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Excel in der Fuhrparkverwaltung: Die Nachteile gegenüber Fuhrparkmanagement-Software

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In der Verwaltung sind Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel oder Google Spreadsheet täglich eingesetzte Werkzeuge. Da man diese bereits zur Hand hat, werden sie von vielen Unternehmen auch zur Verwaltung des Firmenfuhrparks eingesetzt. Dabei ist den Nutzern oft nicht bewusst, dass sie mit der Fuhrparkverwaltung über Excel unnötige Kosten, hohen Aufwand sowie rechtliche Risiken in Kauf nehmen! Excel und Co. sind zwar für einfache Tabellenkalkulationen aber nicht für komplexe Datenverarbeitung der Fuhrparkverwaltung ausgelegt. Haben Sie bspw. einmal versucht, die Gefahr von Mehrkilometer bei einem in Excel geführten Fuhrpark zu erkennen? Oder haben Sie versucht bei 100 Fahrzeugen alle Termine wie bspw. Führerscheinkontrollen im Griff zu behalten? Wenn Ihnen dies nicht gelungen ist, liegt das nicht an Ihnen, sondern an der technischen Auslegung von Tabellenkalkulationsprogrammen.

In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit dem dargelegten Problem. Dafür erläutern wir zunächst die technischen Beschränkungen von Excel sowie die technischen Unterschiede zwischen Excel-Lösungen und professioneller Fuhrparkverwaltungssoftware. Anschließend zeigen wir Ihnen die vier Hauptprobleme in Fuhrparkverwaltung, welche sich durch die technischen Einschränkungen ergeben.

Technische Hintergründe

Aller Kritik vorweg möchten wir all jenen höchste Anerkennung aussprechen, die eine eigene Fuhrparkmanagement-Lösung in Excel aufgebaut haben. In den vergangenen drei Jahren haben wir einige davon gesehen. Wir waren erstaunt über die technischen Fähigkeiten der Entwickler dieser Excel-Lösungen. Bei allem Erstaunen haben wir jedoch auch festgestellt, dass bei komplexen Excel-Lösungen leider irgendwann die Übersicht fehlte – was an der technischen Auslegung von Excel und nicht an den Nutzern lag.

Aus technischer Sicht ist das Hauptproblem von Excel in der Fuhrparkverwaltung, dass es ein Tabellen-Kalkulationsprogramm und kein Datenbanksystem ist. Als Tabellen-Kalkulationsprogramm ist Excel dafür ausgelegt, Zahlen sowie Texte in Tabellenform zu erfassen und auszuwerten. Daher eignet sich Excel nicht dazu, Daten mit mehr als zwei bestimmenden Faktoren zu verarbeiten. Zudem ist Exel zur Datenverarbeitung und nicht zur Abwicklung von komplexen und dynamischen Prozessen sowie deren Automatisierung ausgelegt.

Folgen in der Fuhrparkverwaltung

Nachdem wir uns die technischen Einschränkungen von Excel als Tool zur Fuhrparkverwaltung betrachtet haben, werfen wir nun einen Blick auf die Probleme, die als Folge daraus für die Verwaltung Ihres Fuhrparks entstehen. Die vier Hauptprobleme sind:

  • Fehlende Datenübersicht
  • Verschenktes Einsparungspotenzial
  • Hoher Zeitaufwand
  • Hohe Fehleranfälligkeit

Problem #1: Fehlende Datenübersicht

Schon bei kleinen Fuhrparks steigt die Anzahl zu verarbeitender Datenpunkte schnell ins Unermessliche. Kaufverträge, Leasingverträge, Tankkostenabrechnungen, Führerscheinkontrollen sind nur einige der zu erwähnenden Datenquellen. Um diese Daten in Excel strukturiert zu verarbeiten, ist eine Vielzahl von Tabellen notwendig. Häufig wird beispielsweise eine Tabelle für die Zuordnung der Fahrer auf die Fahrzeuge, eine zur Kontrolle der Kilometerstände, eine für die Versicherungsverträge, eine für vorgefallene Schäden und eine für anstehende Terminkoordinationen verwendet – um nur einen kleinen Anteil dieser Tabellen zu nennen.

Doch selbst die sorgfältigst gepflegte Tabellensammlung macht das Leben eines Fuhrparkverwalters nicht einfacher. Da keine vollständige Datenübersicht an einem Ort vorhanden ist, müssen diese Tabellen auf unübersichtliche Art und Weise miteinander verknüpft werden, um Analysen zu machen. Als Folge dieser Verknüpfungen sind die Ergebnisse der Analysen meist nicht schlüssig. So fehlt beispielsweise bei Verhandlungen mit Versicherungen die Klarheit darüber, welche Schäden selbst verursacht wurden, oder bei der Fahrzeugbeschaffung, wie hoch die Vollkosten eines Fahrzeugs inklusive aller Schäden und dem Kraftstoffverbrauch sind.

Eine Vielzahl an Tabellen führt zu einer fehlenden Datenübersicht in Excel.

fehlende Datenuebersicht in der Fuhrparkverwaltung mit Excel

Fehlende Kilometerkontrolle

Mit der fehlenden Kilometerübersicht und -kontrolle haben wir uns bereits beschäftigt. Wir möchten an dieser Stelle jedoch ein weiteres Mal betonen, dass vorhersagende Berechnungen über den Kilometerstand bei Leasingende unter Beibehaltung des aktuellen Fahrerverhaltens kaum möglich sind.

Ungenügende Kostenübersicht

Um einzelne Kostenarten pro Fahrzeug sowie deren Verlauf über die Zeit bekannt ist, muss pro Kostenart ein einzelnes Excel-Sheet mit einem Fahrzeug pro Zeile geführt werden. Was ist die Folge davon? Die Tabellen wachsen schnell und werden unübersichtlich. Dies führt dazu, dass übergreifende Analysen nicht mehr zu handhaben sind.

Fehlende Terminübersicht und Terminkontrolle

Wie bei der Kostenübersicht braucht es auch bei der Terminübersicht ein Excel-Sheet pro Terminart. Denn zum Beispiel die Fahrer-UVV, die Fahrzeug-UVV und die Führerscheinkontrolle sind wiederkehrende Termine, die fortlaufend eingetragen werden müssen. Jeder anstehende Termin muss zudem koordiniert und dem Fahrer per E-Mail mitgeteilt werden. Anschließend muss natürlich noch eingetragen werden, ob der Termin oder eine Kontrolle aus den Halterpflichten durchgeführt wurde. Bei der Führerscheinkontrolle müssen Sie beispielsweise nachweisen können, dass diese stattgefunden hat – nur so ist eine rechtliche Absicherung möglich.

Fehlende Aufgabenübersicht

Auch wenn Termine sorgfältig in Excel eingetragen werden, erinnert Sie das Programm nicht daran, welche Aufgaben für den jeweiligen Tag anstehen. Deshalb müssen Sie jeden Tag durch jedes einzelne Excel-Sheet gehen, um zu sehen, welche wichtigen Aufgaben und Termine anstehen. Dies Kostet Sie enorm viel Zeit und eine vorausschauende Planung gestaltet sich schwierig.

Vorteil einer Software in der Fuhrparkverwaltung: In der Avrios-Mobilitätsmanagement-Plattform sind alle Daten in einem System. Somit haben Sie stets einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Daten. Weiter können Sie Analysen mit wenigen Klicks automatisiert ausführen lassen.

Problem #2: Verschenktes Einsparungspotenzial

Ein professionelles und effizientes Kostenreporting in Excel durchzuführen ist ein Ding der Unmöglichkeit. Aufgrund der ungenügenden Kostenübersicht und der inexakten Kostenaufstellung sind Kostenanalysen meist nicht aussagekräftig. Dies hat wiederum zur Folge, dass Schwachstellen nicht aufgedeckt und Einsparungspotenziale nicht identifiziert werden können. Beispielsweise wissen Sie nicht, ob Kosten einer spezifischen Kostenart über dem durchschnittlichen Kosten von Fahrzeugen der gleichen Klasse sind. Oder ob die Tankkosten eines Fahrzeugs so hoch sind, weil die Reifen ungeeignet sind oder der Fahrer seinen Fahrstil ändern muss.

Einsparungspotenziale werden nicht erkannt aufgrund der ungenügenden Kostenübersicht in Excel.

verschenktes einsparungspotenzial in der fuhrparkverwaltung mit excel

Vorteil einer Software in  der Fuhrparkverwaltung:  In der Avrios-Mobilitätsmanagement-Plattform werden Ihre Kosten automatisch erfasst sowie den einzelnen Fahrzeugen und der jeweiligen Kostenart zugewiesen. Durch diese eindeutige Kostenaufschlüsselung werden Kostentreiber sowie Kostenausreißer sofort erkannt. Dies ermöglicht, Maßnahmen sofort treffen zu können.

Problem #3: Hoher Zeitaufwand

Sowohl in Excel als auch in Google Spreadsheet müssen alle Daten manuell erfasst und teilweise an verschiedenen Orten eingetragen werden. Für diese manuelle Erfassung ist ein hoher Zeitaufwand notwendig, weshalb Fuhrparkverwalter viele Stunden ihrer Arbeitszeit darin investieren. Dieser hohe Aufwand macht es ihnen aber unmöglich, alle Daten stets auf dem aktuellen Stand zu halten – und gewisse Daten sind erst gar nie vorhanden. Ebenfalls bleiben in dieser Zeit andere wichtige Aufgaben – wie bspw. der Vergleich von Leasingofferten – liegen.

Vorteil einer Software in  der Fuhrparkverwaltung: In der Avrios-Mobilitätsmanagement-Plattform erfolgt die Datenerfassung automatisiert. Dies ermöglicht eine Reduktion des Verwaltungsaufwandes um 40 %.

Problem #4: Hohe Fehleranfälligkeit

Zum einen führt die manuelle Datenpflege in Excel dazu, dass die Datensammlung unvollständig ist. Zum anderen ist die manuelle Erfassung zu einem hohen Grad fehleranfällig. Das schwerwiegende Problem hierbei ist aber, dass anschließend auf Basis dieser unvollständigen und teils ungenauen Daten verbindliche Entscheidungen getroffen werden. Um solch schwerwiegende Entscheidungen optimal treffen zu können, wäre aber eine korrekte, vollständig und fortlaufend geführte, einheitliche Datenbasis notwendig.

Wie wollen Sie beispielsweise mehrere Offerten auf deren Vertragskomponenten hin umfassend miteinander vergleichen? Anschließend müssen bei Leasingverträgen noch Abgleiche mit dem vorherigen Vertrag und de Fahrstil jeweiligen Fahrers gemacht werden – nur so kann der optimalste Leasingvertrag mit den tiefsten Gesamtkosten identifiziert werden. Ein anderes Beispiel mit weitreichenden Folgen sind Schadensberichte. Um bei Verhandlungen mit Ihrer Versicherung über die Prämienhöhe eine starke Verhandlungsposition zu haben, brauchen Sie eine genaue Schadensstatistik. Diese Schadensstatistik brauchen Sie ebenfalls, um berechnen zu können, welcher Selbstbehalt für Sie optimal ist. Mit fehlerhaften und unvollständigen Daten können hier Fehlentscheide getroffen werden, die sich immens auf Ihre Kosten auswirken.

Vorteil einer Software in der Fuhrparkverwaltung: Die Avrios-Mobilitätsmanagement-Plattform verfügt über Schnittstellen zu externen Datenquellen. Aufgrund dieser Schnittstellen werden eintreffende Rechnungen oder Offerten automatisch vom System erfasst und digitalisiert. Dadurch fällt die manuelle Datenerfassung, und somit auch die mit einhergehende Fehleranfälligkeit, vollständig weg. Alle Daten sind also stets vollständig. Weiter werden Analysen, Berechnungen, Schadensstatistiken sowie Offertenvergleiche mit wenigen Klicks automatisch ausgeführt.

Weiterführendes

Möchten Sie erfahren, welche weiteren Vorteile Ihnen eine Software im Fuhrparkmanagement bietet? Dann empfehlen wir Ihnen unsere Beiträge über den Mehrwert einer Fuhrparkmanagement-Software und die Vorteile einer Cloud-Software.

Falls Sie lieber persönlich über die Vorteile einer Software in der Fuhrparkverwaltung sprechen oder einen direkten, unverbindlichen Einblick in die Avrios-Mobilitätsmanagement-Plattform haben möchten, tragen Sie sich in folgendes Formular ein und wir werden Sie gerne zurückrufen.

 


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