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Führerscheinkontrolle: So wird's gemacht (mit kostenlosen Formularen)

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In diesem zweiten Teil unserer Beitragsserie zur Halterhaftung im Fuhrpark sehen wir uns die Führerscheinkontrolle durch Arbeitgeber näher an. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Führerscheinkontrolle manuell durchführen können. Weiterhin versorgen wir Sie mit einer kostenlosen Vorlage und Anleitung, sodass auch Ihre Urlaubsvertretung oder der Empfang die Führerscheinkontrolle durchführen kann.

Worum geht es?

Das wichtigste bereits vorweg: Die Führerscheinkontrollen müssen Sie unbedingt ernst nehmen, sonst drohen Ihnen schwerwiegende rechtliche Konsequenzen! Das Gesetz besagt, dass bei Firmenfuhrparks die Geschäfts- und Fuhrparkleiter dafür sorgen müssen, dass die Führerscheine alle Fahrer regelmäßig kontrolliert werden. Die Kontrollpflicht ergibt sich aus den Halterpflichten. Als Teil dieser verlangt das Gesetz, dass die Halter sicherstellen, dass alle Fahrer eine gültige Fahrerlaubnis haben. Bei Privat-PKWs ist der Halter üblicherweise auch der Fahrer, weshalb nur die wenigsten Leute je von den Halterpflichten gehört haben. Die Kontrollpflichten ergeben sich nämlich von selbst. Bei Firmenfuhrparks sind jedoch die Halter die Unternehmen. Stellvertretend für die Unternehmen stehen Geschäfts- und Fuhrparkleiter in der Haftung. Da Fahrer und Halter nicht die gleiche Person sind, müssen die Halter dafür sorgen, dass die gesetzlichen Kontrollpflichten auch wirklich eingehalten werden.

Rechtliche Quellen: § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG 

Was sagt das Gesetz zur Führerscheinkontrolle durch Arbeitgeber?

Unzureichende Führerscheinkontrollen sind kein Kavaliersdelikt und müssen ernst genommen werden. Nach § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG wird der Halter eines Kraftfahrzeugs mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder einer Geldstrafe bestraft, wenn er zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, dem die erforderliche Fahrerlaubnis fehlt oder dem das Fahren verboten ist. Damit sind Sie als Fuhrparkverantwortlicher voll haftbar. In unserem Artikel zu den rechtlichen Grundlagen der Führerscheinkontrolle erfahren Sie mehr über die gesetzlichen Gegebenheiten.

Wie oft muss eine Führerscheinkontrolle im Fuhrpark durchgeführt werden?

Der Halter eines Firmenfahrzeuges hat sich vom Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis des Fahrers zu überzeugen. Der Rechtsprechung zufolge müssen Sie vor der erstmaligen Nutzung eines Firmenfahrzeuges und anschliessend zwei Mal im Jahr stichprobenartig überprüfen, ob jeder Ihrer Fahrer im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis ist. Neben diesen Regulären Terminen muss der Führerschein auch bei Verdacht auf Entzug der Fahrerlaubnis überprüft werden. Behalten Sie deshalb die Bußen der Fahrer im Blick. Sie können die Führerscheinkontrolle entweder auf manuellem Wege durchführen oder ein System für die elektronische Führerscheinkontrolle nutzen.

Rechtliche Quellen: BGH Az. 4 StR 365/67

Was muss bei der Führerscheinkontrolle getan werden?

Generell muss für die Kontrolle der Führerschein im Original vorgelegt werden. Das Vorzeigen muss dokumentiert werden. Zur manuellen Dokumentation können Sie unser kostenloses Formular zur Führerscheinkontrolle nutzen. Hängen Sie dieser jeweils eine Kopie des Führerscheins an und vermerken Sie auf der Kopie das aktuelle Datum. Noch besser ist, wenn Sie beim Kopieren den Führerschein auf eine aktuelle Tageszeitung legen. So ist das Datum der Kopie eindeutig.

Oft kommt die Frage auf, ob der Führerschein aus Datenschutzgründen überhaupt kopiert werden darf. Das bayrische Landesamt für Datenschutzaufsicht nimt zu dieser Frage stellung und besagt, dass eine Kopie erlaubt ist. Sie sollten jedoch darauf achten, dass der Ordner mit Unterlagen nur den berechtigten Personen zugänglich ist. 

Legen Sie sich am besten einen separaten Ordner mit folgender Gliederung an:

  1. Erster Teil mit Deckblatt und einer Anweisung für Aktenanlage und Führerscheinprüfung (damit weiß auch Ihre Urlaubs- bzw. Krankheitsvertretung, was zu tun ist!).

  2. Zweiter Teil mit den Prüfungsformularen, eingeordnet in einem Register nach Nachnamen der Fahrer. Jedem Prüfungsformular wird eine Kopie des Führerscheins angehängt.

Hinweis:  Sie können die Führerscheinkontrolle auch elektronisch durchführen. Während früher die elektronische Führerscheinkontrolle meist teuer und technisch unzufriedenstellen war, gibt es seit 2018 mit der Einführung neuer Smartphone-Lösungen sehr gute, rechtssichere Systeme zur elektronischen Führerscheinkontrolle (siehe Vergleich der Systeme zur elektronischen Führerscheinkontrolle 2018). 

 

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Möchten Sie die Führerscheinkontrolle nicht elektronisch durchführen, können Sie hier unsere bewährte Vorlage für die manuelle Führerscheinkontrolle kostenlos herunterladen:


Die Führerscheinkontrolle bei Poolfahrzeugen

Die soeben genannten Prüfintervalle gelten für Fahrer, denen Sie dauerhaft ein Fahrzeug überlassen (beispielsweise ein Dienst- oder Motivationsfahrzeug). Poolfahrzeuge bilden bei der Führerscheinkontrolle einen Sonderfall. Für die zwei Typen von Nutzerkreisen von Poolfahrzeugen gelten unterschiedliche Regeln:

  • Eingeschränkter Nutzerkreis: Hat ein Poolfahrzeug einen bekannten und eingeschränkten Nutzerkreis, gelten grundsätzlich die gleichen Regeln wie beim fest zugewiesenen Dienstfahrzeug: Die Führerscheine müssen vor der ersten Fahrt sowie mindestens halbjährlich überprüft werden.

  • Unbekannter Nutzerkreis: Steht der Nutzerkreis nicht genau fest, sollten die Führerscheine vor jeder Fahrt kontrolliert werden. Die Überprüfung vor jeder Fahrt ist zwar sehr aufwendig, doch bedenken Sie, dass die Unterlassung bei Unfällen gravierende juristische Folgen für den Fuhrparkverantwortlichen haben kann. Da die Schlüsselausgabe oft durch den Empfang oder einen Teamleiter erfolgt, müssen diese Personen über die Prüfvoraussetzung und auch über das Vorgehen informiert sein. Eine Anleitung für den Empfang sowie Formulare zur Dokumentation der Führerscheinkontrolle stellen wir Ihnen als kostenlose Vorlage zur Verfügung.

Laden Sie unsere kostenlose Vorlage zur Führerscheinkontrolle bei Poolfahrzeugen herunter. Die Vorlage enthält eine ausführliche und klare Anleitung für Aktenanlage und Prüfung, sodass Sie diese direkt am Empfang hinterlegen können:


Wie kann die Führerscheinkontrolle organisiert werden?

Damit Sie im Ernstfall nachweisen können, dass Sie Ihre Pflicht erfüllt haben, geht es auch bei der Führerscheinkontrolle um sorgfältige Dokumentation. Hierfür existieren drei Optionen: Führerscheinkontrolle auf Papier, per elektronischem System oder per Fuhrparkmanagement-Software.


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1. Die Führerscheinkontrolle auf Papier

Sie folgen den oben erläuterten Prozesse und benutzen pro Fahrer ein Formular, auf dem Sie anfänglich die Daten des Führerscheins festhalten und danach auch die Folgeprüfungen vermerken. Um die Termine im Griff zu behalten müssen Sie diese für jeden Fahrer einzeln als wiederkehrenden Termin im Kalender notieren und anschliessend den Fahrern hinterhertelefonieren, um Einhaltung der Kontrolltermine zu garantieren.

  • Vorteil: Keine Anfangsinvestitionen.
  • Nachteile: Papierkrieg, der schnell unübersichtlich werden kann; Fahrer müssen zeitaufwendig erinnert werden.
  • Geeignet für: Sehr kleine Flotten, in denen Sie Ihre Fahrer mindestens zweimal jährlich persönlich sehen.

2. Die Führerscheinkontrolle mit einem elektronischen System

Mit einer elektronischen Führerscheinkontrolle entfällt die manuelle Papierdokumentation. Technisch funktioniert diese elektronische Kontrolle entweder mittels eines Chips, der auf den Führerschein aufgeklebt wird, oder - wie bei der elektronischen Führerscheinkontrolle von Avrios - über die Smartphone-Kamera. Der Fahrer wird automatisch erinnert, und Sie werden informiert, wenn der Fahrer der Aufforderung nicht folgt. Einen einen Vergleich der Anbieter für die elektronische Führerscheinkontrolle sowie detaillierte Infos zu den einzelnen Systemen finden Sie hier.

  • Vorteil: Zeitersparnis für Sie und den Fahrer aufgrund selbständiger Durchführung, Terminkoordination zur Durchführung entfällt, automatische Dokumentation
  • Nachteil: Laufende Kosten (üblicherweise niedriger als die administrativen Kosten bei manueller Durchführung)
  • Geeignet für: Kleine bis sehr große Flotten.

     

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3. Die manuelle Führerscheinkontrolle mit einer Fuhrparkmanagement-Software

Mit einer vernetzten Software für die Fuhrparkverwaltung können Sie die Führerscheinkontrolle sowohl manuell als auch elektronisch durchführen. Fahrer werden automatisch an fällige Kontrollen erinnert bis Sie die Dokumentation als erledigt anklicken. So sparen Sie sich mehrfachen hinterhertelefonieren und Sie behalten stets die Übersicht, welche Fahrer der Erinnerung gefolgt sind. Bei manueller Durchführung können Sie die Dokumentation anschliessend in die Fahrerakte laden und behalten dadurch stets die Übersicht. Empfehlenswert ist es jedoch, das Modul zur elektronischen Führerscheinkontrolle mitzubuchen. 

  • Vorteile: Zeitersparnis, da Sie den Fahrern nicht mehr hinterherlaufen müssen; Kontrolle über den Prozess, auch vom iPad oder Smartphone aus.
  • Nachteil: Laufende Kosten.
  • Geeignet für: Kleine bis sehr große Flotten.

Was es bei der Prüfung des Führerscheins zu beachten gilt

Im Gesetz steht: Sie dürfen nicht zulassen, dass ein Fahrer ohne gültige Fahrerlaubnis ein Fahrzeug bewegt. Der Teufel steckt dabei im Detail: Sie müssen Einschränkungen und Rechte auf dem Führerschein beachten. Wenn beispielsweise jemand eine Fahrerlaubnis nur für Fahrzeuge mit Automatikgetriebe hat, dürfen Sie ihm kein Fahrzeug mit Schaltgetriebe geben. Was die Informationen auf dem Führerschein bedeuten und weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Fahrlehrerverbands.

Rechtsgrundlage: Anlage 9 FeV zu §25 Abs. 3 FeV 

Ausländische Führerscheine

Bei der Führerscheinkontrolle müssen Sie überprüfen, ob ein Fahrer ein echtes Dokument vorlegt. Sie müssen auch prüfen, ob er über eine gültige Fahrerlaubnis verfügt. Und das kann bei ausländischen Führerscheinen kompliziert sein, schließlich gelten Regeln für die Umschreibung von Führerscheinen aus dem Ausland. Für viele Herkunftsländer ist sogar eine vollständige Fahrprüfung erforderlich, um eine in Deutschland gültige Fahrerlaubnis zu erhalten. Weitere Informationen erhalten Sie auf der Webseite des ADAC.

Tipp: Stellt Ihr Unternehmen Flüchtlinge ein?

Führerscheine vom afrikanischen Kontinent können in der Regel nicht einfach umgeschrieben werden. Der Mitarbeiter muss eine theoretische und praktische Fahrprüfung ablegen, um eine in Deutschland gültige Fahrerlaubnis zu erhalten.

Rechtsgrundlage: §§ 28 ff. FeV; Anlage 11 FeV zu §31 FeV

Was tun mit der Führerscheinkontrolle, wenn Fahrer nur selten oder nie zur Unternehmenszentrale kommen?

Wenn Ihr Unternehmen viele Standorte hat oder Ihre Verkäufer überwiegend von zu Hause aus arbeiten und nicht regelmäßig zu Ihnen in die Unternehmenszentrale kommen, stehen Sie vor einer bekannten Herausforderung: Sie bekommen den Original-Führerschein nur selten zu Gesicht. Hier gibt es drei Möglichkeiten:

  1. Sie übertragen die Führerscheinkontrolle an einen Kollegen (Teamleiter, Niederlassungsleiter, o.ä.), der in den Niederlassungen vor Ort ist und die Kontrolle für Sie durchführen kann. Achtung: Diese Übertragung sollte schriftlich erfolgen und genaue Verfahrensanweisungen beinhalten! Beachten Sie auch, dass Sie die Durchführung der Führerscheinüberprüfung regelmäßig kontrollieren sollten.

  2. Gibt es Zeitpunkte, zu denen alle Fahrer zu Ihnen in die Zentrale kommen (beispielsweise die jährlich stattfindende Weihnachtsfeier oder Verkäuferschulungen)? Wenn ja, können Sie die Führerscheinkontrolle für alle Fahrer konzentriert zu diesem Zeitpunkt durchführen. Achtung: Denken Sie daran, dass die Kontrolle zwei Mal pro Jahr stattfinden soll!

  3. Sie nutzen ein elektronisches Führerscheinkontrollsystem, womit Fahrer beispielsweise an Tankstellen oder Autohäusern ihren Führerschein kontrollieren lassen können.

Verantwortung: Ordnung ist die halbe Miete

Wie auch bei anderen Halterpflichten zeigt sich, dass Ordnung bei der Führerscheinkontrolle die halbe Miete ist. Wenn man sich für eine Führerscheinprüfung per Papier entscheidet, muss man die Dokumentation sauber pflegen und sicherstellen, dass kein Fahrer untergeht. Auch ein elektronisches System dient in erster Linie der Erleichterung. Leider nimmt es dem Fuhrparkmanager nicht die Verantwortung ab. So müssen Sie immer noch sicherstellen, dass die Fahrer der Aufforderung zur Prüfung nachkommen. Mit einer vernetzten Fuhrpark-Software hat man den Vorteil, dass man auch die Daten zur Führerscheinkontrolle auf einer Plattform hat und so nicht zwischen verschiedenen Systemen hin- und herwechseln muss. Für die Kontrolltermine werden auf Wunsch automatisch Erinnerungen erstellt. Zudem können Sie bei dezentralen Organisationen problemlos den Überblick behalten - auch, wenn Sie die Führerscheinkontrolle an einen ortsansässigen Kollegen delegieren.


Mit vernetzter Fuhrparkmanagement-Software hat man alle Daten eines Fahrzeugs in einer Fahrzeugakte. Erinnerungen für Kontrolltermine werden automatisch erstellt und die Durchführung der Führerscheinkontrolle kann ortsunabhängig dokumentiert werden.

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Weiterführende Informationen

Die Führerscheinkontrolle ist Teil der sogenannten Halterpflichten. Möchten Sie mehr über die Halterpflichten erfahren und anwenderorientierte Handlungsanweisungen zu diesen erhalten, empfehlen wir Ihnen das Avrios Ebook Halterhaftung. Das Ebook geht auf die Halterhaftung, Unfallverhütungsvorschriften (UVV) und Führerscheinkontrolle ein. Zusätzlich finden Sie im Ebook praktische Vorlagen, um die Aufgaben zu erledigen.


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Weiterhin empfehlen wir Ihnen den nächsten Teil unserer Blogserie - dieser dreht sich um die Fahrzeug-UVV und Zustandskontrolle der Fahrzeuge. Die anderen Teile erläutern:

  1. Grundlagen zur Halterhaftung
  2. Wie die Halterpflichten von der Geschäftsleitung an Fuhrparkleiter rechtlich korrekt übertragen werden können
  3. Was Sie bei Fahrzeug Unfallverhütungsvorschriften (UVV) beim Fahrer beachten müssen 

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