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Kapitel 3: Kosten in der Fahrzeugbeschaffung senken

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Dieser Beitrag ist das dritte Kapitel des 63 Seiten und zehn Kapitel umfassenden E-Books: Praxishandbuch Kostenmanagement im Fuhrpark. Unter folgendem Link, können Sie das Kapitel als PDF herunterladen.


Nachdem nun die Grundlagen zu Hersteller- und Händlerrabatten bekannt sind, beschäftigen wir uns in diesem Kapitel damit, wie sie diese Rabatte erhalten, dem Beschaffungsprozess. Dafür erklären wir zunächst die einzelnen Schritte der professionellen Beschaffung und stellen Ihnen die dafür notwendigen Vorlagen zur Verfügung. Anschließend erläutern wir Ihnen, worauf Sie bei der Entscheidung zwischen einer Single-Sourcing und einer Multi-Sourcing Strategie in der Beschaffung achten sollten.

3.1 Kosten durch professionelle Beschaffungsprozesse senken

Die Beschaffung unterteilen wir in drei Schritte:

1) Die Bedarfsanalyse - Möchte man mit Key-Accounts oder Händlern (oder ggf. Leasinggeber) verhandeln, so benötigen diese eine Zusammenstellung ihres Fahrzeugbedarfs. Falls Sie mit mehreren Marken verhandeln, teilt man üblicherweise den Bedarf in unterschiedliche Segmente ein. Für die Bedarfsanalyse können Sie Ihre Fuhrparkdatenbank verwenden. In folgender Infobox erläutern wir die Bedarfsanalyse am Beispiel von Avrios.


Fahrzeugbedarfsanalyse mit Avrios: Wir empfehlen Ihnen für die Bedarfsanalyse eine Software einzusetzen. Dies ermöglicht es Ihnen, die Bedarfsanalyse anschliessend relativ schnell durchzuführen. Folgend zeigen wir Ihnen das entsprechende Vorgehen am Beispiel von Avrios.

Verhandeln Sie Rahmenverträge, benötigen Sie üblicherweise den gesamten Fahrzeugbestand unterteilt in Segmente. Diese Zahlen erhalten Sie ganz einfach durch die entsprechenden Filter in der Fahrzeugübersicht.

filter in fahrzeuguebersicht

Abbildung 1: Filter in der Fahrzeugübersicht

Wenn Sie Ihren Bedarf ermitteln, geben Sie normalerweis auch bereits bekannt, welche Fahrzeuge des jeweiligen Herstellers für das jeweilige Segment in Frage kommen. Statt nach Einkaufspreisen oder Leasingraten empfehlen wir die Auswahl nach den "Total-Cost-of-Ownership" einzuschränken. Diese werden in Avrios für jeden Fahrzeugtyp berechnet.

Bei jährlichen Nachverhandlungen müssen Sie den Bedarf im nächsten Jahr kennen. Dafür können Sie den Ausmusterungsbericht nutzen. Dieser kann beispielsweise anzeigen, bei welchen Fahrzeugen das Leasing ausläuft.

ausmusterungsbericht

Abbildung 2: Ausmusterungsbericht


Neben Menge und Fahrzeugtyp gilt es für die Beschaffung üblicherweise auch die Rahmenbedingungen der Fahrzeugausstattung zu verhandeln. Entsprechende Merkmale finden Sie in der Car-Policy. Sie folgende Vorlage verwenden, falls Sie noch eine Car-Policy benötigen. Wir empfehlen deren Einsatz für jedes Unternehmen. Sie ist nicht nur Grundlage für eine strukturierte Beschaffung, sondern bringt auch Transparenz in den Vergabeprozess von Dienstwagen und verhindert so unnötige Diskussionen.


Tipp Mobilitäts- statt Car-Policy: Sollten Sie eine Car-Policy erstellen, empfehlen wir Ihnen, sich neben der Car-Policy zugleich auch eine Mobility-Policy zu erarbeiten, welche Regeln für sämtliche Transportmöglichkeiten enthält. Die Welt ist im Wandel und neue Transportkonzepte, wie Shared-Mobility oder eine Mischung von öffentlichem Verkehr mit Leihwagen, gewinnen zunehmend an Bedeutung.

Bei Avrios beobachten wir diesen Trend zur Nutzung neuer Mobilitätslösungen bei vielen Kunden. Das Problem dabei ist, dass deren operative Verwaltung eine große Herausforderung für die Fuhrparkverwalter darstellt. Dieses Problem zu lösen, war einer unserer Gründe, warum wir mit Avrios eine Online-Plattform statt einer Software anbieten. So können wir schnell auf entsprechende Trends reagieren, die Daten dieser Dienstleistungen zur automatischen Aufbereitung in Avrios einbinden und unserem Ziel gerecht werden, die Mobilitätsverwaltung für Unternehmen einfach zu machen.


2) Die Ausschreibung bzw. Kontaktaufnahmen mit Händlern. Kleine Fuhrparks gehen für die Beschaffung meistens direkt auf Leasinggeber oder Fahrzeughändler zu. Große Fuhrparks schreiben Ihren Fuhrpark aus. Wir empfehlen relativ schnell zu Ausschreibung zu wechseln. Bei der Ausschreibung definiert man alle wichtigen Vertragskomponenten wie Modelle oder Einbauten nach Werk (z.B. „Komfortextras“: Netze, Navigationssysteme etc.). Die Ausschreibung basiert auf der Bedarfsanalyse und der Car-Policy. Für mehr Informationen zur Ausschreibung empfehlen wir Ihnen die Anleitung (inkl. praktischer Vorlagen) vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. Diese können Sie ggf. um das Excel-Template des VMF ergänzen.

3) Die Evaluation einzelner Angebote und anschließende Vertragsverhandlungen. Wir sehen oft, dass Angebote auf Basis der Finanzrate des Leasinggebers bzw. der Nettofahrzeugpreise evaluiert werden. Wie auch andere Experten der Fuhrparkbranche empfehlen wir, Fahrzeugkosten auf Basis der „Total-Cost-of-Ownership (TCO)“ zu evaluieren. TCO enthalten neben den Anschaffungskosten auch die Folgekosten. Beim Fahrzeug sind dies beispielsweise Kosten für Wartung oder Treibstoff. Als Näherungswerte für die TCO können Sie die Berechnungen von Fahrzeugmagazinen oder Schwacke verwenden. Avrios-Kunden finden die Angaben über wenige Klicks im TCO-Report.

Das Resultat des Beschaffungsprozesses sind Rahmenverträge mit einem oder mehreren Herstellern. Obwohl man stets mit mehreren Herstellern verhandeln sollte, stellt sich häufig die Frage, ob man anschließend alle Fahrzeuge von einem oder aber von mehreren Herstellern bezieht. Es muss also zwischen einer Single- und einer Multi-Sourcing Strategie entschieden werden.

3.2 Single- vs. Multi-Sourcing bei der Fahrzeugbeschaffung

Unser Customer-Success-Team steht in regelmäßigem Austausch mit Avrios-Kunden, um zusammen die Fuhrparkstrategie zu evaluieren. Bei diesen Gesprächen werden wir oft nach unseren Erfahrungen bei der Wahl einer Single- oder Multi-Sourcing-Strategie in der Beschaffung gefragt. Gerne möchten wir deshalb auch Ihnen folgend einige Aspekte vorstellen, die bei der Wahl der richtigen Strategie für den eigenen Fuhrpark zu berücksichtigen sind.

Beschaffungskosten: Bei welcher der beiden Strategien die Beschaffungskosten niedriger ausfallen, kann nicht eindeutig beantwortet werden, da diese Kosten von den jeweiligen Verhandlungen abhängen. Hersteller versuchen, Flotten während der Verhandlungen komplett an sich zu binden. Als Gegenleistung für Exklusivverträge versprechen sie üblicherweise bessere Konditionen. Ob diese Konditionen auch ohne entsprechende Eingeständnisse erzielt werden können, ist nicht immer klar.

Den besseren Konditionen bei Vertragsabschluss steht das Argument gegenüber, dass Konkurrenz das Geschäft belebt. Bindet man sich an einen Hersteller, entstehen gewisse Abhängigkeiten. Beispielsweise festigen sich die Prozesse in der Fahrzeugauslieferung sowie bei Reparatur und Wartung. Da ein Fuhrpark in der Regel alle paar Jahre neu ausgeschrieben wird, erleichtert eine Multi-Sourcing Strategie die Argumentation für einen Herstellerwechsel bei den nächsten Verhandlungen.

Des Weiteren verzeichnen Hersteller bei gewissen Modellen gelegentlich Absatzschwankungen. Um die Produktionsanlagen stets auszulasten, geben sie bei Restbeständen oder kurzfristigeren Absatzproblemen Sonderrabatte. Mit einer Multi-Sourcing Strategie kann man diese Sonderrabatte besser nutzen.

Risikomanagement: Ein eindeutiger Vorteil der Multi-Sourcing Strategie ist das Risikomanagement. So sind die Auswirkungen auf den Fuhrpark bei Fahrzeugrückrufen oder anderen Problemen geringer.

Koordinationsaufwand: Der größte Nachteil der Multi-Sourcing Strategie ist der zusätzliche Koordinationsaufwand. Beschafft man nicht über einen unabhängigen Händler, der mehrere Marken vertreibt, hat man jeweils unterschiedliche Ansprechpartner und Logistikwege bei Auslieferung, Rückführungen und Werkstattterminen. Insbesondere erfordern die Fahrzeugbestellungen eine Koordination mit mehreren Partnern. Ohne eine digitale Lösung kann hierbei schnell die Übersicht verloren gehen.


Die Multi-Sourcing-Beschaffung mit Avrios:

Avrios ist eine Fuhrparkmanagement-Plattform mit dem Ziel, Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement einfach zu machen. Aus diesem Grund haben wir eine Plattform anstelle einer Software entwickelt. Während eine Software lediglich die Verwaltung erlaubt, ist eine Plattform neben der Verwaltung darauf ausgelegt, andere Marktteilnehmer möglichst effizient einzubinden. Konkret heisst dies, die Avrios Plattform unterhält Verbindungen zu über 8'000 Vertragspartnern, um deren Daten automatisch in die Plattform zu integrieren. Als Kunde hat man damit den Vorteil, dass der Grossteil der Datenerfassung und -aufbereitung automatisieret wird. Beispielsweise werden alle Rechnungen unabhängig vom Format vollautomatisch digitalisiert. Dies löst unter anderem das Problem des Fuhrparkmanagements, dass Daten oft unvollständig sind, was zu relativ geringen Analyse- bzw. Optimierungspotenzialen führt. Ein weiterer grosser Vorteil der Plattform ist, dass Avrios Schnittstellen zu externen Partnern unterhält und somit den Koordinationsaufwand mit diesen reduziert.

Die Reduktion des Koordinationsaufwandes spielt bei der Beschaffung und der Gegenüberstellung von Multi- und Single-Sourcing-Strategie eine bedeutende Rolle. Das Beschaffungsmodul der Avrios-Plattform ermöglicht es, direkt aus der Plattform mit den eigenen Anbietern über Email zu kommunizieren. Die jeweiligen Angebote werden sodann automatisch digitalisiert und erfasst (vgl. Abbildung 3). Daraus resultieren schlankere Kommunikationsprozesse und eine bessere Übersicht der eigenen Daten. Der Großteil der Koordinationsprobleme einer Multi-Sourcing Strategie wird somit digital gelöst.

digitalisierter VertragAbbildung 3: Automatisch digitalisierter Vertrag



→Nächstes Kapitel:  Kostenmanagement in Leasing: Grundlagen & Maßnahmen (erscheint in Kürze)

 

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