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Kapitel 2: Grundlagen um Kosten bei der Fahrzeugbeschaffung zu senken

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Dieser Beitrag ist das zweite Kapitel des 63 Seiten und zehn Kapitel umfassenden E-Books: Praxishandbuch Kostenmanagement im Fuhrpark. Unter folgendem Link, können Sie das Kapitel als PDF herunterladen.


Viele Unternehmen sind der Meinung, als Flottenkunde bekämen sie sehr gute Konditionen für Fahrzeuge und Leasingverträge und es entstünden keine weiteren Kosten bei der Fahrzeugrückgabe. Stimmen Sie dem zu? Dann müssen wir sie leider eines Besseren belehren! Wir sehen bei unseren Kunden große Unterschiede bei entsprechenden Kosten. Dabei stellen wir nicht selten fest, dass diese Kosten mit wenigen Maßnahmen um bis zu 30 % reduziert werden können.

Diese Möglichkeiten Kosten zu sparen sind erstaunlich, handelt es sich doch um die Wertabschreibungs- und Finanzierungskosten und somit um 41 % der Gesamtkosten eines Fuhrparks. In diesem Kapitel stellen wir Ihnen deshalb vor, wie Sie entsprechende Kosten um bis zu 30 % optimieren können.

Egal ob Leasing- oder Kauffuhrpark – bei den Wertabschreibungs- und Finanzierungskosten liegen die höchsten Sparpotenziale in der Beschaffung von Fahrzeugen und Leasingverträgen. Deshalb erläutern wir Ihnen in diesem Kapitel sowie in Kapitel 3 alle Hintergründe zur dieser Beschaffung und stellen eine Handlungsanleitung für den professionellen Beschaffungsprozess vor. Anschließend erörtern wir in Kapitel 4 weitere Maßnahmen für das Management von Leasingkosten: das Management der Fahrzeugrückgabe, das Management von Mehrkilometern und das Management von Restwertverträgen.

Kosten der Fahrzeugbeschaffung senken

Den größten Einfluss auf die Kosten durch Wertabschreibung eines Fahrzeugs hat sowohl im Leasing- als auch im Kauffuhrpark der Beschaffungspreis des Fahrzeugs.Dieser entspricht dem Listenpreis abzüglich der Rabatte, die mit einer üblichen Spanne von 15 % - 30 % stark variieren. Als Flottenbetreiber stellt sich deshalb die Frage, wie man die hohe Rabattstufe erreicht und somit die Fahrzeugkosten reduziert. Diese Frage werden wir Ihnen in diesem Kapitel beantworten.

Hierfür geben wir Ihnen zunächst eine kurze Einführung in das Vertriebsmodell der Automobilbranche. Nur durch ein gutes Verständnis des Vertriebsmodells kann nachvollzogen werden, wann Rabatte möglich sind und in welcher Höhe. Im Anschluss stellen wir Ihnen den Prozess der Fahrzeugeinkaufs- und Rabattverhandlung vor.

* Im Flottengeschäft läuft diese Beschaffung grundsätzlich gleich unabhängig davon, ob man einen Leasing- oder Kauffuhrpark betreibt. Wenn man das Fahrzeug über den Leasinggeber bezieht, sollte man sich als Flottenbetreiber dennoch selbst um die Beschaffung kümmern bzw. mit Fahrzeugherstellern Rabatte verhandeln. Verhandelt man direkt mit dem Leasinggeber über die Fahrzeugpreise, so ist der Leasinggeber der Autohändler mit dem man beim Kauffuhrpark verhandeln würde.

2.1 Wertschöpfungskette & Rabattsysteme in der Automobildistribution

Die Wertschöpfungskette in der Automobildistribution besteht aus Fahrzeugherstellern (OEMs), Großhändlern und den beiden Kontaktpunkten der Endkunden, den lokalen Fahrzeughändlern bzw. Leasingfirmen.** OEMs haben durch Investitionen in Produktionsanlagen hohe Fixkosten. Dies bedeutet, dass durch Standardisierung in der Produktion Kosten stark reduziert werden können. Die dadurch entstehenden Ersparnisse erlauben den OEMs Rabatte im zweistelligen Prozentbereich zu gewähren. Voraussetzung ist allerdings, dass der Kunde eine hohe Standardisierung und Auslastung der Anlagen ermöglicht.

OEMs geben diese Rabatte zunächst an die eigenen Abnehmer, welche sie wiederum durch die gesamte Wertschöpfungskette bis zum Händler und über diesen zum Endkunden weitergeben. Bei Flottenkunden wenden sich OEMs direkt an die Endkunden und gewähren Flottenrabatte. Für Sie als Flottenkunde bedeutet dies, dass Sie über zwei Formen von Rabatten verhandeln können: über Herstellerrabatte und über Händlerrabatte.

** Leasingfirmen können auch Fahrzeuge beschaffen, welche sie dann über eigene Auslieferungszentren oder über Händler an Flottenkunden ausliefern.

2.2 Herstellerrabatte

Den größten Teil der Rabatte erzielt man als Flottenkunde über die direkt vom Hersteller gewährten Hersteller- bzw. Flottenrabatte. Aufgrund der hohen Anzahl an Fahrzeugbestellungen pro Kunde ist das Flottengeschäft sehr interessant für die Hersteller. Flotten vereinfachen Ihnen eine hohe Auslastung und ermöglichen es unter Umständen auch, Standardisierung in der Produktion zu erzielen. Um das Flottengeschäft besser kontrollieren zu können, haben OEMs ein System entwickelt, mit dem sie ihre Wertschöpfungspartner (Händler und Großhändler) umgehen und sich direkt an die Flottenkunden wenden können: die Flottenrabatte.

Es gibt zwei Arten von Flottenrabatten: die Mengenrabatte und die Business-Pakete.

Mengenrabatte gewähren die Hersteller, wenn man ihnen eine gewisse Absatzmenge über einen gewissen Zeitraum zusichert. Business-Pakete gewähren die Hersteller auf eine Premiumausstattung, wenn diese den Wiederverkaufswert des Fahrzeugs steigert.

Flottenrabatte erhält man auf zwei Wegen: entweder organisiert diese der Leasinggeber bzw. Fahrzeughändler oder man verhandelt direkt mit Vertretern der Hersteller, den so genannten Key-Accounts. Für kleine Flotten bieten Hersteller Standardpakete an Flottenrabatten an. Eine Übersicht zu den Voraussetzungen und Konditionen der Standardpakete finden Sie in diesem Artikel der Zeitschrift Autoflotte. Ab dem mittleren Segment werden z.T. bereits individuelle Konditionen gewährt. Wir empfehlen Ihnen deshalb, sich relativ schnell beim lokal zuständigen Key-Account Manager für Flottenkunden über entsprechende Möglichkeiten zu informieren. Die Kontaktdaten der Key-Accounts aller großen Hersteller finden Sie in dieser Übersicht der Zeitschrift Autoflotte.

Key Accounts haben den Auftrag im Interesse der Hersteller zu verhandeln. Das heißt, dass Ihr Verhandlungsspielraum umso größer wird, je grösser das Vertragsvolumen wird und je eher der Vertrag den Hersteller die Produktion planen lässt. Neben der Zusage von hohen Abnahmemengen erhält man deshalb auch auf standardisierte Fahrzeugkonfigurationen bessere Konditionen.

Viele Fuhrparks wünschen keine standardisierte Fahrzeugkonfiguration und setzen auf das "User-Chooser-Modell", bei dem Mitarbeiter entsprechend individueller Bedürfnisse das Fahrzeug konfigurieren können. Erfahrungsgemäß erzielt man bedeutend bessere Bedingungen, wenn man diesem nicht folgt und stattdessen ganz einfach für alle Fahrzeuge einen hohen Ausstattungsstandard wählt. D.h. man sollte versuchen, sich auf drei bis vier Standardkonfigurationen gewisser Fahrzeugtypen zu einigen und über diese zu verhandeln.

2.3 Händlerrabatte

Während die Herstellerrabatte im Flottengeschäft relativ üblich sind, nutzen verhältnismäßig wenige Flotten die Möglichkeit, auch mit den Händlern über gewisse Rabatte zu verhandeln. Der finanzielle Spielraum der Händler ist geringer als der der Hersteller. Dennoch bieten Flottenverträge auch Händlern zahlreiche wirtschaftliche Vorteile, welche es ihnen erlauben, ihren Kunden preislich entgegen zu kommen. Dabei macht es grundsätzlich keinen Unterschied, ob ein lokales Autohaus oder die Leasinggesellschaft die Rolle des Händlers übernimmt. Das Flottengeschäft bietet Händlern vier große Vorteile:

Folgekäufe: Oft arbeitet man mit Händlern nicht nur in der Beschaffung zusammen, sondern auch im Unterhalt und eventuellen Reparaturen. Dies bedeutetet zahlreiche Folgeaufträge für den jeweiligen Händler, wobei Werkstattleistungen üblicherweise höhere Margen versprechen, als der Fahrzeughandel. Bezieht man Werkstattleistungen über die Leasinggesellschaften, haben diese auch Spielraum, ihrem Kunden entgegen zu kommen, da sie in der Regel verdeckte Kommissionen von den Werkstätten erhalten.

Cross-Selling: Neben den Fahrzeugen verkaufen Händler oft auch weitere Produkte, wie z.B. Versicherungen, für deren Vertrieb sie Kommissionen erhalten.

Kick-backs von Herstellern: Fahrzeughersteller haben ein Anreizsystem für Händler entwickelt, um diese dazu zu bewegen, im Interesse der Hersteller zu agieren. Neben der üblichen Handelsmarge von etwa 12 % des Listenpreises*** erhalten Händler deshalb zahlreiche Boni (z.B. Bonus für das Einhalten der Corporate Identity). Für das Flottengeschäft sind insbesondere die Flottenprozente sowie die quantitativen Boni, die im Branchendurchschnitt 3,8 % des Listenpreises entsprechenden, relevant. Das heißt, Händler erhalten zum Jahresabschluss so genannte Kick-back Zahlungen für das Erreichen von Verkaufszielen. Da man als Flottenkunde stark dazu beiträgt, dass der Händler seine Ziele erreicht, können sie unter Umständen einen Teil der Kick-back Zahlungen an ihre Kunden weitergeben.

Das wichtige an den quantitativen Boni ist für Sie als Flottenkunde, dass Sie Preisunterschiede bei Händlern der gleichen Marke erklären können. Die Höhe der Kommissionen sind gestaffelt und es kann sein, dass ein Händler der gleichen Marke größeres Entgegenkommen zeigt, wenn man ihm hilft die nächste Rabattstufe zu erreichen.****

Standardisierung von Prozessen: Da Händler bei Flottenkunden die Prozesse standardisieren können, sinken die Vertriebskosten pro verkaufte Einheit.

Aufgrund der zahlreichen Vorteile der Händler aus dem Flottengeschäft, empfehlen wir Ihnen, mit diesen über ein gewisses preisliches Entgegenkommen zu verhandeln. Händler haben ein Interesse an Folgeaufträgen. Deshalb kann man relativ gut über Rabatte auf Zusatzleistungen verhandeln. Beachten Sie bei Ihren Verhandlungen, dass Sie in einem Dienstleistungsverhältnis mit Ihrem Partner stehen und auf einen finanziell gesunden Partner angewiesen sind.

Den Intrabrand-Wettbewerb betreffend sind wir deshalb der Meinung, dass man die eigenen Vertragsbedingungen durch Einholen von Gegenangeboten von Vertragshändlern der gleichen Marke regelmäßig überprüfen sollte. Es ist jedoch nicht ratsam, bei guter Dienstleistungsqualität den Partner aufgrund geringer Preisdifferenzen direkt zu wechseln. Ohnehin ist der Spielraum der Händler der gleichen Marke üblicherweise geringer als dieser zweier unterschiedlicher Marken/Hersteller. Bei den Vertragsverhandlungen sollten Sie sich deshalb insbesondere auf die Zugeständnisse der Hersteller statt die der Händler fokussieren.

***Quelle: Institut für Automobilwirtschaft

****Nehmen sie beispielsweise an die Rabattstufen sind 1000, 1500 und 2000 verkaufte Fahrzeuge. Hat nun ein Händler 1501 Fahrzeuge verkauft, ist der Mehrwert 100 weiterer Fahrzeuge für ihn geringer, als für einen der 1401 Fahrzeuge verkauft hat und mit den zusätzlichen 100 Fahrzeugen die nächste Kommissionsstufe erreicht.


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