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Die 5 mühsamsten Situationen in der Flottenverwaltung

Geschrieben Von: Avrios Marketing

Fuhrparkmanager haben kein einfaches Leben. Ihr Job erfordert, viele Bälle gleichzeitig in der Luft zu haben und dabei den Überblick zu behalten. Auch wenn man als Fuhrparkverwalter grundsätzlich Spaß am Umgang mit Menschen, Fahrzeugen und Papier hat, gibt es dennoch die ein oder andere Situation, die einen in den Wahnsinn treibt. Für genau diese Situationen sind unsere Tipps & Tricks gedacht! Es geht darum, die Ruhe zu bewahren und in Zukunft solche Situationen am besten zu vermeiden. 

Fehlenden Kilometerständen hinterherrennen

Es gehört zu den Aufgaben eines Fuhrparkmanagers, abschätzen zu können, bei welchen Leasingfahrzeugen möglicherweise Mehr- oder Minderkilometer anfallen. Das dient vor allem dazu, rechtzeitig gegensteuern zu können und um bei Vertragsende böse Überraschungen und Zusatzkosten zu vermeiden. Dazu ist es leider unerlässlich, die aktuellen Kilometerstände aller Fahrzeuge in der Flotte im Blick zu haben. Der Alltag vieler Fuhrparkmanager ist, dass für die Mehrheit der Fahrzeuge oft keine aktuellen Kilometerstände verfügbar sind. Und so beginnt die Herausforderung: Den Fahrern hinterher zu telefonieren bis man eine komplette Liste der Kilometerstände hat, die Fahrzeuge selbst kurz anschauen, manuell Tankkarten-Abrechnungen durchgehen, …

Hier kann eine Fuhrparksoftware Abhilfe schaffen. Mit Avrios werden Kilometerstände über die Tankkarten-Anbindung automatisch ausgelesen, so dass für jedes Fahrzeug immer aktuelle Kilometerstände im System verfügbar sind. 

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Zeitaufwändig Schadensfälle abwickeln

Vermutlich jeder Fuhrparkmanager fürchtet den Moment, wenn ein Fahrer anruft, um einen Schaden zu melden. Allein die Korrespondenz, bis alle nötigen Informationen über den Schaden gesammelt sind – inklusive Kontaktdaten, dem Unfallhergang, Bilder, etc. – kann bereits viel Zeit und Mühe in Anspruch nehmen. Dann muss entschieden werden, ob man den Schaden der Versicherung meldet – und falls ja, müssen alle relevanten Informationen übermittelt werden. Und für den Fahrer viel wichtiger: die Reparatur muss in Auftrag gegeben werden. Das bedeutet für den Fuhrparkmanager Angebote einholen, Werkstatt auswählen und beauftragen und vielleicht sogar noch ein Ersatzfahrzeug organisieren. In jedem Fall muss er immer im Auge behalten, was als nächstes ansteht. Keine Leichtigkeit also, vor allem wenn es auch noch mehrere Schäden gleichzeitig sind.

Auch hier kann durch den Einsatz einer Software Abhilfe geschaffen werden: In Avrios wird der ganze Schadensprozess abgebildet, von der Schadensmeldung mit Bildern durch den Fahrer direkt vom Smartphone aus, der digitalen Dokumentenverwaltung, einer Statusübersicht aller Schäden im Fuhrpark sowie der Werkstatt-Beauftragung. Leichter wird es nicht mehr.

Bußgeldbescheide bezahlen

Die ein oder andere Geschwindigkeitsübertretung oder das Falschparken gehört zum Leben dazu, egal ob mit dem Privatfahrzeug oder dem Firmenwagen. Als Fuhrparkmanager, der eine Vielzahl von Fahrzeugen betreut, bekommt man dementsprechend regelmäßig Bußgelder zu sehen – es gehört zum Fuhrpark-Alltag dazu. Völlig unnötig hingegen ist es, Bußgeldbescheide bereits verspätet auf den Tisch zu bekommen oder verspätet an den Fahrer weiterzuleiten, oft schon mit zusätzlichen Mahn- und Verzugsgebühren. Darüber hinaus sollen Strafzettel zudem häufig nicht vom Unternehmen, sondern vom Verursacher direkt beglichen werden, was mit zusätzlichem Aufwand für Weiterleitung und Kontrolle verbunden ist.

Um dem entgegenzuwirken, bietet sich eine Fuhrparklösung mit automatischer Bußgeldverwaltung an – damit kein Strafzettel verloren geht oder nicht vom Verursacher rechtzeitig beglichen wird.

Führerscheinkontrolle durchführen

Compliance im Fuhrpark und die Pflichten der Halterhaftung – der Albtraum jedes Fuhrparkmanagers! Wer kennt es nicht, eigentlich wollte man bei der Weihnachtsfeier – wenn ohnehin alle Fahrer vor Ort sind – kurz die Führerscheine kontrollieren. Doch ein Teil der Mitarbeiter ist gar nicht da, ein paar andere haben den Führerschein nicht dabei und die Dokumentation erfolgt zwischen Tür und Angel auf einem Stück Papier, wenn überhaupt! Leider muss das Unternehmen bzw. der Fuhrparkmanager sicherstellen, dass kein Mitarbeiter ohne gültigen Führerschein fährt. Daher sollte die Kontrolle also zwingend erfolgen, und zwar am besten nicht nur einmal, sondern zweimal pro Jahr.

Auch hier ist eine Software von großem Nutzen: Digital, und damit orts- und zeitunabhängig kann der Fahrer automatisch zur Kontrolle aufgefordert werden, er macht kurz ein Foto mit seinem Smartphone, lädt es hoch, der Fuhrparkmanager kontrolliert ihn im System und gibt ihn frei. So einfach kann es sein, die Compliance-Risiken zu reduzieren!

Leasing-Angebote einholen und vergleichen

Der Morgen beginnt mit der Outlook- Erinnerung, dass in sechs Monaten ein Leasingvertrag ausläuft und der Fuhrparkmanager braucht sofort noch eine zweite Tasse Kaffee. Jede Beschaffung ist immer ein Papierkrieg: verschiedene Angebote einholen und dann in den Unmengen Papier die richtigen Zahlen finden und vergleichen? Eine wahre Herausforderung, die den besten Fuhrparkmanager an die Grenze bringen kann. Eigentlich sollte man ja mindestens drei Vergleichsangebote einholen, aber ganz ehrlich – wer macht das schon regelmäßig, bei dem ganzen Zusatzaufwand?

Es gilt, mithilfe einer Software den Beschaffungsprozess zu digitalisieren – Angebote anfordern, einlesen lassen und dann auf einen Blick die relevanten Bausteine vergleichen können – Multi-Bidding und Tendering einfach gemacht!

Und wer kennt es nicht, die Diskussionen mit den Fahrern rund um die Fahrzeugausstattung und die Konfiguration? Als Teil der Beschaffung kommt natürlich auch immer die Frage auf, welche Fahrzeugkonfiguration erlaubt ist und welche nicht. Hier sorgt eine Car Policy oder Unternehmensrichtlinie für Klarheit. Unter https://blog.avrios.com/de/motor-kosten/ sind hilfreiche Tipps zur Umsetzung einer solchen Car Policy.

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