Für Newsletter anmelden:

Führerscheinkontrolle

Den Administrationsaufwand in der Fuhrparkverwaltung mit Software um 47.6% senken

Eine gemeinsame Studie des Bundesverband Fuhrparkmanagement und Dataforce zeigt, dass die Fuhrparkverwaltung in vielen Unternehmen ineffizient organisiert ist. Als Folgen wird genannt, dass die Zeit für professionelles Fuhrparkmanagement fehlt, Geschäfts- und Fuhrparkleiter rechtliche Risiken auf sich nehmen und unnötig hohe Kosten entstehen.

Aus diesem Grund haben wir mit zehn der über 600 von uns betreuten Fuhrparks zusammen untersucht, wie viel Zeit in der Fuhrparkadministration durch effiziente Prozesse einsparen lässt. Das Ergebnis ist, dass die Zeit für administrative Tätigkeiten um 47,52 % reduziert werden kann. Folgend stellen wir Ihnen vor, wie dies erreichen können und mit welchen Maßnahmen Sie wie viel Zeit einsparen.

Hinweis: In vielen Fuhrparks ist zu empfehlen, die Effizienz der Verwaltung wie folgend dargestellt zu steigern, die frei werdende Zeit jedoch nicht einzusparen, sondern für eine weitere Professionalisierung der Fuhrparkverwaltung zu verwenden. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass durch Maßnahmen wie Rechnungskontrollen und Kostenanalysen bis zu 25% der Kosten eingespart werden können.

Wie kann Effizienz in der Verwaltung gesteigert werden?

Eine höhere Effizienz in der Fuhrparkverwaltung kann durch zwei Wege erreicht werden:

  • Digitalisierung von Prozessen: Ähnlich wie in den 80er Jahren "Microsoft Word" umfassende Effizienzsteigerungen fürs Schreiben von Briefen ermöglichte, sind diese Effekte heute durch Flottenmanagement-Software möglich. Beispielsweise können Rechnungen automatisch erfasst oder Führerscheine per Smarthphone kontrolliert werden. 
  • Strukturierung von Prozessen: Wie in allen Unternehmensbereichen müssen auch im Fuhrparkmanagement die Prozesse gelegentlich auf Ihre Effizienz überprüft werden. Bedenken Sie beispielsweise die Effizienzsteigerung, wenn Sie Anfragen für Poolfahrzeuge an einem zentralen Ort verwalten (z.B. einen dafür bestimmten E-Mail Account oder Software) oder ungeordnet an eine Person senden. Werden die E-Mails an eine Person gesendet, so unterbrechen Anfragen ihren Arbeitsfluss und sie benötigt im Schnitt 30% mehr Zeit für die gleiche Tätigkeit.

Wie kann man Prozesse strukturieren und digitalisieren? Die Digitalisierung erreicht man durch den Einsatz der richtigen Software. Auf entsprechende Möglichkeiten gehen wir später anhand des Beispiels von Avrios weiter ein. Strukturierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen erreicht man durch gute Planung und nicht selten auch durch externe Unternehmensberater. Bei Avrios glauben wir an einen anderen Weg, um Verwaltungsprozesse zu optimieren: Avrios ist so aufgebaut, dass der Nutzer mit der Einführung der Software automatisch den effizientesten Weg wählt, seine Arbeit zu erledigen. Beispielsweise werden Anfragen für Poolfahrzeuge gesammelt und können jeweils gebündelt abgearbeitet werden.

Folgend stellen wir Ihnen deshalb vor, wie Sie Ihren Aufwand durch Einsatz von Software sowie mit deren Verwendung einhergehender Prozesseoptimierung optimieren können. Bei den diskutierten Maßnahmen können 70% der Zeitersparnisse auf Automatisierung und 30% auf Prozessoptimierung zurückgeführt werden.

Welche Aufgaben benötigen wie viel Zeit im Fuhrparkmanagement?

Bevor wir spezifisch auf jene Aufgabenbereiche eingehen, die durch Automatisierungen und Optimierung vereinfacht werden können, verschaffen wir uns einen Überblick über die administrativen Aufgaben in der Fuhrparkverwaltung.

Tab. 1: Einsparungspotenzial durch Automatisierungen in den Administrations- und Verwaltungsaufgaben im Fuhrparkmanagement

Administrationsaufgaben Uebersicht.pngQuelle für prozentualen Zeitaufwand einzelner Aufgaben: Bundesverband Fuhrparkmanagement

(Klicken Sie auf die Tabelle, um diese zu vergrößern.)

Tabelle 1 zeigt den anteilsmäßigen Zeitaufwand der Administrations- und Verwaltungsaufgaben in Prozent zur gesamthaft für die Fuhrparkverwaltung eingesetzten Administrationszeit. Weiter ist ersichtlich, um wie viel Prozent sich der zeitliche Aufwand dieser Aufgaben mittels Automatisierungen senken lässt und wie viel diese Reduktion anteilmäßig am gesamten Administrationsaufwand entspricht.

Wie Sie in der obenstehenden Tabelle erkennen können, macht die Schadensabwicklung mit 28,4 % der gesamten Administrationszeit den umfassendsten Aufgabenbereich aus, gefolgt von der Neubeschaffung von Fahrzeugen mit 20,5% und Kontrollaufgaben mit 10,5 %. In jedem dieser drei Aufgabenbereiche können Sie mit Hilfe von Automatisierungen Zeit einsparen: Schadensabwicklung -20%, Neubeschaffung -47,9%, Kontrollaufgaben -95%. Weitere Aufgabenbereiche mit Automatisierungspotenzial sind die Koordination von Poolfahrzeugen, Werkstatttermine sowie die allgemeine Verwaltung.

Nachfolgend erläutern wir Ihnen, wie Sie das Sparpotenzial der in Tabelle 1 dargestellten Aufgabenbereiche realisieren können. Die nachfolgenden Zahlen basieren auf einer Studie, welche wir mit 10 unserer Kunden durchgeführt haben.

Zeitersparnis durch automatisierte Schadensanalyse und -abwicklung

Wie in Tabelle 1 ersichtlich ist, macht das Schadensmanagement fast 30 % der Administrations- und Verwaltungszeit aus. Darunter fallen Aufgaben wie die Erfassung und Abwicklung von Schäden sowie die jährliche Analyse der angefallenen Schäden. In unserer Erhebung konnten Kunden Administrations- und Verwaltungszeit für diese Aufgaben um 20 % reduzieren, was einer Reduktion der gesamten Administrations- und Verwaltungszeit von 5,68 % entspricht.

Wesentliche Ersparnisse fielen in unserer Studie durch Automatisierung von Analysen sowie Optimierung der Verwaltungsprozesse durch den Einsatz von Software an. Durch Software konnten sie beispielsweise alle Informationen rund um den Schaden – Schadenstyp, Schadensursache, Fahrzeug, Fahrer, Uhrzeit und Datum, Beschreibung des Unfallhergangs, beschädigte Teile, etc. – mittels weniger Klicks erfassen. Alle dazugehörigen Dokumente von Drittparteien werden direkt in der Schadenakte abgelegt. Somit sind alle Dokumente und Informationen nach einem Klick parat. Weiter ist ersichtlich, ob eine Versicherungsrückzahlung bereits geschehen ist oder nicht.

Abb. 1: Alle Informationen auf einen Blick in der Schadensakte von Avrios

Uebersichtliche Schadensakte von Avrios mit allen Informationen zu einem Schaden

Um eine exakte Schadensanalyse manuell durchzuführen, muss der Fuhrparkverantwortliche viel Zeit investieren. Doch selbst bei einem hohen Zeitaufwand ist es schwierig, alle in die Analyse einfließenden Daten entsprechend zu evaluieren. Im Vergleich zu Excel und physischen Ordnern und Emails konnten unsere Studienteilnehmer Ihren Verwaltungsaufwand für Schäden um 45 Minuten pro Fahrzeug einsparen.

Abb. 2: Automatisierte Schadensanalyse von Avrios nach Selbst- und Fremdverschuldung

Automatisierte Schadensnalyse in einer Fuhrparkmanagement-Software

Zeitersparnis durch automatisierte Aufbereitung von Offerten

In der Neubeschaffung von Fahrzeugen ist das Vergleichen verschiedener Offerten eine zeitraubende Herausforderung. Erstens sind diese Offerten meist unterschiedlich aufgebaut und mehrere Seiten lang. Zweitens verstecken Anbieter die effektiven Kosten oft in intransparenten Vertragskomponenten (z. B. der Preis für Mehrkilometer oder Dienstleistungen). Für einen umfassenden Vergleich müssen jedoch alle Vertragskomponenten einander gegenübergestellt werden, was ein langwieriger und schwieriger Prozess ist.

Mit Avrios können Fuhrparkverantwortliche Offerten bei Ihren Händler aus der Software heraus beantragen. Eintreffende Offerten werden automatisch digitalisiert und übersichtlich für den gegenseitigen Vergleich. Damit befinden sich alle Offerten und anderen Dokumente aus der Beschaffung übersichtlich gebündelt in der jeweiligen Fahrzeugakte. Aufgrund der Automatisierung reduzierte sich bei den Studienteilnehmern der Arbeitsaufwand pro Neubeschaffung um mindestens 90 Minuten

Hinweis: In den meisten Fuhrparks werden jährlich ⅓ aller Fahrzeuge ersetzt.

Zeitersparnis durch automatisierte Kontrolle und Erfassung von Rechnungen

Die Erfassung von Rechnungen gehört zu den allgemeinen Verwaltungsaufgaben eines Fuhrparkmanagers, deren Kontrolle zu den Kontrollaufgaben (vgl. Tabelle 1). Pro Fahrzeug fallen jährlich im Durchschnitt 15 Rechnungen an. Die manuelle Erfassung und Kontrolle einer Rechnung kostet den Fuhrparkverantwortlichen ca. 10 Minuten an Arbeitszeit. Pro Fahrzeug entspricht dies somit einem jährlichen Zeitaufwand von 2 Stunden 30 Minuten.

In einer Software erfolgt diese Rechnungserfassung und -kontrolle automatisiert. Die jeweiligen Kostenpositionen einer Rechnung werden dem entsprechenden Fahrzeug und der entsprechenden Kostenart sowie Kostenstelle zugeordnet. Über die automatisierte Erfassung von Tankrechnungen berechnet die Software zudem stets den aktuellen Kilometerstand des jeweiligen Fahrzeugs. Dadurch kann der Fuhrparkverantwortliche einen Arbeitsaufwand von jährlich 2 Stunden 30 Minuten pro Fahrzeug einsparen.

Abb. 3: Automatische Aufteilung einzelner Rechnungspositionen und Fahrzeugzuweisung in der automatischen Rechnungserfassung und -kontrolle

Kostenpositionen einer Rechnung werden automatisch erkannt und der richtigen Kostenart sowie dem richtigen Fahrzeug zugewiesen.

Zeitersparnis durch automatisierte Erstellung von Kostenreports

Kostenreports zu erstellen ist eine weitere zeitintensive Kontrollaufgabe im Fuhrparkmanagement – zumindest, wenn diese Kostenreports manuell erstellt werden müssen. In einer Software werden Kostenreports automatisch generiert. Somit entfällt ein jährlicher Arbeitsaufwand von 2 Stunden 48 Minuten pro Fahrzeug.

Hinweis: Kostenreports sollten zwei Mal monatlich (24 Reports jährlich) erstellt werden. Bei manueller Erstellung dieser Kostenreports kostet dies den Fuhrparkverantwortlichen pro Report je 8 Minuten pro Fahrzeug. Dies entspricht einem jährlichen Arbeitsaufwand von 2 Stunden 48 Minuten pro Fahrzeug.

Zeitersparnis durch elektronische Führerscheinkontrolle

Die Führerscheinkontrolle gehört ebenfalls zu den Kontrollaufgaben eines Fuhrparkmanagers. Die gesetzlich vorgeschriebene Führerscheinkontrolle ist mit jährlich zwei Kontrollen pro Fahrer sehr zeitintensiv.

Mit einer elektronischen Durchführung der Führerscheinkontrolle konnten bei unseren Erhebungen pro Fahrer und Kontrolle rund 30 Minuten gespart werden – jährlich eine Stunde pro Fahrer. Eingesparte Aufgaben sind bspw. Kontrolltermine mit Fahrern koordinieren (10 Min.), Kontrolle mit Unterschriften und Kopien dokumentieren (5-10 Min.), Diskussionen mit Fahrern, Unterlagen abheften etc. Ein weiterer Pluspunkt der elektronischen Führerscheinkontrolle ist die rechtliche Absicherung durch die gesetzeskonforme Dokumentation gemäß Halterhaftung.

Zeitersparnis durch automatisierte Terminkoordination

Terminkoordination ist einerseits bei Werkstattterminen notwendig, andererseits auch bei Terminen des Aufgabenbereichs “allgemeine Verwaltung” – wie bspw. Sichtkontrollen oder Führerscheinkontrollen. Die manuelle Terminkoordination mit Fahrern und allenfalls Externen erfordern pro Termin ca. 10 Minuten an Zeitaufwand. Jährlich fallen durchschnittlich 6 Termine pro Fahrzeug an.

In einer Software erfolgt die Terminkoordination sowie Terminerinnerung automatisiert. Dadurch entfällt ein jährlicher Zeitaufwand von 1 Stunde pro Fahrzeug.

Zeitersparnis in der Verwaltung und Koordination von Poolfahrzeugen

Ein professionelles Tool zur Poolfahrzeugverwaltung und zum Management von Corporate Carsharing reduziert den Administrations- und Koordinationsaufwand dieses Aufgabenbereichs stark. Fahrer können Reservationsanfragen und Änderungswünsche für die Buchung von Poolfahrzeugen selbstständig online erfassen. Der Fuhrparkverantwortliche muss anschließend diese Reservationsanfragen nur noch genehmigen und dem Fahrer ein Fahrzeug zuweisen. Auf Basis von künstlicher Intelligenz schlägt das System dem Fuhrparkverantwortlichen automatisch die effizienteste Lösung für die Fahrzeugeinteilung vor. Hat der Fuhrparkverantwortliche eine Anfrage genehmigt und dem Fahrer ein Fahrzeug zugeteilt oder im Nachhinein eine Änderung vorgenommen, wird der Fahrer automatisch vom System darüber informiert.

Insgesamt ermöglicht dies dem Fuhrparkverantwortlichen, seinen Zeitaufwand für die Verwaltung und Koordination von Poolfahrzeugen um 90 % zu reduzieren. Dies entspricht einer Reduktion des gesamthaften Administrations- und Verwaltungsaufwands von 8,46 %.

Hinweis: Möchten Sie mehr zur Poolverwaltungs- und Corporate-Carsharing-Lösung von Avrios erfahren? Klicken Sie auf den untenstehenden Link, um zur Produktseite zu gelangen:

Jetzt mehr erfahren->


Diese Beiträge könnten Sie auch interessieren:

→ Vorteile einer Software im Fuhrparkmanagement

Wie Sie die 5 Probleme in der Verwaltung von Poolfahrzeugen & Carsharing lösen

Excel in der Fuhrparkverwaltung: Die Nachteile gegenüber Software

 Führerscheinkontrolle bei Poolfahrzeugen

 Führerscheinkontrolle bei Familienangehörigen von Firmenwagen-Fahrern

Ähnliche Beiträge: