humberger
cross

Aufgaben im Fuhrparkmanagement – und wieso eine Fuhrparkmanagement-Software dabei effizienter ist als Excel

Geschrieben Von: Christine Hakenjos

Was macht die Fuhrparkverwaltung einfach und effizient? Welche Aufgaben und Themen sind für einen Fuhrparkmanager am wichtigsten? Hier ist ein kurzer Überblick der wichtigsten Themen und wieso eine Software Sie bei diesen Aufgaben besser unterstützen kann als Papier und Excel-Tabellen.

Beschaffung und Ausmusterung von Fahrzeugen

Finanzierungsformen

Eine der grundlegenden Entscheidungen bei der Beschaffung von Fahrzeugen ist die Finanzierungsform, also ob die Fahrzeuge geleast, gekauft oder gemietet werden sollen. Es gilt, das Budget festzulegen und dann die vorhandenen Fahrzeuge und Nutzungsprofile zu analysieren, um die Vertragskonditionen wie Kilometerlaufleistung und Dauer sowie die jeweils am besten geeignete Finanzierungsform zu wählen. Für diese Analysen ist die herkömmliche Excel-Tabelle umständlich, da viele Datenpunkte für viele Fahrzeuge zusammengeführt und betrachtet werden müssen.

Vergleichen von Angeboten 

Darüber hinaus lohnt es sich, nicht nur bei einem Autohaus oder Händler ein Angebot einzuholen. Um mehr Transparenz und Vergleichbarkeit zu schaffen, sind Ausschreibungen und das Vergleichen mehrerer Angebote wichtig – auf dem Papierweg allerdings ein Alptraum. 

Bei der Fahrzeugrückgabe spielen Sonderausstattungen und Fahrzeugmerkmale eine Rolle, ob der Wiederverkaufswert oder die Rückgabe erschwert oder begünstigt wird. Bei Leasingfahrzeugen empfiehlt es sich, mit Anbietern zusammenzuarbeiten, um möglichst kosteneffizient die Rückgabe vorzubereiten und hohe Extrakosten der Leasinggesellschaft zu vermeiden.

Instandhaltung und Betrieb

Schadenmanagement
Das Schadenmanagement ist ein ständiger Begleiter im Fuhrparkalltag – egal ob Parkschäden, Kratzer oder größere Unfälle – es kommt zu Ausfällen und Stillstand und die reparatur in der Werkstatt muss organisiert werden. Das Einholen verschiedener ANgebote für mehr Transparenz und Einsparungen geht oft aus Zeitgründen unter und man verlässt sich auf die Vertragswerkstatt um die Ecke. Die Kommunikation mit Fahrern, Versicherungen und Werkstätten ist zeitraubend und umständlich. Mit Avrios haben Sie alle Daten und Bilder zum Schaden in einer digitalen Akte, fordern mit einem Klick Kostenvoranschläge an und kommunizieren direkt aus dem System, Schluss mit unzähligen Telefonaten, Mails und Outlook-Erinnerungen!
Darüber hinaus sorgen umfassende Schadenakten und -daten dafür, dass Sie Muster schnell erkennen und gegensteuern können. Treten viele Schäden beim Parken auf? Machen Sie den Parkassistenten in der Car Policy zur Pflichtausstattung und ermöglichen Sie Ihren Fahrern ein Fahrertraining  – die Anzahl Schäden wird signifikant nach unten gehen und damit Ihre Schadenquote und mittelfristig die Versicherungsprämien.

Bußgeldmanagement
Das ist ein leidiges Thema, um das man leider nicht herumkommt. Egal ob falsch geparkt oder zu schnell gefahren, die Strafzettel landen bei Ihnen auf dem Tisch und müssen an die entsprechenden Fahrer weitergeleitet werden, die Bezahlung sichergestellt und je nach Vergehen die Behörden informiert werden. Neben dem Stapel Papier auf dem Schreibtisch lohnt sich auch hier die Digitalisierung zur besseren Nachvervolgung und Übersicht.

Aufgaben und Termine
Diese fallen mit zunehmender Anzahl Fahrer und Fahrzeuge an – neben der Führerscheinkontrolle und der Fahrerunterweisung nach UVV (siehe auch unter “Compliance”) fallen für jedes Fahrzeug laufen gewisse regelmäßige Termine an: TÜV, Kundendienst, Reifenwechsel, um nur einige zu nennen. Automatische Erinnerungen und wiederkehrende Termine helfen hier, den Überblick zu behalten – egal wie viele Fahrzeuge in Ihrem Fuhrpark sind.

Kilometerstand-Überwachung
Das Überwachen der Laufleistungen je Fahrzeug ist v.a. bei Leasing-Fahrzeugen besonders wichtig, um immer im Blick zu haben, welche Fahrzeuge erwartete Mehr- oder auch Minderkilometer bis Vertragsende gelaufen sind. Jeder kennt es – wochenlanges Hinterhertelefonieren, um einen aktuellen Kilometerstand für das Fahrzeug vom Fahrer zu bekommen. Mit einer Anbindung der Tankkarte an die Datenbank werden beim Tanken automatisch die eingegebenen Kilometer mit übermittelt und somit sind die Daten aktuell und direkt beim Fahrzeug hinterlegt.

Tankkarten und weitere Dienstleistungen
Das Auslagern von Leistungen und Produkten wie im Fall von Tankkarten oder auch des Reifenmanagements bieten oft nicht nur administrative, sondern auch preisliche Vorteile. Neben planbaren Kosten und Rabatten nehmen externe Dienstleister gewisse Aufgaben. Bei Tankkartenanbietern kommen direkt die Abrechnungen und es sind nicht einzelne Tankbelege, die dem Fahrer zurückerstatten werden müssen. Mehr zum Thema Tankkarten finden Sie hier. Beim Reifenmanagement übernimmt ein Anbieter die Lagerung, den Reifenwechsel und die Beschaffung neuer Reifen – mehr dazu hier.

Kostenzuweisung und -kontrolle

Mit jedem Fahrzeug trudeln eine ganze Reihe Rechnungen beim Fuhrparkleiter ein – von der Beschaffung und dem initialen Investment bis zu den laufenden Rechnungen für Sprit, Reparaturen, Versicherung oder Reifen. Jede dieser Rechnungen muss erfasst, abgetippt, kontrolliert, bezahlt und dem entsprechenden Fahrzeug zugewiesen werden. Das nimmt sehr viel Zeit und Nerven in Anspruch. Mit einer Software wie Avrios werden die eingehenden Rechnungen automatisch ausgelesen, kategorisiert und direkt dem Fahrzeug zugewiesen, somit ist die Gesamtkostenübersicht auf Fahrzeug- und Kostenebene immer aktuell, ganz ohne Abtippen! Ganz wichtig mit Hinblick auf mehr Transparenz im Fuhrpark ist es, die TCO (Total Cost of Ownership), also die Gesamtkosten, für jedes Fahrzeug zu kennen und zu optimieren. Erst wenn man die Kosten pro Kilometer je Fahrzeug kennt, kann man z.B. ideale Finanzierungsformen, Fahrzeugmodelle oder Ausreißer erkennen und entsprechende Maßnahmen treffen.

Compliance

Mit Fokus auf den Fuhrpark sind die Themen zur Halterhaftung sehr wichtig. Als Halter haftet das Unternehmen bzw. der Fuhrparkleiter, wenn Führerscheine nicht kontrolliert werden, die Fahrerunterweisung nach UVV nicht richtig erfolgt und es in der Folge zu Unfällen o.ä. Kommt.

Führerscheinkontrolle
In Deutschland ist die Führerscheinkontrolle gesetzlich vorgeschrieben, sie sollte i.d.R. zweimal jährlich erfolgen, bei Sonderfällen wie Poolfahrzeugen oder Fahrern mit erhöhtem Risiko auch öfter. Dabei muss der Fuhrparkleiter bzw. das Unternehmen sicherstellen, dass die Fahrer im Besitz einer gültigen und dem Fahrzeug entsprechenden Fahrerlaubnis sind und diese Kontrolle ist entsprechend zu dokumentieren. 

Fahrerunterweisung nach UVV
Zur Verhütung von Unfällen ist zudem die Unterweisung der Fahrer notwendig, diese erfolgt normalerweise einmal jährlich. Inhalte der Schulung sind Themen wie Vorgehen bei einem Unfall, sachgemässe Ladung und Sicherung der Ladung, Einflüsse von Alkohol und Drogen am Steuer, u.v.m. Darüber ist ein Nachweis zu erbringen – beispielsweise in Form eines Tests. Ebenso ist diese Unterweisung zu dokumentieren.

Sowohl die Führerscheinkontrolle als auch die Fahrerunterweisung nach UVV werden häufig noch vor Ort und persönlich durchgeführt. Das ist sehr zeitaufwändig und gerade bei dezentraler Verwaltung der Flotte, verschiedenen Unternehmensstandorten oder dem Homeoffice ist dies sehr mühsam für den Fuhrparkverantwortlichen und auch für die Fahrer. Für beide Halterpflichten gibt es daher Online-Lösungen wie Avrios, die automatische Erinnerungen verschicken, die Daten sicher und geschützt speichern und die Kontrollen und Schulungen dokumentieren. Die Papier- oder Excel-Liste ist damit Geschichte.

Mehr zum Thema Halterhaftung finden Sie hier.

Flottenstrategie und Planung

Wenn Sie es geschafft haben, einige manuelle Aufgaben und zeitraubende Prozesse im täglichen Flottengeschäft zu automatisieren, bleibt mehr Zeit, sich um strategische Fragestellungen zu kümmern.

Ein wichtiges Thema ist die Unternehmensrichtlinie oder die Car Policy. Hier regeln Sie Fragen wie “Wer bekommt ein Firmenfahrzeug?” oder “Welche Modelle und Ausstattungsmerkmale sind zugelassen”.
VErfolgt Ihr Unternehmen eine grüne Strategie zur Reduktion von CO2-Emissionen? Wie können Sie also Fuhrparkmanager dazu beitragen? Wollen Sie E-Mobility in Ihre Flotte integrieren? Mehr dazu können Sie in unserem Blog-Beitrag zur E-Mobility nachlesen.

Gibt es darüber hinaus weitere Trends und Mobilitätslösungen, die Sie in den nächsten Jahren integrieren wollen, wie z.B. Zuschüsse für den öffentlichen Verkehr, Job-Bikes oder Carsharing Lösungen?

Fazit

Je mehr Transparenz und Kontrolle Sie über Ihren Fuhrpark und die Daten zu jedem Fahrzeug haben, desto fundiertere Entscheidungen können Sie treffen und desto gezielter sind Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Verwaltung der Fahrzeuge möglich. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Fuhrparkverantwortlichen sind sehr vielfältig und bereits bei kleineren Flotten von 20 Fahrzeugen kommt eine Menge Papier und viel Datenpunkte zusammen. Um dieser Datenflut unter Kontrolle zu bekommen, vertrauen über 1.000 Kunden inzwischen auf Avrios also Softwarelösung – adieu Excel und Papier-Ordner und hallo Digitalisierung im Fuhrpark!
Starten Sie noch heute mit der kostenlosen Avrios-Version und nutzen Sie alle grundlegenden Funktionen zur Verwaltung Ihrer Fahrzeuge – für mehr Kontrolle und Handlungsspielraum!

Testen Sie Avrios noch heute.

DEMO ANFORDERN
Jetzt mehr erfahren

Avrios-Fuhrparknewsletter abonnieren

Erhalten Sie Fuhrparktipps und Updates von Avrios direkt in Ihre Inbox.