte anhand des bisherigen Fahrverhaltens des jeweiligen Fahrers die voraussichtliche Laufleistung zum Ende des Leasingvertrags prognostiziert werden.

Somit kommt man beim Management von Mehrkilometern eigentlich nicht um den Einsatz einer professionellen Software herum. Nutzen Sie Avrios, werden Kilometerstände regelmäßig automatisch abgefragt. Läuft ein Leasingvertrag aus oder läuft man Gefahr, die maximale Anzahl Freikilometer zu erreichen, warnt Avrios automatisch Fahrer und Fuhrparkverantwortliche. Wird ein neuer Leasingvertrag benötigt, hat man über einen Klick eine Übersicht zur Hand, wie viele Kilometer der Fahrer oder die Berufsgruppe des jeweiligen Fahrers (zum Beispiel Außendienst oder Service-Fahrzeug) tatsächlich benötigt. Erfahrungsgemäß spart diese Funktion mehrere hundert Euro pro Leasingfahrzeug im Fuhrpark.

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